人力资源管理中人事档案管理出现的问题探讨

罗博

（菏泽市定陶区卫生计生综合监督执法局，山东 菏泽 274100）

人事档案管理是人力资源管理工作开展的重要基础，也是对人力资源进行管理的主要依据。因此在企业的人力资源管理工作当中，需要加大对人事档案管理的重视程度，以此来充分保障人事档案信息的完整性和真实性，从而提高人力资源管理工作的质量，提升企业的人力资源管理水平，促进企业的快速发展。

一、人力资源管理中人事档案管理出现的问题

（一）人事档案信息失真

和事业单位以及政府机关的人事档案管理工作相比，目前在一些企业的人事档案管理过程当中，相关档案信息往往无法有效的保证其真实性，特别是信息技术的快速发展，导致有许多求职人员采用履历造假的方式来进行应聘。例如，企业往往会在招聘的过程当中针对招聘人员的学历、年龄限制以及工作经验等方面的要求进行列举。而相关求职人员为了能够获得该岗位，往往会根据其招聘要求来进行造假，将自己原本的大专学历进行改写本科学历，明明无相似的工作经验，却说自己具有丰富的工作经验。而且目前在市场上还存在着一些专门进行伪造学历证书的机构，这也使得企业在招聘过程当中，往往会出现人事档案信息失真的现象，再加上企业的相关管理人员不会对每个应聘人员的个人信息进行认真核实，进而给自身的人力资源管理工作产生影响[1]。

（二）人事档案不够完整

一些企业没有充分重视人事档案管理工作，因此在保存人事档案时会由于出现相关因素，进而导致其人事档案的完整性有所缺乏，甚至出现严重的档案缺失现象。现如今，随着社会经济的快速发展，市场经济体制也在不断完善，人们可以在这一时代下对自己的职业进行自由选择，而且也具有更多的求职途径。在这一现状下，企业往往会具有很大的人员流动性，这也使其对人事档案管理工作产生了忽视。例如，一些生产企业由于自身的工作环境相对较差，因此在具体的生产过程当中往往会使用到消毒水等物品，但这会影响到工作人员的身体健康。

二、提高人事档案管理工作的有效对策

（一）提高人事档案信息的真实性

在企业人力资源管理工作的开展过程当中，相关人事档案信息的真实性将对企业的用人决策以及管理工作开展等产生十分重要的影响。因此，企业在管理人事档案时，也需要对档案信息的真实性进行有效的核实，从而方便企业能够更好的了解员工的具体工作能力和工作经历等信息，也为其制定用人方案时提供重要的依据，使企业能够更好地发挥出人力资源所具有的重要价值。例如，相关人事档案管理人员需要将企业目前已有的人事档案信息作为基础，并核对相关档案信息的真实性和完整性，具体来说可以与应聘人员的上家公司进行核对，从而有效地去除一些无效信息和虚假信息，确保能够更加真实和完整地了解到求职人员的具体资料，使招聘工作得到优化。与此同时，企业人事档案管理人员还应将员工的具体信息在人才数据库中进行储存，并在具体的工作过程当中随时对其信息进行更新，通过这种方式来使员工个人信息的公开化得到有效的提高，充分保障人事档案信息的真实性。

（二）提高人事档案管理的实效性

为了促进企业的快速发展，需要有效的完善企业的人力资源管理工作。人才是企业发展的重要动力，通过使企业人事档案管理工作的实效性得到有效的提高，能够更加科学合理的编制用人计划和用人方案。例如，企业应充分利用多媒体技术，从而动态化的管理员工档案，并结合员工的实际表现和工作成效等在档案数据库当中进行更新。定期对人事档案进行有效的整理，同时还需要去除一些不具有实际价值的内容，将新的信息进行补充，可以更好的方便企业其他部门随时对该员工的情况进行了解，并以此来确保人事档案信息的完整性。企业只有做到全面了解员工，才能更好的为员工的职业生涯进行规划，从而促进彼此的共同成长和发展。

（三）提高档案管理的信息化水平

传统的企业人事档案管理工作主要是将相关应聘者的档案信息在招聘网站上进行直接打印，或者是由相关应聘人员来提供具体的履历表和学历证明等相关资料的复印件。当应聘者被聘用后，企业会保存下相关的信息，以此来作为该名员工的人事档案信息。但如果相关管理人员在开展工作时存在疏忽现象，将可能会导致人事档案信息出现丢失问题或者造成信息的不完整。对此，企业需要采取信息化的管理手段，以此来高效的开展管理工作。例如，企业可在自身的人力资源管理系统当中构建人事档案管理模块，将企业员工的相关档案信息通过扫描转换成具体的电子文档，并在系统当中进行储存。这样一来，在员工的具体工作中，相关管理人员可以在系统当中随时更新信息，这既方便了相关部门对人事档案的查询，而且还能够有效地保障档案信息的完整性和实效性，能够有效的提高企业人力资源管理工作质量，完善企业的人事档案信息管理[3]。

结束语

综上所述，在企业人力资源管理工作当中，人事档案管理是十分重要的一项基础内容，而目前在人事档案信息管理过程当中还存在着一些问题，进而对档案信息的真实性和完整性产生了影响。对此，企业的相关管理人员应该结合自身的实际情况，完善人事档案信息管理模式，并通过对信息化技术的有效应用，来进一步提升人事档案信息管理工作的质量和效率，从而合理的制定用人方案，提升对档案信息的管理水平，促进企业的长期稳定发展。