餐饮业采购成本控制方式解析

丁祖莉

（广东省深圳市绿鑫源农品有限公司，广东 深圳 518000）

采购是从资源市场获取资源的过程，它既是一个商流过程，亦是一个物流过程，同时还是一种经济活动。在采购中掌控成本，可以有效分担采购风险、降低采购成本、减少企业投资、从而有效降低固定资产在资本结构中的比例，有利于企业进行优化其资本结构。在进行采购时，应遵循“商业、全面职能、成本底线”三个基本原则进行，在我国的经济发展中，餐饮行业作为龙头产业，其数量每年都在呈井喷式增长。而面对日常的生产损耗，员工工资、水电费、房租等资金支出均为餐饮行业的压力，因此，如何在日常采购中降低成本就成为了企业发展的重中之重。

一、餐饮行业采购现状及其问题

由于大中型餐饮企业的管理研究推陈出新，使得成本控制体系也日趋成熟。但对小微型餐饮企业的成本控制研究却不足。而小微型餐饮企业经营者本身成本控制意识缺乏，成本管理观念陈旧，手段老化，其直接应用的成本控制机制很少，成本失控是当前很多小微型餐饮企业管理失败的主要原因之一。在进行日常采购时，管理者因为事物繁忙，所以对采购项目无暇顾及。而缺乏管理亦成为了采购中的一个重点问题，在进行日常采购时，由于供应商通常与采购人员进行单项联络，这也导致了管理者无法准确的定位采购物品价格，造成采购物品单价飙升等情况，而这些问题无疑对餐饮企业的综合发展是极为不利的。

（一）餐饮企业缺乏成熟的成本管理机制

餐饮业的餐饮成本可根据经营业务过程划分为生产、销售、服务三个阶段的成本。其成本构成如下：因为这三阶段的成本难以在售价里集中体现，除去原材料成本和燃料成本之后，其他费用如店面租金、税金、水电费、职工工资、经营管理费用等很难在售价里表达清楚，所以餐饮业传统上产品成本只是计算了原材料成本和燃料费用，而经营管理费用常用百分比表示。而餐饮企业在经营发展中，由于其业务繁忙，并未制定一套完善的成本管理机制。例如对原材料的采购以及进货渠道未严格把控，缺乏相关人员监管，这些均导致了采购成本的增加，无形中额外消耗了企业的资金，降低了其正确使用率。

（二）餐饮企业缺乏对员工的科学管理

当前,连锁餐饮企业对标准成本体系的构建以及实施都较为复杂，这不仅要求财务会计部门的深度参与，而且也离不开信息部门、采购部门之间的紧密配合。只有如此，连锁餐饮企业成本控制工作才能够贯穿于整个产业链，也才能够对连锁餐饮企业成本控制成效做出全面反映。与此同时，连锁餐饮企业在构建标准成本体系的基础上，也可以为企业成本控制考评工作提供重要依据，这对于提升连锁餐饮企业成本控制工作有效性发挥着重要作用。在餐饮行业的日常经营中，未能建立奖惩部门，或奖惩部门敷衍了事，造成员工对其工作态度不认真，在采购核算过程中频繁出错，无形中加重了采购成本。且采购员工在工作中并未站在企业角度上考虑问题，而很多餐饮企业也并未制定相关的激励制度，这就导致了很多员工丧失了工作积极性，忽视企业本身的文化建设，给企业未来的综合发展造成不利的影响。

（三）餐饮企业采购中缺乏成本控制意识

从基本的概念内涵角度展开阐释分析，采购成本是企业在开展生产物资和日常业务应用性物资采购工作过程中支出的经济费用。从具体的组成内容角度展开分析，企业采购成本既包含企业采购工作人员在购买各类物资要素过程中形成的价款资金支出项目、相关性税费资金支出项目、运输费用支出项目、装卸费用支出项目，保险费用支出项目，以及与物资采购业务活动流程直接相关的费用支出项目等，还包含企业在购买特定类型劳务服务项目(如快递服务等)过程所支出的成本。在进行日常采购时，由于采购数目众多，无法及时进行检查，这也导致了个别采购员工在采购中虚报采购单价，使用发票进行虚假采购，从中获取非法利润，成为餐饮企业发展的“蛀牙”，不仅会影响到企业进行自我管控，同时还会对周围同事造成极为恶劣的影响。

二、如何在进行餐饮采购时有效控制成本

（一）进行采购人员管理

只有健全采购方面的相关制度,才会使有关成本方面的采购合同保持合理,使供应商选择等方面有据可依。在此方面主要包括两方面,企业有专门针对货物质量进行验收评价的部门，企业可以使该部门才遇到采购成本控制中来,首先使其对供应商进行选择,物美价廉的供应商作为首选,在货物价格商定方面,财务部门必须全权参与其中,在经过上司领导同意后,相关人员才可将价格方面的相关事项记录到合同中。企业还要建立审核部门,每一笔采购资金流出之前,都要经历层层审核,审核人员要责权分离,以保证审核的公正客观性,审核完毕,还要签字认证。在采购在进行企业采购时，餐饮企业需根据具体情况不同，采取相对应的措施，例如应配合采购部门额外增加“采购助理”的职位，其职责本身便是负责监督与协助采购部门，并及时将采购中的信息、价格、供货商详细信息等以Excel 表格的形式进行精简，并报备管理者，方便其随时进行查看。掌握企业信息。同时，由于采购具有一定的不确定性，采购人员需根据不同季节制定一份详细且精准的采购计划，且在采购中货比三家，积极进行洽谈，争取以最实惠的价格购入最好、最新鲜的食材，为后续的经营做好铺垫作用。

（二）使用采购软件管控

餐饮企业在进行成本管控时，除增加相对应职位进行采购人员的管理时，借助高科技采购软件的帮助，可以快速实现降低成本的需求，在现如今软件市场中，“甄云科技”、“元年”、“易订货”、“1688 企业采购”等软件均有着不错的表现。其针对采购价格、采购项目、供货商等关键信息，包含了“采购计划”、“请购池”、“采购策略”三大采购协议，经过“询价采购”、“招标采购”、“竞价采购”等方式进行综合采购，同时经过成本分析，分析并找出最合理的一条采购方案，减少采购人员重复的、不必要的工作量，使其可以集中精力进行采购核算的项目中去，同时在采购人员下单时，餐饮企业管理者会通过软件内部的实时监控功能的随时随地进行查看，使采购过程透明化，有效的减少了采购中出现的价格虚高、采购清算项目模糊等问题。

（三）进行采购实地检查

原材料在验收中所存在的问题,对于中小餐饮行业来说,并没有专门的验收人员,一般都是配菜人员来兼任验收工作，这就存在了配菜人员正在工作的情况下同时需要验收入库,这种情况下,验收人员很难准确的验收购买回来的原材料是否符合质量要求。因此，在进行采购结束后，应安排专门人员并进行检查（例如之前所提到的采购助理），检查采购食材的新鲜度，以及采购其他物品的质量问题，做好源头把控，以防止出现以次充好的情况发生。同时，对采购食材进行登记清算，既可以保证企业对其所拥有食材的掌控度，又可以使公司内部员工各司其职，做好分内的本职工作，为餐饮企业的发展贡献了自己的一份力量。

结束语

综上所述，在进行采购工作时，掌控采购成本应从“采购人员管理、采购软件管控、采购实地检查”这三项为主，同时以“建立完善的成本管理机制、完善对员工的科学管理、增加其采购成本的意识”这三项为辅，综合减少餐饮企业的支出与不必要的工作量，使其可以将更多精力投入到餐饮的工作中，增加其品牌规模，员工的薪资也可得到进一步提升，从而自主激发对企业的热爱程度，对餐饮企业的综合发展起到了不可估量的积极作用。