大数据背景下事业单位档案管理工作研究

2020-12-08

魅力中国 2020年19期

（兴安盟公路管理局，内蒙古乌兰浩特 137400）

互联网技术的发展为人们的生活与工作带来了较大的变化，随之而来的大数据时代对数据信息的高度整合与开发利用模式为事业单位的档案管理带来创新的机遇，应利用大数据积极改变档案管理模式，全面提升档案管理水平。

一、大数据的概念及特征分析

（一）大数据的概念

大数据用英文表示为Big Data，也称为海量资料或巨量资料，指的是很难在一定时间之内用常规软件工具进行管理、处理和捕捉的数据集合，通过对数据的合理分析和整理，从而为企业经营、社会发展决策提供主要的依据。大数据不仅是一种数据的集合，也是一种信息资产的集合。

（二）大数据的特征

其一，大容量。所谓大容量就是数据的存储量非常巨大，大量的人工或者自动的数据通过互联网进行聚集，形成了“大数据之海”。其二，多样性。多样性指的是数据的内容、格式等变得日益多样，不仅包括图片、音频、文本，同时也包括视频、模拟信号等，同时，数据的来源也越来越多样。其三，速度快。大数据的速度快主要体现在两个方面，数据产生快、数据处理快。其四，真实性。数据的重要性就在于对决策的支持，数据的质量保证。

二、大数据背景下事业单位档案管理工作研究

（一）加强档案管理工作观念的更新

在大数据时代背景下单位对档案管理工作提出了更高的要求，单纯的对档案进行归档和整理已经逐渐无法满足单位的使用需求，因此在档案管理工作创新中还需要从工作观念转变。为了提升服务质量和水平，观念的转变是第一位的。在遵循部分资料保密的基础上，提升单位档案管理的实效性，提升单位档案的利用水平，强化单位档案管理的服务意识，提高数据化利用水平。

（二）引进先进的信息化设备

事业单位要想进行高质量的大数据运算，提高档案信息管理的水平，就必须淘汰掉已经落后的、已经不适用当前档案管理的设备。必须提高对档案管理设备的投入，积极引进先进的设备，为加强档案管理提供硬件上的支持。在选择时，要注意设备的安全性能和隐私保护性能，选择高质量的设备，以满足档案信息大数据处理的要求。

（三）提高管理人员素质，强化服务水平

档案管理工作人员是档案管理改革与创新的主体。因此，事业单位应该从以下几个方面努力，提高档案管理人员的素质：一是重视人才引进，针对有学历、有经验、有能力的优秀档案管理人才，事业单位应该通过多种途径积极引进、委以重任，从而优化档案管理队伍结构、提高档案管理工作效率；二是重视人才培养，针对现有档案管理人员，应该积极展开在岗培训、外出学习考察等，运用先进的理念、知识和技术武装档案管理人员的头脑，促进档案管理工作的改革与创新。

（四）提升档案管理信息化水平

档案管理工作的信息化已经不是一个新鲜的概念，但是就目前的情况来看，信息化水平仍然处于初级阶段，也就是用电脑、打印机、复印机代替人工纸笔记录，或者架设单位内部局域网络进行部门间的信息传输。这与本文提到了信息化仍然存在着一定差距。档案管理的信息化，应该先从档案的双渠道管理模式入手，也就是纸质档案与电子档案双渠道，这样一方面能够有效提升档案的管理工作的安全性与严谨性，另一方面也能够有效提升档案文件的调阅速度，同时通过档案管理的权限设置，防止档案的随意篡改，提升其管理工作质量。此外，为了能够进一步提升部分档案的共享性及信息传输的及时性，还应该具有数据备份意识，将档案数据传输至网络云端进行备份，这样能够大大提升其使用的快捷高效。

（五）在大数据时代，档案管理要做到共享

一些事业单位的档案馆因考虑到档案安全和社会责任，在资源方面不愿意和其他档案馆一起共享。但是，从数据价值角度来说，数据与档案唯有实现真正的共享，才能切实发挥出最大的效用。所以，每一个事业单位的档案馆都需要强化合作，有效建立开放型的档案共享平台，把每一级的档案馆里所公布的数据和档案，在统一的网络公共平台上公布出来，利用网络技术的优势，实现最大范围的档案资源共享及进一步的扩散。与此同时，事业单位的档案管理部门还需要有效结合实际情况，从优化与融合公共资源来着手，保证知识产权和国家机密的前提下，开放并融合各种数据信息资源，充分满足大众使用和查阅事业单位档案的需求。