基层单位档案管理的现代化途径探讨

（大庆市人力资源考试鉴定中心，黑龙江 大庆 163000）

引言：基层单位的工作是政府整体工作中最基础的部分，都说政府人员从群众中来到群众中去，只有做好基层工作，人民才能满意，社会才能发展。尽管现在信息越来越现代化，但档案管理还有很多问题，工作模式还处于以前的阶段，没有随时代更新而换代。针对目前基层单位档案发展落后的情况，重点推进档案管理现代化成为了政府工作的要点。

一、基层单位档案管理目前存在的问题

（一）没有完善的制度作为依靠

因为基层单位档案管理覆盖面很广，又涵盖很多方面，所以在统计和管理时，会遇到很多困难。工作人员很难进行深度管理，且目前国家没有相关的法律政策为工作提供保证，很多人畏手畏脚，不敢放手工作。完善的制度是一切工作的依靠，只有制度健全，工作才能详细，明确的展开。

（二）管理工作未能落实

虽然一些基层单位制定了一些档案管理制度，但由于管理不到位，只有面对面的项目，根本没有效果，严重阻碍了基层档案管理的正常发展。

近年来，随着科学技术在生活中的不断应用，在一定程度上提高了基层单位对现代管理的认识。然而，在档案管理方面，基本上使用了过去传统的手工收集和检索，不仅获取的信息较少，而且不利于档案的开发利用。即使一些基本单元也不能保存最基本的文件。大量的文件被堆放在狭小、密闭、潮湿的房间里，不仅难以取用，而且容易滋生霉病、虫蛀。它不仅违反了基层单位的档案管理制度，而且造成了有效资源的巨大浪费。

（三）工作人员自身素质低

档案管理人员的素质在很大程度上决定着基层单位的档案管理工作。在全国范围内，基层档案管理人员多为兼职人员，无法胜任日常复杂的档案管理工作。基层档案管理人员的专业素质也存在不足。此外,单位不重视档案管理工作,未能提供专业知识和文件管理人员的技术培训,使大部分的文件管理人员不知道他们的工作很好,认为档案管理工作是非常简单的。然后在实际工作操作中，会出现各种问题，导致无法完成文件的收集、归纳和传输。

目前，大多数基层单位没有认识到档案的重要性，档案利用率低，不能发挥档案的真正价值。档案管理人员只关注一些传统工作内容在过去,如公司的年度和季度文档的数量和提供查询服务的次数,等等,但未能收集准确信息具体的档案管理工作在日常工作中,使档案信息管理工作无法发挥真正的作用。没有足够重视信息工作的文件,文件管理人员的能力不符合标准,工作效率很低,这使得整个文件管理工作不能全面进行,很难适应社会的不断发展。

二、基层档案管理改进的措施

（一）建立和完善相关制度

档案管理制度的建立和完善，可以全面促进基层单位档案管理的期刊化发展。俗话说，没有规章制度。要实现基层单位档案管理的现代化，必须建立规范、科学、合理的管理监督机制，在一定程度上保护和制约档案管理人员，提高档案管理效率。同时，档案部门应配备相应的设备，以保证档案的安全管理，避免因环境原因造成的腐蚀和损坏。建立健全责任制度，对每个员工的具体工作内容进行划分，明确每个员工的工作职责，发现问题及时找到相关负责人，确保问题的顺利解决。明确的规章制度使档案管理人员在日常工作中遇到问题时有依据，在管理时可以遵守法律法规。

在从传统的手工档案管理模式向现代信息管理模式转变的过程中，合理有效地利用电子信息技术，使基层档案管理能够适应现代社会的进程是十分必要的。对此，有必要对基层档案管理的实际情况进行分析，从而制定出有效可行的科学的档案管理方案。不断优化和完善管理系统方案，提高管理效率，使档案管理人员能够轻松快捷地开展档案管理工作。

（二）更新观念，提高工作效率

为了提高基层档案的管理效率，有必要提高企业相关人员的档案管理意识。要加强相关档案法律法规和各种管理制度的宣传和推广，使企业管理者认识到档案是企业发展的基石，重要的信息资源是不可再生、不可替代、不可替代的基层单位和极其宝贵的财富。让基层单位逐步认识档案管理，充分认识档案管理的重要性，解决档案管理过程中的各种疑难问题，为档案管理提供良好的环境，是每个企业的责任和义务。

档案管理人员的高素质是保证档案管理工作顺利进行的关键，能有效提高档案管理的质量和效率。因此，有关基层单位必须定期组织档案管理人员开展档案专业知识培训，逐步提高档案管理人员的专业水平，才能有效保障各项档案工作的顺利进行。定期对培训内容进行考核，对考核结果好、进步大的档案管理人员给予一定的物质奖励，在一定程度上提高档案管理人员的学习积极性。此外,有必要提高档案管理人员的思想认知水平,这样他们就可以有一定的理解他们的专业技术能力,学习和改善工作中的缺陷和不足,逐步熟悉各种链接,适应现代档案管理工作,慢慢掌握了规则和方法的科学标准,档案管理在不知不觉中提高了基层档案工作的效率和质量。

三、结束语

为了适应目前的大形势，在信息化时代全面来临的今天，各行各业都在推进现代化建设，如何能顺应时代发展，贴近人民生活，满足人们需求，是政府工作的出发点。针对现在基层档案管理落后的现状，有关部门一定要有所作为，不能熟视无睹，建立相关政策，完善档案管理信息系统，使系统更便利，更利于工作人员操作。工作人员也要提高工作效率，提高自身素质，用科学知识武装自己，而不让工作流于形式。只有这样，基层档案管理现代化才能更快、更稳的实现。