高校二级学院教学管理工作高效化的探讨与创新——以A学院为例

王丽敏

辽宁大学亚澳商学院，辽宁 沈阳 110036

一、高等院校信息公开存在的问题

2010年，《高等学校信息公开办法》的施行标志着高校信息公开制度的正式确立。2014年，教育部颁布《高等学校信息公开事项清单》使高校信息公开得到进一步规范化。在《高等学校信息公开办法》公开以来，各院校根据自身实际情况都在对信息公开工作进行有益探索，网站都实现了信息公开的基本职能，但仍存在诸多问题亟待解决。

笔者将L大学A学院的网站与辽宁省其他院校网站进行对比发现，A学院和部分其他学院的网站存在一些共性问题。一是没有设置专门的信息公开专栏。所公开的信息散落在“通知通告”、“学院要闻”、“教学管理”、“学生工作”等专栏中。二是信息公开内容不全面。虽然部分院校按照《高等学校信息公开事项清单》进行信息公开，但公开内容不全面，不能满足师生及社会公众的需求，如招生录取情况、办事指南等。三是信息公开时效滞后。部分院校信息更新缓慢，甚至长时间不更新，网站信息与最新实况不符，使师生和社会公众获取信息不准确。四是部分专栏虚设或重复设置。部分信息专栏点进去后，并无任何信息，使需要者无法获取相关信息。五是网站没有信息检索功能。想要获取信息，只能凭借个人直觉和经验去某专栏搜寻，如大海捞针，降低了大众对该院校的好感。六是没有咨询互动专栏。由于网站信息不全面，社会公众和学生家长无处查询所需信息时，只能给学院办公室打电话咨询，办公室工人员有时就同一问题解答多次，降低工作效率。

二、档案信息管理方面存在的问题

档案信息管理是高校教学管理在工作的重心之一，关系着定期教学质量评估、相关数据年报等各项工作。随着高校规模的扩大和教学改革的深入，高校管理工作不断下放至二级学院。而由于种种原因，二级院校的管理工作存在诸多问题。

笔者就A学院和其他院校进行对比发现，部分二级学院对档案信息管理工作重视程度不够，导致档案信息管理不规范、不全面，部分档案丢失等。由于一些院系受人员编制影响，教学秘书身兼多职。教学秘书不是档案管理科班出身，对档案管理不够规范。再加上日常教学管理任务繁重，并无足够时间对档案进行归档、分类等工作。部分独立学院的一些教学管理制度并无正规公文可以查询，工作时只是口口相传，在岗位调动时，新上岗人员在相关程序上只是按照其他工作人员告知的惯例处理。在科研档案信息方面，部分教师专心教学，对档案管理并不重视，甚至有些教师对档案归档持抵触的态度，导致信息收集不及时、不全面、不准确。在数据信息电子留档方面，部分学院对于一些档案只重视纸质版留档，并未进行电子数据录入，进行数据表格留档。由于档案信息归档不规范、电子数据未留存，在年报汇总或者评估时，工作量加大，不能及时、全面的将数据上报。

三、优化教学管理的几点建议

（一）各高校对二级学院的信息公开相关工作要加强指导和监督。部分二级学院将重点放在了教学和科研工作上，对信息公开工作重视程度不够。首先，各高校应建立激励机制，积极指导二级学院制定信息公开目录和指南，增强二级学院信息公开的主动性，提高二级学院信息公开的效率。其次，各二级学院应扩大信息公开范围。二级学院应针对不同群体的诉求，将相关的信息尽量公开在网站上，如评选要求、评选结果及招生录取信息等。此外，按照信息化公开方式，应建立信息公开专栏，根据不同的信息需求，将公开信息细化分类。最后，网站设计增加关键词搜索功能和沟通交流专栏，提高使用者信息搜寻的效率。这不仅能提高师生及公众对学院网站的使用频率，提高教学管理工作的质量和效率，也会提高师生及社会公众对高校的认可和好感度。

（二）各院校应提高档案信息管理工作的重视。除了安排专职的档案管理人员外，加强对档案管理人员的职业素质培养。明确各管理工作的岗位职责，使档案信息归档全面、无遗漏。加强规章管理制度等纸质版和电子版公文的留档，分享到学院公共平台上，使教师对规章制度熟知，使教学管理有章可循。提高师生对档案管理工作的重要性的认识，主动定期提供需要归档的档案信息。建立完善的档案管理制度，使数据查询填报工作有规可循。另外，在高度信息化的今天，除了传统纸质存档以外，也要重视电子数据信息表格留档，在年度信息汇总或评估时，数据上报将更及时、更准确、更全面。

在大数据的背景下，教育部门和社会公众对信息的收集汇总和查询的方式有所改变。各院校的教学管理工作也随之面临着新的机遇和挑战。院校网站信息公开和档案资料高效化管理对实现教学管理工作更加科学化、便利化起到促进作用，可以大大提高教学管理工作的效率，更及时、更有效、更全面的满足相关部门和社会公众对院校的信息需要和收集。