网络环境下大学生档案创新管理策略

刘阳

【摘  要】大学生档案记录了学生在校的学习生活经历、奖惩情况等信息，是高等教育人才培养计划中不可缺失的内容。面向“互联网+”时代，对大学生档案管理工作进行改革创新，能增强大学生档案的保存、利用和开发，加强大学生档案与社会信息的交流与融合，是高校改革的必由之路。面向“互联网+”时代，大学生档案管理工作缺乏有制约性的体制，工作人员缺乏专业知识，缺少信息安全意识。为了促进大学生档案管理工作的顺利开展，要求建立安全的档案管理系统，提升工作人员的专业技能与信息技术素养，提高档案管理信息安全意识，增强学生档案管理标准。

【关键词】“互联网+”时代;大学生;档案管理工作;改革创新

随着“互联网+”时代的到来，作为档案工作的关键部分，高校学生档案管理的创新能使档案工作更加有效地发挥作用。2015年，第十二届全国人民代表大会第三次会议上，李克强总理正式提出了“互联网+”计划。紧随网络化时代的要求，“互联网+”为高校档案管理创新带来了更加有力的支持，可以有效解决一些困难，并且大数据管理也为高校学生档案管理创新创造了一些新的发展前景。“互联网+”背景下，高校学生档案管理呈现出一定的互联网素养问题，加速了创新管理与网络化进程，也使得高校学生档案管理创新出现了一些困难。

一、面向“互联网+”时代大学生档案管理工作的特点和现状

（一）缺乏有制约性的体制

根据国家统计局统计，2003年我国拥有212万高校毕业生，与2002年相比，增长了46.2%。而到了2004年，增幅达到了32.1%，毕业生为280万人，毕业生总量为扩招前的2.9倍，比2003年增加了68万人，由于大学生越来越多，从而给大学生档案管理带来了新的挑战，因为高校毕业生人数增多的同时，档案管理工作人力却没有增加，导致档案材料不齐全，学生档案管理不规范等现象的出现。其次，大学生档案管理创新的目的是为了实现档案信息的电子化，实现档案资源的互联与共享。但是随着“互联网+”时代的到来，大学生档案管理仍然由学校监督管理，为了减少档案管理成本，大学生档案管理受高校领导个人决策影响很大，档案业务监管效果甚微，甚至档案管理工作岗位有一些大学生兼职人员。另外，现行档案管理缺乏一个主导机构来统一档案的收集、归档、保管和开发利用规则设置，大学生档案管理部门归口不一，即使有一些规定，也只是形式摆设，缺乏执行力度，导致高校学生档案主导力缺失。并且一般情况下，高校都采用纸质、电子两种档案管理介质，高校学生档案管理介质不一，导致学生档案没办法进行统一的辨别，两种档案在信息录入时缺项或者重复，降低了管理的强制力。

（二）工作人员缺乏专业知识

面向“互联网+”时代的大学生档案管理的先进系统不仅能保证电子信息档案的安全，还能快速地进行档案管理，阻挡不法分子的恶意入侵。但目前，在我国的档案界，文件和档案术语的翻译至今没有统一答案，这表明我国对电子文件和电子档案的概念尚未明确，电子档案管理理论概念不清，更别说实质内涵了。名词概念模糊和使用不规范严重地影响了我国大学生档案管理工作和理论探究的有序进行，尤其是在实践工作中，电子文件与电子档案的区别没有精确的统一概念，档案人的工作具有很大的随意性，通常根据实际要自行命名和区分。随意使用与模糊处理给档案管理埋下了隐患，甚至准确找到一份档案要花费大量时间，把电子档案管理推向了复杂含混的数据深渊。其次，面对高校学生就业、创业方式多元化，学生档案管理投递方式落后，高校学生档案管理者很难应付档案投递单位复杂化的局面，现有学生档案查询、转递等工作没有统一的技术要求。

（三）工作人員缺少信息安全意识

“互联网+”时代，电子档案的管理工作不仅要求工作人员具有谨慎的工作态度，同时还要求工作人员具备高度的责任心，拥有专业的工作技能，只有这样，才能让电子病毒和不法分子无机可乘。而事实上，在电子档案管理专用电脑上，很多大学生档案管理工作人员随意安装娱乐或者购物软件，轻则影响用户使用，造成档案管理系统缓慢甚至冲突;重则造成不可估量的损失，大学生信息被不法分子利用，导致含有病毒和木马的程序入侵电脑。其次，部分工作人员对新型的存储设备不够了解，在下班前移交或录入电子档案资料时，使用诸如U盘等不安全载体，并且使用频率越来越高，图其简单方便。U盘可以随意读写，是移动存储设备，最容易传播病毒，传热病毒的几率很高。

二、面向“互联网+”时代大学生档案管理工作改革创新措施

（一）建立安全的档案管理系统，确保大学生档案的安全性

“互联网+”时代，大学生档案管理工作人员要具有一定的档案管理专业知识，积极引用先进的档案管理系统，并和先进的档案管理部门接轨，对自身的缺点和不足进行完善。同时，为了为理论研究和档案管理系统的发展奠定扎实基础，大学生档案管理工作人员要不断更新学习，从理论研究视角出发，充分理解档案及相关概念和含义。一方面，为了更好地与社会进行交流与合作，要准确地翻译档案管理理论。为了确保通过网络便捷的会话层得到一定控制，在电子档案管理系统和外部网络的链接处，根据应用协议、访问用户、被访问者资源等，安装防火墙设备，进行方位控制规则设置。

（二）提升工作人员的专业技能与信息技术素养，明确管理创新的向度

“互联网+”环境中，高校学生档案管理创新关键取决于专业技能和信息技术素养强的人才，他们的水平与发展决定了档案管理创新的发展。因此，为了提升档案管理工作人员的专业技能与信息技术素养，需要提升档案工作人员的专业技能，重视管理团队的建设，增强其档案管理的专业知识，加大信息技术与办公软件的培训，从而增强档案信息的数据挖掘与利用，使档案管理工作人员成为复合型人才。

（三）提高档案管理信息安全意识，增强学生档案管理标准

要重视档案工作人员的思想教育和职业道德的监督。首先，要提高档案信息管理人员处理应急事件的能力，工作人员要学会利用识别防火墙的工作原理，减少信息泄露带来的损失，及时发现网络中违反使命策略的行为，降低信息安全隐患，及时发现黑客攻击的迹象，并有效拦截网络入侵病毒。其次，对上岗工作人员要进行严格的信息安全教育，讲解传播U盘的危险性和可能带来的风险，不能使用U盘存放和移交资料，不在电子档案管理系统专用电脑上随便安装软件;对来历不明的文件，不要安装，不轻易尝试打开，不安装任何与档案管理工作无关的软件，如果非要打开不清楚的文件，要求档案管理人员提高警惕性，慎重打开。