办公室人力资源管理措施分析

2020-12-08陈丹丹

魅力中国 2020年24期

陈丹丹

（湖南路桥建设集团有限责任公司，湖南长沙 410000）

一、加强办公室人力资源管理的重要意义

在现代的行政及企事业单位中，办公室作为一个单位的日常办事机构，其重要性不言而喻，“具有辅导领导科学决策、实现政令上下贯通、对内联系干部职工、对外联络重要工作事项等职能，在单位各项日常工作中占据着重要地位。”办公室的综合性和整体性都较强，起到了上下沟通和左右联系的枢纽功能。只有充分发挥办公室的职能和人力资源的职能，才能更快的提高办公室工作水平和效率。人力作为企业发展的直接生产力，办公室人力资源管理的工作性质相对特殊，能够实现办公室职能的充分发挥，由于办公室工作的综合性和复杂性不断增加，单位整体的效能提升，这些都对办公室的工作效能提出了更高更严格的要求。如何加强办公室人力资源管理，更好地调动工作人员的工作积极性和主动性，更好地发挥办公室职能，是企业必须高度重视的问题。

二、办公室人力资源管理的现状及存在的问题

（一）人员配备结构不合理

为了实现企业效益的最大化和更为直接的经济效益，大部分单位对于直接产生经济效益的部门的投入较大，忽视综合部门和后勤保障部门，人力、物力等资源分配也会出现不平均的情况，更多倾向于业务部门和技术部门。在招聘时，素质和技能较高的员工被分发到核心业务部门，这就造成了办公室工作岗位的人员业务素质和能力较低，人员配备不能满足办公室繁杂的工作要求，造成办公室工作人员对岗位工作的满足感不强烈，自信心不足，从而直接导致办公室整体运行效率低下，影响单位核心部门的高效运行。此外，人员专业结构不合理的现象也较为严重，文秘专业、行政管理专业的人员较少，对于行政事务的处理和文件处理工作不熟悉，导致办公室基础薄弱，工作积极性不高，责任感不够。

（二）岗位设置不科学

科学合理的岗位设置和职务设定能够促进部门顺利有效的运转，而混乱无序的岗位分布，会导致无法实现发展稳定的整体目标，影响单位内部管理，阻碍企业的发展。由于办公室承担的职能较多，且任务繁杂，合理设置岗位能够实现事半功倍的效果。然而，在实际工作中，办公室岗位的设置和人员的分工没有进行科学化的分析和量化计算，每人单独负责一块或者多块事物，导致办公室工作量分布不够均衡，部分人工作量大，部分人工作量小，影响员工的工作积极性。此外，论资力排行和拈轻怕重的现象常有发生，不适岗、大材小用的问题更是普遍。

（三）激励机制不健全

在现实中，人力资源管理中科学合理的考核和激励制度能够激发企业员工工作的动力和热情，但是我国很多企业的人力资源考核和激励机制不健全，存在很多的问题。如，考核的标准不够清晰明了，并未综合考虑到员工的各个方面的工作内容，存在过于重视工作业绩，这就大大降低了员工的工作积极性。此外，企业的激励制度不合理，如工作比例没有按照平均分配进行，奖金设置金额较少，无法起到有效激励员工的作用。考核工作不规范及工作任务分配的不合理都会对企业的人力资源管理工作效率造成消极的影响，从而影响着企业的健康可持续发展。

三、加强办公室人力资源管理的有效措施

（一）科学规划按岗选人,防止出现因人设岗

办公室人力资源管理要按照科学合理的规划进行按岗选人,遵守效率优先的选人原则和标准,充分发挥人的能动性,从而实现理想的效果。如何将人的主观能动性和创造力发挥到最大化呢，需要在明确办公室岗位及职责的基础上，确认工作内容、需要的工作人员数量及工作人员的素养标准。其次要科学设岗，按岗选人，在实际的设岗工作中，可以把相近的或者可以兼并的工作进行整合职能，岗位工作的职能之间具有一定的交叉重叠性，因此要按照主要职能进行划分岗位。办公室岗位要精简统一，避免出现机构臃肿的现象，将各个岗位之间的职能打造成互补关系，建立有机统一的整体，减少推诿的问题。此外，岗位的划分要做到层次清晰，职能层次要做到清晰界定，在同一标准确定的层次上进行划分岗位，避免出现职能和权利交叉。在对岗选人的过程中，要合理规划人才的标准，不能过高地提高标准或者降低标准，防止出现因人设岗的现象。

（二）劳效结合，科学付酬

人力资源的劳动付酬，要在科学考核的基础上，进行合理分配。由于办公室作为综合性的服务部门，工作性质不同于其他部门，且工作任务繁杂，岗位工作职责不同，界限难以划分，这些都加大了工作绩效统一评价的难度。对于取酬的方式应当如何选择，是按照按劳取酬、绩效取酬还是按照同时同酬、同工同酬十分重要。制定合理的评价标准，要兼顾量和质的统一，做到劳效结合，综合考量各种因素，明确岗位职能的主指标和副指标，对主、副指标根据不同的分值进行量化，从而确定薪酬组成。

（三）健全科学的激励机制，调动人员工作积极性

创建和谐的办公室，是办公室管理的最终目标，办公室管理中心，通过制度约束工作人员的工作行为，通过激励机制去调动人员的工作积极性和主观能动性。根据岗位工作的性质对表现出色的员工进行一定的物质奖励和精神奖励，增加员工的自信心和归属感，体会到自身价值，从而大大提高员工的工作积极性和工作责任感。但需要注意的是“在制定相关制度的过程中，应该严格遵守客观公正的原则，对员工定期进行工作内容核查，提高员工的创造力。”此外，要注重对员工的培训，通过与别的企业交流合作，选取优秀员工深造学习，或定期开展技术相关讲座和培训等，提升办公室员工的专业水平和工作效率。