浅谈档案管理中电子档案管理

（湖北省荆门市委党校，湖北 荆门 448000）

引言：

利用电子信息技术管理的档案是顺应事业单位信息时代的快速发展而产生，很多的事业单位都已经改变了其档案管理的传统形式，利用先进的电子档案管理更好地保存和管理自己的档案。利用电子档案管理，依靠先进的电子信息档案管理技术，不需要过多的依靠人工时间的进行收集和整理，从而大大减轻了档案管理人员的工作压力，提高了档案工作的管理效率。从事电子档案管理的人员不仅要求具有丰富的管理电子档案的知识和经验，还要熟练的掌握网络和计算机的技术，因此，要想有效的做好其电子档案管理，需要进一步的提高其管理人员的整体综合素质和能力，以便更好的适应事业单位电子档案管理的实际要求，顺利的进行和完成管理工作。

一、电子档案的优越性

（一）减轻了办公压力，提高了管理效率和质量

当前我国正处是一个信息档案管理技术的发展时代，为了档案管理的改革和发展进步提供了可靠的信息技术，利用先进的电子企业档案管理技术解决了当前传统企业档案管理的很多问题和不足，比如，电子管理的档案方便了工作人们的随时查阅，提高了传统企业档案的质量和利用率，同时，电子企业档案管理也代替了传统的人工，不需要直接依靠档案管理人员利用纸质和笔记对档案信息进行记录，收集，以及存档。减轻了档案管理工作人员大量的档案管理工作，电子企业档案管理技术省去了很多繁琐的档案管理工作，大大提高了传统档案管理的效率和质量，促进了我国档案管理的健康发展。

（二）电子档案管理更有利于文档的安全保密

在我国过去，档案管理的资料都是以整卷形式保存的，在我们查阅纸质档案时，只要在整卷中查阅一部分就可以直接查看到一整卷的档案信息，这样既不利于档案信息的查阅，也不利于档案的保密性。但是电子档案管理的查阅和保管工作方式与我国传统的纸质档案管理不一样，档案都只能是单份的由一个人保管，查阅时也就是只能直接看到档案管理需要的一部分，其他不相关信息无法随意翻看，大大提高了档案管理的安全性和机密性。

（三）电子化管理档案有助于档案的共享及重复使用性

传统的纸质档案管理只有一份，也就是一份档案只能够提供一个管理人自己查阅或者是利用，一旦别人停止了查阅或者借走后，其他人员无法及时查阅相关的档案信息，而电子档案完全改变了信息检索的方式，可以为多人同时提供档案信息，充分显示了电子档案的共享性。电子档案可以进行多次的重复查阅或者利用，纸质的档案如果经过多次的使用，可能会在档案上出现一些字迹不清楚，或者是丢失部分的档案内容，而使用电子的档案就不会永远没有这些的困扰，即使是使用多次，档案的内容也永远不会发生变化。

二、电子档案管理中存在的问题分析

（一）对电子档案管理的认识还有一定的局限性

由于对电子档案的研究发展还不太成熟，对于电子和纸质档案的的区别和认识还不够深刻，因此，当前所有企业和单位的档案管理运行双轨制，也就是电子档案和传统的纸质档案同时管理和使用，利用两种不同的管理方式进行档案管理，形成两套管理体系。

（二）对电子档案原始凭证性的鉴定比较困难

档案必须是企业用来收集记录整个企业信息资料传输处理过程的整个信息资料，也就是原始的信息资料和过程记录，档案必须应当具有一定的信息真实性和其它的原始性，从而能够充分发挥企业电子文件档案的重要引导作用。但是，电子文件档案的基本格式和具体内容容易发生变化，我们有时候甚至可以因为通过恶意进行复制，或者某些不一定可以进行确定的物理因素从而造成这些电子文件档案的基本形式和具体内容发生变化，当这些电子文件档案在进行信息处理传输或者信息转存的整个操作过程中，被某些社会组织或者某个人或者恶意的进行改动，却根本没有对该电子文件档案内容留下任何的修改痕迹，导致对于这些电子文件档案的格式内容是否真实性和其中的原始性难以准确的进行分辨。

（三）电子档案的安全性问题

电子档案的管理安全性也存在着很大的问题，档案的网络安全性非常的重要，电子文件档案管理系统会受某些网络稳定因素的直接影响而使网络存在不稳定的安全性，比如：在档案的记录工作中，由于计算机硬件和网络的波动，很可能导致正在输入的数据自动消失；同时，一些违法人员可能会通过篡改电子档案信息来进行犯罪活动，档案的信息数据很容易被删除和修改，不仅使档案信息真实性受损，还有可能破坏整个经营环节。

三、加强电子档案管理的措施

（一）建立档案的资源利用管理制度，整合各类档案资源

为了能够更好的有效利用电子进行档案管理，首先我们要建立一个比较完善的电子档案利用和审批的制度，制定了档案利用和审批的管理制度，规范了电子档案的管理和使用，确保了档案内容的真实性和信息安全性。档案相关的人员需要查阅一个电子档案时，必须严格的按照国家有关规定的原则行事，经过国家有关领导的严格审批，才有利于可以更好的利用电子档案。从事电子档案管理的人员首先要进一步的学会了利用网络的技术，利用先进的信息技术设备进行电子档案的管理和收集，使电子档案的各种信息资料能够做到收集的及时，同时，要及时的整理更新电子档案，以便于可以更好的满足档案查阅者的各种需要。在建立规范管理电子档案的制度同时，也意味着要进一步的做好对纸质档案的收集和管理，将两者相互的结合，创新档案管理的手段和方式，促进档案管理的健康发展。

（二）制度化的建设保证了信息系统管理的规范

目前电力的档案管理是依靠先进的现代计算机数据处理技术，如果我们的计算机系统出现了问题，硬件设备出现系统性的故障、中了各种木马病毒等，造成了档案的系统性数据错误和丢失，或者是由于档案管理工作人员使用计算机的水平低，不能熟练的完全掌握了计算机的技术，对电子档案没有及时的进行备份，都会直接导致电子档案的保密性和数据的丢失，如果我们需要远程的查阅电子档案，必须首先要有效的保证电子档案网络的信息安全性，这样我们才能确保电子档案的信息保密性和数据的安全性。建立一套电子档案管理的制度，可以有效的规范我们对工作人员的管理和操作，避免了失误或者丢失档案的数据，同时，也就是能够的确保了电子档案的信息安全性和数据的保密性。

（三）加强对工作人员的管理，提高对档案的保护意识

电子档案是依靠先进的数字计算机和网络技术，来进行收集、保管的档案，但是其操作依然需要专业的工作人员，工作人员的档案管理依然是对电子档案管理的组成部分，必须注意的是要规范和加强对工作人员的档案管理，提高他们的合法权益保护意识。档案管理人员一定要适当的组织安排档案工作人员定期参加档案管理培训，通过他们的培训与知识的学习，提高他们的档案管理素质，培养他们良好的价值观和职业道德，在以后的档案管理工作中，要认真的对档案负责，谨记自己的档案管理职责，对于档案的重要信息内容不能私自的篡改或者泄漏，要工作人员懂得如何保护自己的档案，强化对于档案的安全保密性，以免对档案造成非常严重的社会影响。

结束语：

综上所述，传统的纸质档案管理已经过时了，传统的纸质档案管理存在很多的困难和问题，工作繁琐、工作量也比较大，很容易和别人出现弄混的尴尬现象，不利于档案管理，而现在电子档案的出现，解决了我们传统档案管理的很多困难和问题，不仅大大减轻了档案工作人员的压力和负担，相比以前，档案的管理收集、查阅、保管更加的方便。但是现在的电子档案管理还不是很完善，需要进一步的加强和改善，为了使电子档案管理的提高保密性和档案的安全性，需要尽快培养一批专业的电子档案工作人员，不仅要工作人员熟练地学习和掌握使用计算机的技术，还要求具有与档案相关的知识和经验，这样才有利于我国的档案管理，可以有效推动我国电子档案的健康发展。