技校档案管理有关问题分析

2020-12-08李静

山西青年 2020年8期

李静

菏泽技师学院，山东菏泽 274026

目前，在档案管理工作当中，很多技校在管理方式、管理制度、管理分类、管理能力等方面存在局限和不足，缺乏对档案管理的重视程度，使得很多档案管理工作没有得到更好的开展，更加全面性的进行，使得技校档案管理的水平和质量得不到更好的提升。我们只有对技校的档案管理工作中的问题进行更好地分析和研究，才能够研究和制定出更加行之有效的档案管理方案和策略，不断推动技校档案管理水平的有效提高，促进技校管理工作水平的更好提升。

一、技校档案管理相关问题的具体分析和研究

当前，在技校档案管理过程中，由于学校档案的内容和类别比较丰富且复杂，在管理和分类上会存在一定的局限和不足，再加上缺乏科学、合理、健全的档案管理机制和高素质、高业务能力的档案管理人员，使得档案管理工作的效果并不理想。下面对技校档案管理相关问题进行具体的探讨和研究：

（一）缺乏健全与完善的技校档案管理制度

正所谓“国有国法，家有家规”，技校在管理档案方面必须要具有较为完善和健全的档案管理体制。但是很多技校过分重视教育教学活动的管理，缺乏对技校档案管理工作的重视，且在指定技校管理制度时，对于档案管理方面只是一笔带过，缺乏健全和完善的技校档案管理制度。与此同时，虽然很多技校具有档案管理制度，但是档案管理制度的要求内容并不清晰和完善，档案管理的流程与规范并不全面，这使得技校很多档案管理没有得到更为清晰、全面的管理和利用。还有一些技校即使具有较为完善的档案管理制度，但是很多档案管理人员并未按照档案管理办法来严格的进行档案的收集、整理、分类、利用、保管等工作，这使得技校档案管理制度的力量被削弱，不利于技校档案管理工作的更好开展。

（二）档案管理方法和思路过于传统和守旧

随着信息时代的不断发展，档案管理工作也逐渐从传统的纸质化向信息化的方向发展。在技校的档案管理工作中，很多技校的经济条件有限，在档案管理方面使用的档案管理方式还比较守旧，管理效率低下，管理效果并不理想。还有一些技校的档案管理工作半信息化，在档案的归类、整理、利用、查阅与保管方面缺乏清晰的分类和电子档案的保存方法，技校档案中的文书、教学、财会、基建等档案也存在利用率低下的问题，因此很多档案在利用时会花费大量的时间去查找，浪费人力资源，影响档案管理效率和水平的提升。此外，技校档案管理缺乏独立的管理部门，在档案管理分类、文件材料的形成与归档、各类档案的归档时间、档案的管理与提供利用等方面缺乏专业性的管理，不利于技校档案管理效果的更好提高。

（三）技校档案管理人员业务能力与专业素养有待提高

目前，很多技校的档案管理人员的业务能力和专业素质都存在有待提升的问题，他们在档案管理方面没有受到较为系统且全面的培训，档案管理重要性被弱化。很多技校没有专门设置档案管理部门，只是由一些其他工作人员代为管理，因此档案管理人员的专业性缺乏，在归类、整理与归档学校各个方面的档案时，容易造成混乱和误差，那么在查找与借阅方面会存在很大的问题。还有一些技校档案管理人员信息化操作能力不足，在对技校档案实施信息化管理方面缺乏对信息化技术的有效运用，这对于技校档案管理整体水平的提高是非常不利的。

二、技校档案管理问题的优化方略探究

（一）健全和完善技校档案管理机制

技校在档案管理方面必须要先完善制度，再强化与提升档案管理工作的执行力。将学校所有类别档案管理工作都设置较为健全的档案管理细则和档案管理办法，并分发至学校的各个部门。学校所有人员在档案管理方面都要按照档案管理制度来进行档案的管理与利用，这样使得技校的档案管理更加规范化和效率化。

（二）档案管理方法和手段的不断革新，提升档案管理人员业务水平

技校要重视档案管理，并时刻跟随时代的发展步伐，强化对档案的信息化管理。技校要设置单独的档案管理部门，明晰各类档案的管理方式和方法，提升档案管理的利用效率。与此同时，技校也要加强对档案管理人员的专业培训，增强档案管理人员的专业性和信息化管理的驾驭能力，从而实现档案管理信息化，并对各项电子档案进行多元化备份管理，明确档案管理的年限，丰富档案管理的形式与内容，使得档案的各项管理职能得到更好的发挥。档案管理人员业务能力提升了，那么档案管理的专业性和效率也会得到更好的提高，使得技校的档案管理水平也会得到全面的提升。此外，不得不说的是，档案管理人员调岗、离职等进行工作交接时，必须进行所有档案管理交接的所有工作，无论是纸质档案还是电子档案，都要进行全面的交接与管理，能够促进学校的档案管理更加持续化和有效化。