信息化技术在行政档案管理中的作用价值

王斌斌

【摘 要】網络技术的更新与发展使得计算机的普及率明显提高，为人们提供了诸多工作与生活的方便条件。以行政档案管理环节为例，在融入信息技术后获得了明显的效率提升效果，增加的诸多功能促使行政档案管理工作质量持续提升。本文就现阶段行政档案管理工作中存在的问题进行了深入分析，并阐述了信息化技术应用于行政档案管理的作用价值。

【关键词】信息化技术;行政档案管理;问题;作用价值

引言：

传统档案管理工作在信息时代下已然无法适应日新月异的档案使用环境，对于行政档案管理工作来说，应提高信息化技术的融入积极性，为提高工作效率与整体工作质量提供基础条件。从实际的信息技术融入效果来看，由于增加了诸多基于互联网的信息查阅、内容定位等功能，提供行政档案查阅与整理方便条件的同时，也实现了完善行政档案管理未来工作框架、明确发展方向的目标。

1 行政档案管理工作现阶段存在的主要问题

1.1无法获得足够的工作重视

由于行政档案管理工作的特殊性，使得高层领导对于此工作的推进效果了解不够，致使其无法获得足够的重视。过往档案管理工作中，经常会出现高层领导不理解工作内容与实效价值的情况，无法体现其在日常工作效率提升方面的推进效果[1]。此外，行政档案管理工作的主要内容与相关要求在领导下发后，有意询问次数同样过少，不利于此类工作的可持续性发展，并对工作的上下衔接情况造成了一定的不良影响。如此一来，导致行政档案管理工作人员缺少必要的工作积极性，使得档案的整体管理水平长期处于提升停滞状态。

1.2所应用的行政档案管理设施过于落后

信息化时代背景下，部分单位却依然没有固定存放档案信息的场所，甚至有个别单位将档案直接存放于个人工位上，影响日常工作状态的同时，也给集中管理环节带来了主动不便[2]。在非专业化的行政档案管理模式下，损坏、丢失等现象的事件发生频率较高，不利于行政档案管理价值与效益的充分发挥。再加上专业档案管理人才的缺失，无法满足信息时代对行政档案管理要求的情况下，档案管理工作程序过于混乱，从而影响到了行政档案管理工作的顺利推进。

1.3行政档案管理制度缺失

从部分单位的实际行政档案管理情况来看，管理过程以形式主义居多，致使行政档案管理实际价值反馈不顺畅。而导致出现此种现象的关键原因，就是相关制度规范的长期缺失，继而导致管理策略落实不到位，无法达到预期的科学管理目标。此外，发展方向不明确的背景下，部分陈旧档案的整理工作长期无人问津，补充与更新无法保证及时性使得行政档案的实际使用效率大大降低[3]。再加上档案管理人员身兼多职，制度约束力度不足致使日常管理环节频频出现疏漏，极大地影响了档案管理工作的整体水平。

1.4服务理念仍处于待提升状态

对于信息化时代背景下的行政档案管理工作来说，匹配与时代发展相关联的客观需求极为重要。需要行政档案管理部门加速信息化建设，以加大档案管理力度。但从实际情况来看，长期沿用传统档案管理思路，使得档案管理服务对象的扩展进度停滞不前，影响力逐渐减弱，技术革新及时性无法保证，继而影响了现代化信息技术与行政档案管理工作的融入效果，对档案管理工作的综合服务水平提升极为不利。

2 信息化技术应用于行政档案管理的作用价值

2.1档案管理工作质量提升

信息化技术与行政档案管理工作之间的有效融合，大大提升了日常工作效率，各个管理环节的衔接更为顺畅，简洁快速的管理程序让人一目了然，无须询问即可快速完成档案查阅与内容定位等任务。建议在后续的行政档案管理工作中加速电子档案的布置进程，档案的数字化转化不仅节约了大量的档案存放空间，在将其转化并存入云盘后，保证内容清晰性的同时也大大提升了档案使用的安全性，凸显了行政档案管理的工作价值，带来了显著的质量效益。

2.2节约人力资源

以往行政档案管理的主要对象为纸质档案，对人工搜集效率与整理效果有着较高要求，继而为后续的查阅提供方便条件。但从实际情况来看，此环节在浪费大量人力物力的情况下，最终的工作效果往往无法满足预期的档案使用要求[4]。而在将信息技术融入行政档案管理工作后，其全部的管理工作均可在电脑端或移动端进行，并在使用移动存储介质后达到了备份目的，不仅备份较为简单且存储效率相较以往有了明显提升。如此一来，在节约大量人力资源的同时，有效降低了行政档案管理工作的整体成本，并在一定程度上消除了档案丢失隐患。

2.3将时间与空间优势予以充分发挥

信息化技术的应用优势在行政档案管理工作中展露无遗，脱离空间与时间因素的双重限制后，为档案管理工作提供了诸多便利条件。以档案查询为例，由于介入了互联网使得无论在何时何地，均能够根据自身需求随时进行内容查询，大大提高了企业工作效率。

2.4复制共享工作展开更为顺畅

传统纸质档案若有复印需求，在文字内容复杂与时间跨度过大等诸多因素影响下，使得复制资料的工程量极为巨大。而若能够将信息技术融入其中，将打破纸质档案限制，只需要在获取到岗位权限后即可调取需求资料，保证档案完整性的同时提高了资料的复制效率[5]。但需要注意的是，电子档案的出现使得其产生了计算机病毒侵入其中的风险，若无法保证过程管控有效性将影响到档案的整体安全。为解决这一问题，需要设置不同的档案管理权限，并设置专职的档案安全防护岗位，继而充分发挥信息化技术在行政档案管理中的应用优势。

结束语：

综上所述，信息化技术在与行政档案管理工作相融合后，不仅达到了快速定位档案信息的目的，也为管理措施创新提供了新的思路。行政档案管理信息化建设逐步完善后，将为促进档案管理水平持续性提升奠定坚实基础。

参考文献：

[1]张鑫. 信息化技术在行政档案管理中的作用价值[J]. 办公室业务，2019（19）：2.

[2]张娜. 网络信息技术在行政档案管理中的应用价值研究[J]. 中国高新区，2019，000（015）：217.

[3]杨统军. 对卫生院档案管理中现代化信息技术的运用分析[J]. 信息周刊，2020（9）：1.

[4]丛英帅. 探究医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J]. 饮食保健，2019，006（040）：267.

[5]蒋明子，潘博. 浅谈信息化技术在高校档案管理行政中的应用[J]. 产业与科技论坛，2019，018（011）：264-265.