事业单位档案规范化管理建设初探

（山东省菏泽市单县城市园林绿化服务中心，山东 菏泽 274300）

当前大部分事业单位的档案管理工作并未构建一个健全的管理制度，标准化程度相对较低，档案管理工作人员的专业素质参差不齐，加之在传统档案管理工作中遗留了一定的问题，这都是制约事业单位档案规范化管理建设的关键因素，应当采取相应的措施来推动事业单位档案规范化管理的顺利开展。

一、事业单位档案规范化管理建设所存在的问题

（一）档案管理制度不够完善

事业单位在开展档案管理工作时，流程相对较为繁琐，内容相对较为复杂，特别是伴随着互联网技术的应用与普及，各类档案资料数据的数量越来越多，这就很容易让档案管理工作相应环节显得较为混乱，对档案管理工作的质量及效率产生不利的影响。要想有效避免这类问题，就应当通过完善的档案管理制度来产生相应的制约作用[1]。但当前大部分事业单位档案管理所建立的制度相对而言不够细化，所具备的可实行性相对较低，还需要根据时代发展特征对其进行改良与优化。

（二）档案管理信息化程度较低

为了让档案管理人员的工作压力得以降低，当前大部分事业单位都逐渐使用信息化技术平台来开展档案管理工作，有效提升了档案管理工作的效率。但其中仍然存在着一个问题，那便是部分事业单位在档案管理信息化方面有着较低的标准化程度，各类软硬件不够规范与统一，不符合档案规范化管理的基本要求，很容易对档案信息的共享开发及使用产生一定的抑制效果，妨碍档案所具备的作用得到充分的发挥。

（三）档案管理工作人员专业素质参差不齐

要想促进事业单位档案规范化建设，就必须要求档案管理工作人员有着较高的专业素质，但当前事业单位档案管理工作人员呈现出专业素质参差不齐的现象，大部分工作人员的职业道德意识以及业务技能还存在着一定的问题，需要对其进行有效的提升。

（四）传统档案管理工作中遗留问题数量较多

近年来，事业单位档案管理工作在不同阶段都进行了体制方面的改革，这也就导致了传统档案管理工作中的遗留问题抑制了档案规范化管理建设的发展，例如传统档案管理工作中的编撰相对而言较为粗糙，并未完整地对数据信息进行收集和记录，并不具备较高的使用价值。

二、事业单位档案规范化管理路径

（一）健全档案管理工作相关制度

事业单位要想推动档案规范化管理建设，就必须建立较为健全的档案管理制度，包括但不限于《档案库房管理制度》、《档案安全保密制度》以及《档案借阅制度》等，明确具体的档案保管期限、归档范围这类基本信息，不断规范档案管理工作流程，这样一来才能够符合事业单位档案规范化管理的相关标准。同时档案管理制度应当与事业单位其余工作管理制度形成一个良好的衔接，共同组成一个完善的总体管理制度体系，并且也要将档案管理制度添加至员工岗位责任制中，从而让管理人员引起高度的重视，从而严格执行档案管理工作制度，规范自身行为，确保档案管理工作的效率及质量。

（二）提升档案管理信息化的标准化程度

当前信息技术已经逐渐融入了人民群众日常生产生活中，档案管理信息化已经是大势所趋。为了有效推动档案管理信息化建设，我国相继颁布了《电子文件长期保存格式需求》、《电子文件元数据方案》这类文件，因此事业单位应当严格遵循国家所颁布的技术标准，保证数字档案资源数据在格式方面的规范，满足数据信息安全共享的基本要求[2]。同时事业单位也应当提升信息化管理的标准化程度，建立统一标准的档案管理系统，根据档案管理的基本要求来实现自动化办公的基本目标，从而最大化地降低档案管理工作人员的工作压力，这样不同单位之间就能够完成相应的档案共享操作，并顺利对档案进行开发与利用，充分发挥出档案自身所具备的作用与价值。

（三）针对档案管理人员进行培训教育

要想有效推动事业单位档案规范化管理建设，相关人员应当定期组织档案管理人员开展相应的培训，让其职业道德意识得以提升，对自身工作引起高度的重视，从而有效规范自身的行为及思想，严格遵循相应工作标准。同时也应当提升其专业技能水平，让其能够全方位地了解到档案管理和信息化方面的理论知识，学会基本的实践操作，增强其对于工作的胜任力，具备充分的素质与能力，从而有效提高事业单位档案管理工作的规范化程度。

（四）逐步解决传统档案管理工作中的遗留问题

事业单位在开展档案规范化管理建设的过程之中，应当高度重视传统档案管理工作中所存在的遗留问题，采取合理的措施来进行解决，避免其对后续档案规范化管理工作产生不利的影响[3]。例如在将传统纸质档案逐步转化为信息化档案时，就应当让相关技术人员对档案的基本内容及时进行审核与校正，针对其中有所遗漏的部分进行补全，让档案信息的价值最大化。

结语：综上所述，当前事业单位在进行档案管理工作时，应当大力推行规范化建设，有效提高档案管理的规范化水平，明确当前档案规范化管理中所存在的问题，结合当前时代发展实际特征，采取合理的措施来进行解决，以此来增强工作效率以及工作质量，从而促进事业单位档案管理工作的良好发展。