大数据时代背景下档案管理工作的研究

（中国共产党枣庄市山亭区委员会老干部活动中心，山东 枣庄 277200）

引言

科技的发展使我们步入到了大数据时代，在大数据时代的发展背景之下，很多行业都产生了一些新的发展变革，这对于时代的发展来说是有很大的推动作用的，这对于档案管理也提出了更多新的要求，就现在的发展态势来看，档案管理人员面临着越来越多的数据资料信息，所以这给他们的工作提出了更新的要求和挑战。如果档案可以进行信息化管理的话，那么这些海量的数据信息将可以进行更加有效的收集和储存，档案管理人员的工作将会在很大程度上轻松一些。

一、大数据时代档案管理的优势

(一)减少档案毁损风险

传统档案管理的介质和载体主要基于纸质资料，由于纸质资料抗风险能力较差，对环境要求高和不利于长期保存等原因，因此如果保存档案的地区发生意外时，纸质档案无法抵御环境的伤害，会直接导致档案的缺失和损害。长时间保存的纸质文档也容易发生字迹模糊不清，纸质老化，无法辨别的情况。而基于大数据进行档案管理的形式可以有效避免上述情况，在降低存放空间的基础上有效提升档案信息的保存时间和质量。

(二)实现档案资源共享

大数据为档案资源共享提供了先进的技术，大数据能将不同地区、不同领域的档案信息整合在一起，借助互联网技术实现资源共享，为档案信息管理提供全新的平台。部分管理者在面临大量档案资源时会选择建立数据库的方式应对日益增加的档案，但这种方法有储存容量和搜索利用上的弊端，古老的档案会随着新档案的加入被销毁，造成档案资源浪费。大数据能完美解决这一问题，保证档案资源的完整性，有利于实现资源共享。

二、大数据时代背景下档案管理工作的困境

（一）关于人才方面的困境

就我国目前档案管理部门的工作现状来看，复合型应用技术人才有着极大的欠缺，这对于档案信息化管理来说会产生不利的影响，因为专业化的人才是档案管理工作的核心。在大数据时代之下，对于管理人员的综合素质也相应的提出了更多的要求，但是在大数据时代，这种专业化的档案管理人才却极其缺乏。

（二）电子档案数据的安全性有待提升

在事业单位生产运营的过程中会涉及到许多机密文件，但是，截止到目前为止，还缺乏具有较高安全性能的电子信息管理系统，另外，往往都是利用第三方软件传递及保存电子文档，所以会导致电子文档数据的安全性受到一定威胁。例如，目前一些事业单位往往会在传送电子文件时使用电子邮箱或是QQ 等，假如事业单位收发文件的账号与密码泄露出去，那么就可能会泄露档案的数据。不仅如此，部分事业单位为了获得同行的商业机密，往往会聘请一些黑客侵入到竞争对手的电子文件管理系统中，这样一来也就会导致对方系统中数据信息的安全性遭到威胁。

（三）缺乏专门的数据库

档案管理工作缺乏大数据时代下的具体流程与规范，在这种情况下，档案的登录、修改、存档各环节容易造成失误、偏差，甚至会导致数据的丢失，特别是如果档案管理服务的后期监督没有跟上，档案管理的质量和效率会大受影响。管理者需要掌握信息收集和整理能力，建立专门的档案数据库，才能提高档案管理的效率。

三、大数据时代档案管理工作的应对策略

（一）在管理过程当中对于潜在的风险要多加注意

网络技术的不断完善为档案的信息化管理提供了很大的便利，但是近年来网络安全问题也愈发的严重起来，因此这就导致了在对档案资源进行开发利用的过程当中档案信息的泄露，一旦如此，档案信息就可能会遭受到丢失和篡改，由此可能会带来诸多不利的影响，因此说在利用大数据技术的时候要尽可能的将网络安全问题加以避免，依据于常见分析来制定相应的预防措施，这样一旦发现问题的话就可以及时的进行遏制，避免更大问题的发生。

（二）树立科学的信息化管理理念

档案管理机构的负责人员必须要充分认识到档案管理工作的重要性，要紧跟大数据时代的发展潮流，树立科学的管理理念。要充分认识到改革与创新传统档案管理工作的重要性，要认识到大数据技术的关键性价值。在实际工作中，要充分发挥各种信息技术的作用，积极地学习与掌握大数据技术的内涵，全面提升自身的信息技术应用能力，在此基础上才可以更好地推动档案管理的信息化建设。

（三）构建全新的档案收集系统

在事业单位档案管理的工作中，档案的内容收集十分关键，现阶段事业单位面临大数据时代的信息化挑战，事业单位的档案数据模式也越加庞大。在进行档案管理中，档案管理人员不能延续传统的管理模式进行信息管理，需要了解事业单位的具体工作中进行宣传档案，并将整个的事业单位方方面面数据内容进行归纳整合。比如，档案管理人员进行工作期间，需要熟悉事业单位核心内部人员以及工作人员的实际状况，了解事业单位的基本情况是档案管理工作人员的基础职责。

结束语

在如今这个信息化的社会，数据产生的越来越多，所以说在面对着这些海量信息的时候，档案管理工作也面临着越来越多的挑战，这对于档案管理者来说，工作也更加的繁杂。大数据时代的来临改变了我国档案管理工作方式，优化了档案管理工作的结构。为了适应新时代发展的需求，我国档案管理人员应具备创新创造意识，将大数据技术与档案管理紧密结合在一起，制定出严格的档案管理制度，构建安全的档案管理平台，丰富档案管理工作的服务内容，培养出专业的管理人才，建立起一支高素质的管理团队，从而促进档案管理的信息化发展。