数字档案馆的发展浅谈

（天津海河传媒中心，天津 300070）

一、数字档案馆建设的重要性

（一）档案馆工作中心的必然转变

随着市场经济信息化进程的加快，档案信息化已经成为人类社会活动和经济活动的重要战略。档案馆就是政府部门保管和提供利用档案信息的职能部门，其所拥有的最丰富、最有实用价值的信息资源库，应很好地为各级领导和广大公众服务利用。当前，档案载体迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代，而电子档案的出现也给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案如何收集、保管、保护以及加以利用，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。数字档案馆是随着计算机技术、数据库技术以及多媒体技术在档案及其管理、利用等环节中的不断发展而出现的一种新趋势，特别是Internet 技术与互联网的发展，更使档案数字化充满着强大的生命力；在数字化时代，信息传递速度的大幅度提高，一个人或企业获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争的能力，而最重要的是，资源共享是全球档案发展的必然趋势，然而，只有实现档案馆数字化，才能真正实现文献资源共享。数字档案馆将不再是一个实体机构，而是一个以数字化方式存在的，开放有序的信息运营管理系统，在传统档案管理中，档案馆是一个库房式的管理机构，是一个实体机构，而档案数字化后，档案馆变为数字档案馆或称虚拟档案馆，它是没有时空限制、便于使用的超大规模的档案信息存储和服务系统，它以数字化网络化方式储存、连接、并提供及时利用的功能，以实现资源共享的各项技术集合，档案馆工作中心将不再是馆藏而是用户。

（二）档案数字化建设是社会发展的必然产物

21 世纪是信息化的时代，数字档案馆是数字临海的重要组成部分，档案馆就是政府部门保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源若不能很好地为各级领导和广大公众所利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其次，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明史和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，这种电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求并不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗或丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。在当今社会，人们的时间意识越来越强，领导需要迅速和准确的做出重大决策；各职能部门工作的查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量也在不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分不方便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求。要做到这点，首先要使数字化建设着眼于提高系统的整体水平。

二、建设数字档案馆需要具备的条件

（一）档案数字化中的高新技术

从技术条件上讲档案数字化本身就是高新科学技术发展的产物，其建设必然依赖相关高新技术的支持.就档案数字化建设的具体对象——数字档案馆而言，其本身就是一个大规模的技术集成系统工程，在这个工程中需要大规模的软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等的有机组合。档案数字化建设还要以宽带高速网为传输通道，使丰富多彩的档案信息、多媒体信息在馆际间互换，并传递给利用者。档案数字化建设还要依赖于众多的档案管理技术，诸如档案分类、索引、检索技术、数据存储技术、数码压缩技术、数据加密技术、数据传输技术、条码识别技术等等。在人员素质方面，档案数字化首先意味着现代计算机技术、多媒体技术和现代网络通讯等技术的广泛应用，而这些新技术在传统档案管理中是没有接触到的。即使随着2O 世纪8O、9O 年代以来档案管理自动化的推广，多数档案人员开始接触使用计算机技术，但同档案数字化的要求相比，亦是无法适应的。同时档案数字化后，档案信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、销毁、统计等全过程都在发生巨大变化，他们不再是单纯意义上的档案保管者，他们应当成为信息资源的管理者、信息资源的分析与组织者、信息提供与传播者、信息利用的导航者。档案管理技术的发展和档案管理者角色的转变，必然要求档案从业人员不断调整知识结构，拓宽知识面。学习和掌握档案数字化工作岗位应该具备的专业知识和业务技能，在知识和技能上都要有显著的提高。这是档案数字化对档案管理者素质水平提出的极大挑战。而在管理理念方面，由于档案数字化与传统档案管理工作相比，发生了许多实质性的变化，因而传统的档案管理理念必然受到巨大的冲击，必须重构新的管理理念。

（二）档案数字化建设中数据库的重要作用

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平与应用能力齐头并进是不现实的，不可能齐头并进。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以便取得一些值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，所以只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。其次，有重点地抓好数据库建设。目前，我国档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为在建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。数字档案馆是随着计算机技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术在档案及其管理、利用等环节中的不断发展而出现的一种新趋势。随着计算机网络运行速度的大幅度提高，网络的进一步延伸，数字化技术的日新月异，Internet 技术与互联网的发展，使档案数字化的作用已引起全球的广泛关注，数字档案馆的优势将会越来越明显。在数字化时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，一个人、一个地区、一个国家获取信息的能力的高低将会直接影响其在竞争中的能力，因此，需要大力建设数字档案馆。而且最重要的是，资源共享是全球档案发展的必然趋势，也只有实现档案馆数字化，才能真正实现文献资源共享。

总之，建立数字档案馆是中国档案事业发展中不可回避的使命，而且数字档案馆也是数字信息时代档案传递和利用的新途经；我们也应认识到，数字档案馆纵然与传统档案馆相比有极大的优越性，但它自身也存在着不少缺点。机遇和挑战并存，档案工作者应以积极的态度，努力提高自身素质，更新知识储备，特别是要在完善电子文件长期保存和利用中，所产生的管理方案与技术措施这个重要问题上作好踏实的工作，并注意跟上科技进步这一大局的形势，以饱满的热情和充足的信心，迎接数字档案网络时代的到来！