浅议企业档案的综合管理

（吉林省通化市通化钢铁股份有限公司运输公司，吉林 通化 134002）

随着经济、科学技术的迅速发展和企业活动的多样化,企业档案日益成为多种门类与载体、内涵不断丰富的档案综合体。

那么企业在新一轮竞争中如何开创新优势，企业档案工作如何为企业开创辉煌，企业档案工作的管理采取何种举措来应对，笔者认为，现代企业面临着市场的不断变化，其内部各项工作都要与企业的生存和发展相适应。企业的转轨变型，使各个单位在各项管理决策中对信息的需求，已由比较专一向综合、零散向系统、原始向精加工发展，原有的管理模式、单调的档案信息，已不适应客观形式发展的需要。因此，笔者在借鉴以往经验的基础上，提出为适应现行改革的需要，必须加强企业档案的科学化管理。

一、企业档案实行综合管理的必要性

（一）企业档案综合管理存在的主要问题

1.管理分散：作为企业档案，基本上都是将文书档案、科技档案、会计档案拼凑到一起实行集中管理，人事档案由人事部门管理，劳资档案由劳资部门管理，没有从本质上保持档案的整体性，这样会很容易将一些业务档案遗漏丢失。

2.企业档案管理队伍、管理制度已不能适应新的形势需要。一是档案人员队伍削弱，我们现在的企业，档案人员多数是一兼多职，造成档案工作兼而不顾，每年例行公事的组卷、立卷，没有时间进行深挖潜，有的单位在改革中忽视了档案管理制度的建立，造成档案管理混乱，甚至出现企业档案的流失，随着企业制度的完善，档案的数量与日俱增，档案的管理难度也随之增大，但有关的管理措施还尚未跟上。

（二）企业档案管理实行综合管理的必然性

1.企业档案是各类档案的总和

企业档案作为一个档案的全宗、必须是一个有机的整体，在一个企业内各部门，不同形式的档案在管理中必须按全宗进行，并要求在机构、体制、人员、设备、制度等方面都实行综合整体管理。从管理对象来看，这是企业档案管理的共同规律，从管理方法来看，这具有明显的整体性。

2.档案是企业的信息来源，是企业的灵魂

由于生产力和科学技术的不断进步，档案的种类在不断增加，档案工作的内容也日益扩大，这使企业档案工作也发生了变化。为适应新形式发展需要，必须实行档案的综合管理。企业只有实行档案的综合管理，才能更全面、更集中、更突出地发挥档案的整体优势，更有效地、更大限度地开发利用档案的信息资源，为企业的发展建设打下良好的基础。

二、企业档案综合管理能够促进企业再创优势

从企业档案综合管理的特点可以看出，企业档案的综合管理将在优胜劣汰的竞争机制中发挥作用，创造更高的效益，为企业服务。

（一）企业档案综合管理使档案部门更好的发挥作用。企业档案实行综合管理，有助于行政主管部门把着眼点放在提高档案工作基础管理上，放在提高工作质量和综合水平上，放在提高专兼职人员素质和档案信息开发服务的功能上；有助于强化全员档案意识，提高企业各职能科室把平时在各项活动中形成的材料归档的自觉性。

（二）企业档案综合管理，综合开发信息资源，为企业适应市场服务。档案信息资源的综合开发利用，为企业产生的经济效益是十分显著的，它虽不直接创造经济价值，但利用综合档案信息资源可避免重复努力，间接地为企业节约大量资金，促进企业经济效益的提高，为企业创造无穷的财富。

三、企业档案实行综合管理的条件

综观企业档案管理的特点、现状以及作用，说明实行企业档案综合管理是正确的，但要真正实行综合管理还是有一定难度。

（一）企业档案实行综合管理，领导要到位，具体人员要到位。要进行档案综合管理，首先在企业中应有一个统一的档案管理机构，要有明确分管理档案的领导，不能只是挂名、虚设的领导，档案人员素质与档案综合管理水平的提高要相适应，完善好档案管理网络，档案人员要具备档案方面的专业知识，又熟悉档案工作的规章制度，掌握档案业务的原则和方法及要有相关的科学技术知识和综合协调能力，能更好地开发与利用企业的信息资源。

（二）企业档案实行综合管理，健全制度要到位，必要设施要到位。

1.企业档案实行综合管理必须建立健全统一的档案管理制度。体现综合管理的整体内容，不能分别制定文书档案归档制、科技档案归档制、库房管理制度等，应把这些制度作为一个单位内综合管理制度中的组成部分，这样可以在内容上避免重复。

2.搞好企业档案的综合管理，要努力改善保管条件，档案采取多种形式，用现代化装具或计算机辅助管理来维护档案的完整，最大限度地延长档案的寿命。

（三）企业档案实行综合管理，监督指导要到位。

《中华人民共和国档案法》赋予企业和其他组织内的档案部门的主要职责之一就是加强对档案管理的监督指导职能，各企业档案部门对所属机构档案工作除了通常采取的电话、会议等不甘落后指导工作外，还包括综合本单位系统的实际，对专、兼职档案人员进行系统或专题的档案业务培训，提高档案人员的业务素质，以适应新形势发展的需要。

综上所述，企业档案实行综合管理后，掌握了企业单位中的党群、行政及生产技术、经营等管理活动的原始材料和计算数据，这是我们参与服务的有利条件，充分运用这些有利条件，在服务思路上、形式上要有根本的转变。在改革中只有强化企业档案实行综合管理，才能进一步推动企业档案工作的蓬勃发展，才能取得更大的经济效益和社会效益，为两个文明建设服务，为企业的改革和经济建设服务。企业档案实行综合管理是必由之路。