新形势下提升机关事务管理档案价值的思考

2020-12-08

魅力中国 2020年26期

（内蒙古自治区赤峰市阿鲁科尔沁旗机关事务保障中心，内蒙古赤峰 024000）

机关事务对于政府以及事业单位来说都有着重要的作用，但是很多工作人员在传统理念的长期影响下，并不重视其管理工作。但是在新形势下的社会中，档案管理工作是其想要实现发展必须要重视的工作内容。档案对于社会以及经济的发展都有着详细的记录，只要管理好这些内容，才能够充分利用这些信息达到理想中的目标，才能让其发挥出更大的价值。

一、机关事务管理档案工作的基本工作情况

（一）工作实施的方式不能满足新形势的需要

在现阶段信息技术快速发展的社会背景下，还是有很多机关单位在实施档案管理工作时采取传统的方式进行管理。对于档案还是利用人工的方式对档案进行分类管理，这样的工作实施方式大大降低了工作效率，而且还会给单位本身以及工作人员都带来困扰，也没有将档案管理工作的重要意义发挥出来[1]。还有些机关单位档案管理工作者并不是由专门的工作人员担任，而且由其他岗位的人员兼任档案管理工作，这就会导致工作者很难将太多的精力花费到档案管理工作中，管理工作也杂乱无章，达不到要求的管理质量。甚至有些单位需要调取档案时很难找到需要的档案，这些现象就会导致相应单位以及个人的损失。档案管理工作不达标的现象会导致档案不能发挥出自己应有的作用。

（二）缺少相关的管理型人才

实际上档案管理工作具有很强的专业性，需要工作者具有统计、数据整理等等能力，所以档案管理工作也应该由专业性的人才担任。但是实际档案管理工作却很少有专业性的人才进行担任，一般都是一些年纪比较大的工作者负责档案管理工作，他们对于一些比较新颖的管理方式与思维很难接受，也缺少工作的创新性，很难实现档案管理工作质量的提升[2]。还有一些档案管理工作者是一些并没有太多工作经验的年轻人，这就会导致在工作中出现的问题很难得到解决，从而也会影响档案管理工作的实施质量。

二、新形势下对机关事务管理档案工作质量提升的建议

（一）做好档案数据的管理工作

在机关事务的档案管理工作中，应该用有限的资源在最大程度上做好档案管理工作，做好档案数据的建设和管理。在新形势下，利用计算机以及互联网等设备，做好数据的建立、整理以及保存工作对于档案管理工作来说具有重要的意义。在机关事务管理工作的几个模块中，都会涉及档案数据的管理和建立等等工作，包括公务车的维护记录、设施维护记录等，做好这些数据的管理工作有利于保障单位的资产，保证机关事务工作履行的全面性。对于机关事务中的工作做好登记记录工作，可以让机关事务中的工做执行的更加的规范，还能让各个工作有可以依照的依据，同时也有利于良好部门形象的建立。同时应该明确好数据的收集和管理工作，明确出收集数据以及管理数据的人员，交由指定人员完成相应的数据管理工作，保证数据规范性[3]。同时在整理时可以将数据用计算机等设备进行储存备份，有利于需要时能够快速查找到相应的数据。

（二）建立健全的档案管理体系

保证档案管理工作的质量首先就应该建立完善的档案管理工作体系。首先，应该明确档案管理工作负责的相应领导，实现领导带头，其他成员重点实施的档案管理工作，将档案管理工作具体化，明确各部分的责任人[4]。其次，要建立健全的管理制度。对于档案的收集以及使用工作都建立完善的制度，保证在实施工作时有可以依据的规章制度，按照各部门的职能职责实施管理工作。例如，在对于公务车管理时，应该记录好车辆的耗油以及维护等等工作的花费情况，并对数据进行整理和分析。再次，还应该对档案管理工作做好考评的机制。将管理档案的工作人员的工作情况也归纳到档案工作的考核范围内，在每个年度实行优秀工作者的表彰，带动良好的档案管理工作氛围，促进高质量档案管理工作的完成。最后，在新形势下，应该重视信息化、数字化管理手段的应用和实施。在档案数据的收集和管理中重视数字化档案的应用，并将政府网站中的信息合理地应用到工作中。数字化的管理工作能够为档案管理工作提供更多的发展机遇，也可以为机关事务管理档案工作质量的提升奠定基础。

（三）重视工作人员的综合素质提升

拥有较高职业素养和综合素质的档案管理工作人员是机关事务能够实现高质量档案管理的关键。所以要加强对于工作人员的培训工作。首先，可以利用互联网等设备，给工作人员组织线上培训，邀请相应工作中能力比较强的专家学者对工作人员进行培训。其次，还可以给档案工作者创建相应的平台，邀请优秀工作者将自己的工作日常在线分享，实现管理工作质量的共同提升。最后，还可以定期给档案管理工作者组织交流会，让大家分享自己在工作中的收获和遇到的问题。对档案管理工作者实施有效的培训工作，才能让其及时发现自己身上的不足之处，才能让其学习到先进的档案管理工作经验，促进机关事务管理档案价值的提升[5]。