浅析新媒体电子档案有效管理的探究

（河北省石家庄市藁城区融媒体中心，河北 石家庄 052160）

电子档案，是指档案资料中具有保存价值且已经归档的电子文件及相关资料。当前是一个信息社会时代，电子档案成为一种潮流，电子档案呈逐年递增的趋向，档案管理的相关部门应该注意到这一重要现象，及时给予应对。互联网在改变着社会的方方面面，档案工作也不可避免，其电子化程度在不断加深，尽管电子化在档案管理中已经不可逆转，但由于管理理念、管理方法及管理手段等不能够紧跟时代步伐，管理工作中的问题也越来越多。因此，加强新媒体电子档案的科学有效管理，可以更准确、完整、可靠的加以利用电子档案。本文准备从以下几个方面加以阐述

一、新媒体电子档案的主要利用途径

与传统纸质档案相比，电子档案具有方便、快捷的优势，借助数据信息化，电子档案实现了查全率与查准率精确的特性。然而，电子档案的利用是以信息技术为依托的，需要通过管理的软性功能才能够充分展示出来。当前，我国大多数档案馆对于电子档案的利用，主要通过拷贝、通信传输和直接利用三种方式来实现。

（一）拷贝

这是电子档案利用的第一途径，其方式是向使用者提供档案的最原始状态，确保在使用当中的真实性与权威性。档案部门在向利用者提供档案拷贝时，需要将原始文件转化为信息化储存方式，由利用者自行解决及使用。如果利用者不具备相应的硬件及软件条件，也可以向其提供复印件或缩微胶片。

（二）通信传输

电子档案的特点之一就是可以提高时效性，无视距离的远近，解决使用者无法达到档案馆的困难，最大限度的节省时间和财力。利用互联网传输电子档案，可以有效实际信息资源的馆际互通互享，实现档案资源的交流，可以定向提供档案资源，这非常有利于科学高效利用数字档案。

（三）直接利用

所谓直接利用是指利用者实际到档案管理部门或者利用电脑进行相关的检索，可以通过馆内的局域网进行查询。直接利用的特点是能够为利用者提供技术支持，无论是硬件平台还是检索技术都可以，这种直接利用的方式是传统借阅方式的升级版，取决于档案馆网络系统中可以直接利用的信息资源数量。

二、加强新媒体电子档案管理的重要意义

（一）加强电子档案管理具有节约成本的效果

传统档案管理当中，对于纸质档案保存，需要极大的人力物力和财力，尤其是一些易破碎的档案资料，在保管过程当中的成本更高。当计算机和网络广泛应用到档案管理当中来以后，不仅解决了归档的时效问题，而且提供了更为便捷的检查方式，节省了大量人力和物力。在档案管理工作电子化以后，可以将档案按“卷”归档，改为按“件”归档，使档案的管理工作更为科学、有效。

（二）电子档案的实施有利于满足社会的多样化需求

社会在日新月益的发展，人们对于各种信息的需求也各有不同，人们不仅需要传统的纸质档案，也需要图像、视频和音频等资料，这样传统的档案管理模式就很难满足多元化需求。电子档案具有丰富多样的手段，可以从不同的角度来满足不同的个性化需要。伴随着社会的进步与发展，档案服务的对象及利用方式都在不断的变化，呈现出一种动态化趋势，加强电子档案的管理正适应了这一变化。

（三）加强电子档案管理，有利于提高服务水准

档案工作的公益性质决定了其以服务为宗旨，加强电子档案管理可以为使用者提高便捷高效的服务，提升服务水准。电子档案的特点是将实物资料数据化，检索手段计算机化，这样可以使利用者更为高效的从大量信息当中提取自己需要的资料。加强电子档案的有效管理

对档案管理者提出了更高的要求，要求我们提高信息处理技术，增长档案科学知识，拓宽知识面，最大限度的发挥档案的社会功能，创造更高的经济效益和社会效益。

三、电子档案利用的有效策略

（一）建立健全档案利用制度，有效整合各类档案资源

档案有其机密性特点，在档案管理过程中需要依法管理、依规管理。要建立档案利用审批制度，在查档及调档过程中，必须要获得档案主管领导的审批，这样确保档案的安全性。档案利用管理制度的建立健全也是其中最为重要的一点。档案部门通过信息化手段对档案进行管理，要保证电子档案及时归档、及时更新，从而满足档案利用者能够及时得到相关信息。在档案使用过程中要注意电子档案与纸质档案的互补效用，创新的利用不同媒介的档案，从而实现高效利用。

（二）规范利用档案资料

档案在经过信息化处理以后，并不是可以无节制、无原则的利用，要根据档案级别、档案利用者的情况，进行分层次的有效管理。一般情况下，保密级别较高的，不属于完全开放的电子档案，不宜采用拷贝的方式提供使用，在档案使用过程当中必须要在有效的监控下进行。电子档案信息管理，需要对密级信息进行加密处理，保密的“密钥”要不定期或者定期的进行调整，这样才能够确保档案信息的安全。

（三）强化档案管理人员的管理，提高档案保护意识

电子档案因其现代技术的结合，具备方式多样化、对信息技术依赖强等特征，在工作当中有其独特的复杂性。因此就需要强化档案管理人员的管理，从技术操作上强调工作的安全性、思想认知上强调工作的重要性，这样才能够真正做到与时俱进，既使电子档案得到最大限度的充分利用，还可以使这些资源有安全、稳定的保护，满足社会多样化的需求。在电子档案管理当中，提高管理人员的保护意识是对档案管理工作的重视，也是对档案信息最大的保护。

总而言之，互联网技术的应用给档案管理工作提供了新的机遇、新的便利。使档案的归档、保管与利用，更具有时效性与低成本性，方便了档案馆的管理工作。但也在档案管理工作中出现了新的挑战，从硬件系统设置维护，到软件检索工具的应用，都提出了与以往截然不同的要求，要求档案管理工作既要立足现实，又要有时代眼光，使电子档案安全可靠的为社会发展服务，提高社会效益。