法律援助案件档案管理的重要性及实践思考

孔明

（烟台市牟平区法律援助中心，山东 烟台 264100）

法律援助案件档案管理体系的构建是基于我国法律权责要求衍生的。在案件档案管理期间，既能够根据法律援助的需求提供适宜的材料，以便法律援助工作得以延续，同时凭借档案管理模式的转型，更能够为案件提供永久性管理平台，以便长远维护群众的权益。

一、法律援助案件档案管理工作的重要意义

法律援助是政府赋予人民的一项重要权利，是维护人民在实际生活中能够使用各项权利的基础。法律援助存在的最重要的价值就是使经沛困难的群体也可以打官司，是解决老百姓打官司难的一项制度，完全体现出了“法律面前人人平等”的基本原则。而法律援助案件档案的管理是其中一项重要的工作，它是对法律援助案件工作的真实记载和历史凭证。对于法律援助案件的管理对法律援助工作的开展起到着重要的作用，而规范的、科学的管理法律援助案件档案，能够最大程度上提高法律援助机构的规范管理水平，是维护社会全体合法权益、以及维护社会稳定的重要工作。所以科学和规范的管理法律援助案件的档案是法律援助工作开展的重要基础和条件。

二、法律援助档案管理存在的问题

1.管理人员专业水平不够。一些档案管理人员的专业水平不够也会在很大程度上影响法律援助档案管理工作的开展。如果相关工作人员不在工作中积累经验，多加学习管理方式和技巧，那么其自身发展也会受到一定的影响。另外，相关管理团队注重对工作人员的培训和指导，使管理人员的专业水平得不到有效的提升，影响了档案管理工作的正常开展。

2.相关法律援助案件档案管理的立卷归档不规范，在档案的立卷归档过程中，并没有根据一按一卷的基础原则开展工作，在立卷过程中存在一定的随意性，导致各种不同类别的档案混装问题的出现，对于档案的封面、目录以及相关信息等并没有进行精准的记录，导致档案使用混乱问题的产生。

3.相关档案号码编制不合理，保管期限不同的档案装盒混乱。在对法律援助档案管理过程中，并没有依据相关档案号码编制制度开展，导致档案查找困难的问题出现，不利于相关工作的开展，影响了工作的有效开展。

4.档案管理场所不正规。由于很多法律援助档案属于纸质档案，所以档案管理团队需要将其存放在安全的场所，并对其进行合理的监管，这样才能保证档案的安全。虽然现阶段很多档案都能通过计算机来进行存储和管理，方便快捷还节省大量的时间。但是法律援助档案较其他类型的档案重要，不仅要保存电子档案，还要保存纸质档案。这样当电子档案由于存储设备问题而出现丢失或缺损等其情况的时候，还有纸质档案做保障。但是一些档案管理部门不注重纸质档案存放场所的管理工作，导致纸质法律援助档案出现潮湿、破损或霉烂等情况的出现，严重影响管理工作效率和质量。

三、法律援助案件档案管理实践思考

1.支付凭证材料的收集

财务政策是维持基层法律援助工作持续展开的基石，更是完善档案管理系统的必要条件。根据以往财务资料可知，补贴费用通常是以月份或季度发放的，在此期间，通常都会提供支付凭证，以便更好的管理部门运营资金。而部分地区不满足政府规定要求的时候，在法律援助资金方面便需要具备单独的案件支付凭证，以便法律援助部门职能可以正常运转。而支付凭证通常都是交由档案部门保存的，若是将所有凭证都放在同一份档案中，在凭证查询过程中通常会比较繁琐，并且极易造成资源浪费。因此，在支付凭证存储与管理期间，必须根据实际情况判断是否需要收录于档案系统内，并可设置临时存放与永久存放平台，以避免支付凭证查找困难，对后续法律援助工作的展开带来影响。

2.档案管理期限的设定

随着我国经济与法律体系的不断完善，现阶段居民的维权意识也在逐渐提升，这不但使得我国法律援助案件数量直线增加，同时档案管理也面临着较大的挑战，如何有效管理档案为法律援助案件提供帮助，并降低档案管理难度，便是目前档案管理工作优化的重点。期间，对于部分重要的档案，也可通过纸质档案与电子档案相结合的方式管理，以便满足现阶段法律援助档案管理持续性与永久性的要求。

3.完善相关法律援助档案管理制度

完善的制度是保证工作得以有效开展的基础，在法律援助案件档案管理中亦如此，倘若在实际工作的开展中没有相关的制度进行指导，仅仅依靠档案管理人员的经验来展开工作，这样是很容易出现案卷质量问题和管理问题的，进而影响工作效率。在进行日常文件管理工作的过程中，要根据有关法律法规和实际情况，建立系统的法律援助征集，整理，归档和存储，利用和识别，统计和检索，以及相关的编辑和研究工作。通过科学的管理模式和手段，文件管理人员的工作内容得到了详细，规范，从而保证了文件管理工作的有效性。制定完善的档案管理制度可以对法律援助档案管理起到一定的制约作用，进而使得档案管理工作更加规范化、科学化及标准化。在制定这些制度的时候，也要结合当下的实际情况，与时俱进，善于创新，不断完善和改进档案管理的模式和理念，通过各种科学的管理模式和手段进行法律援助档案管理。

结语：随着法律援助服务范围和服务内容的不断丰富，法律援助案件档案的数量也是急剧增长，但是法律援助案件档案管理中的问题也越来越突出。所以，有关部门需要进一步完善案件档案的管理制度，根据基层的实际情况，制定出更为科学和合理的案件档案管理的方案。