文书档案管理创新研究

（崂山国家森林公园管理处，山东 青岛 266100）

引言

事业单位文书档案中包含的计划、报告、会议记录和其他材料的内容反映了事业单位活动、形象和管理水平。因此，应改进事业单位的文书档案管理系统，并优化其自身的管理模式，以提高文书档案管理水平和竞争能力。

一、重视文书档案管理的重要意义

随着社会的不断进步，不同行业领域档案管理要求以及需求也在不断变化，档案管理工作优化创新的重要性不断显现。单位领导者要在紧随时代步伐中深层次认识自身文书档案管理工作的同时把握其呈现的新情况、新变化、新要求，高度重视日常开展的文书档案管理工作，要将其放在自身长远战略目标以及可持续发展实现同等重要的位置，借助现代化技术设备大力宣传文书档案管理必要性、重要性、现实意义等同时对档案管理人员进行集中化、系统化教育，使其从思想上深化认识文书档案管理，增强意识的同时将各项文书档案管理工作落到实处。在此过程中，文书档案管理工作高效开展离不开先进的理念，单位要在高度重视基础上转变传统单一、滞后的管理理念，将现代化理念巧妙渗透到文书档案管理的全过程，促使信息化时代产生的海量文书档案信息数据在先进理念指引下更加准确、完整，促使文书档案管理工作以及长远发展战略目标同步实现。

二、文书档案管理工作中存在的问题

（一）文书档案硬件设施建设和环境不够完善

现今文书档案管理中，可以使用两种检索方式：一个是电子检索，另一个则是手工检索。由于近几年来科技的发展和技术的提升，部分单位的文书档案管理已使用了电子检索法，但仍大部分单位的文书档案检索方式，还是以手工检索为主，阻碍了文书检索工作的效率提升，并给工作人员带来了极大的工作难度。因此，在文书档案的检索工作中，管理员一定要充分利用现代化的数字信息技术，提高检索效率。除此之外，有的单位文书档案数量较多，储存档案的资料室空间窄，空气湿度大，很容易使纸质文书档案受到霉变或者虫蛀等，造成档案内资料的完整性受损，也影响了其资料的美观。另外，在文书档案储存时没有为档案配备标准的档案盒等必备工具，这也让档案室中存储的档案摆放很难整齐统一，给调取档案工作、收集资料等增添了许多困难。由此我们发现，采用传统纸质储存档案管理的方法对档案室的环境要求也有一定的标准，并且要想彻底改变这一问题，还需要尽早的将纸质档案转化为电子档案的形式完成储存。

（二）现代化技术的应用层次不足

在现阶段信息量越来越大的情况下，文书档案工作对技术的要求也随之提升，电子文书档案开始逐渐替代传统的纸质文书档案，成为文书档案的主要形式。但是在这种技术环境之下，许多文书档案的管理人员对于现代化信息技术的掌握程度不足，甚至连基本的办公软件使用都成问题，专业化程度非常低，无法对文书档案工作进行全面的掌控和管理，从而对文书档案记录的速度和精确度都造成了严重的负面影响。

三、提升文书档案管理水平的具体措施

（一）努力提高文书与档案工作之间的衔接效率

在文书档案管理工作中，将接触到的文件资料进行整理汇总后便形成了档案，所以档案也可以看作为是被整理后的文件。由此可知，收集到的文件资料质量决定了后续档案整理的质量。通常优质的档案是由文书工作人员对收集到的文件进行规范处理后形成的，所以文书工作和档案管理工作彼此相互独立，却又密切联系。因此，为了提升档案管理的质量，事业单位应当对负责文书的工作人员实施内部培训，提升其在文件处理时的档案意识，明确文书工作的职责和使命，端正工作态度，对每一分文件资料都要细致认真的审查。

（二）应用现代化的文书档案管理技术

文书档案管理工作的现代化可以说是信息管理体系发展的必然趋势，因此事业单位相关部门要充分明确这一点，积极应用现代化的文书档案管理技术，使文书档案管理工作的质量得到实质性的提升。在现代化技术应用的过程中，相关部门及工作人员要保证文书档案管理模式的立体性和功能性，结合本单位的实际情况加强资金和技术的投入力度，不断强化网络体系建设，购买一些先进的技术设备，进而全面提升文书档案管理工作的效率和信息化层次，降低在工作当中无谓的资源损耗，在单位当中实现文书档案的共享。从具体措施来看，事业单位可以使用现代化的信息管理技术，例如登录权限的设置，信息查询权限的设置、密钥技术等，这些技术能够全面提升文书档案的存储安全性和传输安全性。

结束语

总之，在文书档案管理记录了事业单位成立、发展以及壮大的全部信息，不仅是各行各业发展的重要体现，同时也是各行各业可持续发展的可靠保障。提升档案管理的完整性，不仅可以使职工集体荣誉感以及对单位的认同感得到提升，同时还可以起到宣传单位文化的作用，进而提高职工工作的积极性、主动性和能动性以及单位的知名度。所以，在信息时代的今天，事业单位在不断发展的过程中，必须以档案记忆观为指导，不断优化档案管理理念，创新档案管理方式方法，强化档案资料运用的合理性，提高档案资料管理系统的安全性，使档案管理理念以及手段更加科学、合理，进而促进事业单位档案管理质量以及管理效率得到提升，为事业单位可持续发展提供强有力的保障。