探究现代企业档案管理工作的信息化建设

2020-12-08郭晶晶

魅力中国 2020年35期

郭晶晶

（山东港口日照港股份有限公司第一港务分公司，山东日照 276800）

引言

企业的管理模式和管理方法随着社会的发展与时俱进，管理工作更具现代化、科技化的特点。企业档案是生产经营中对企业、社会有重要影响的文件材料，能够为制定经营管理决策提供参考。然而传统的档案管理工作缺乏信息技术的支撑，水平和质量都不尽如人意，这就凸显出档案管理信息化建设的重要意义。

一、档案管理信息化建设的作用

与传统人工管理的方式相比，信息化管理的优势非常明显。纸质档案的保存受到多种外界因素的影响，而将其变为电子数据储存在计算机硬盘中，不仅能够大幅减少档案所占用的空间，还能将档案加密，使用计算机备份档案，可以应付一些常见的突发事件，有效保障了其安全性。当需要查阅档案时，也可以采取网络传输的方式，而不需要工作人员耗费大量的精力和时间去查阅，减少了对纸质档案的损耗。另一方面，搜集和整理档案工作量较大，出错率也较高，如果采用信息化的管理方式，只需要输入一次数据就可以永久保存、重复使用。传统管理方式效率低下，管理、使用档案要严格遵照相关程序，而运用信息化管理方式，可以减少一些不必要的环节，提高了管理工作的效率和准确度。

二、目前企业档案管理工作有待改善的几个方面

（一）缺少信息化建设的主动性

在市场经济的推动下，现代企业处于高速发展的状态中，必然会累积大量的企业档案。然而管理人员的观念却不能做到与时俱进，习惯于手动进行档案管理的他们，对信息化管理的便捷、高效缺乏认识。对于信息技术的应用，也仅仅是把一些档案、资料录入到电脑中保存起来，以便需要时调用，他们缺乏信息化建设的意识与主动性。再者，一些企业并未在档案管理信息化建设方面投入相应的资金，缺乏人力物力支持的信息化建设工作自然举步维艰。

（二）没有建立科学的管理制度

我国企业的信息化管理发展较晚，因此部分企业并未针对信息化管理建立科学完善的制度，导致信息技术在档案管理工作中的应用效果不佳。没有制度保障，就很难实现管理标准化，随着档案管理需求的增加，一些问题也会逐渐凸显出来。

（三）没有购置先进的管理设施

软硬件设施是信息化管理必不可少的一部分，但是由于企业管理者不重视，信息化建设资金不足，管理部门无法购置需要的软硬件设施，只能使用有待升级的老旧设备。这些设备功能较少，对档案内容的识别准确度不高，存储速度较慢，不利于后续的档案管理和使用。

三、提高企业档案管理信息化建设水平的措施

（一）信息化建设工作应该受到关注

企业管理者应该认识到，信息化的档案管理工作对提高企业整体的管理水平都有非常重要的影响，因此应该尽快建立相应的管理制度，结合企业自身情况和需求明确管理细则。企业的不同部门之间也要做好配合，在明确信息化建设目标的基础上，尽力为提高信息化水平做出应有的贡献。对于信息化建设中遇到的阻碍，当地档案局可以发挥自身的指导、协助作用，促使企业可以通过有效、恰当的方式开展信息化建设工作。国家法制部门应该不断完善与档案信息化管理有关的规范、方针，确保企业的信息化建设有章可循，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。

（二）信息化建设工作需要软硬件支撑

档案管理人员应该明确自身的责任，在工作中不断提高信息化管理的水平，这也有助于提高管理工作的效率。档案管理人员对企业的档案管理情况非常了解，他们可以制定详细的信息化建设方案，并监督各个部门共同推动信息化建设的进程。档案数据库非常庞大，为了后续管理和使用方便，档案管理人员可以编制目录。为此，企业应该投入一定量的资金购置配套设施，有了相应的软硬件支撑，在建设和使用数据库时才会更加得心应手。

（三）技术推动信息化建设工作的开展

信息化的档案管理工作要求管理人员具备一定的信息技术能力，如操作常见的计算机软件、使用数据库查找和增删档案信息等。流行的数据库并非一定适用于不同的企业，结合具体需求，企业的技术人员也可开发自己的档案管理系统，还可以与其他企业合作开发信息化档案管理的新技术。当然，信息化建设应该严格按照企业制定的标准和规范开展，在保护档案、用好档案的基础上，为企业带来更多的经济收益。

（四）建设一支高水平信息化管理队伍

档案管理工作归根结底还是需要人来实施，软硬件设施只是发挥辅助作用，因此提高管理人员水平至关重要。企业在招聘档案管理人员时，要特别关注专业水平，专业水平过高可能导致软硬件设施跟不上，专业水平过低会影响管理质量。企业可以和当地高校合作，制定人才优惠措施，吸引高水平人才参与到档案管理队伍中来。对于现有的管理人员，企业应该定期教育培训，不仅要提高他们的专业水平，更要强化他们的职业素养。