试论事业单位档案保存和利用管理方法

（海东市平安区房屋征收与补偿中心，青海 海东 810600）

由于档案的数量多，种类杂，使事业单位的档案管理工作效率不高，事业单位的领导者也在持续的关注档案的保存和利用工作，为档案管理人员带来了不小的压力，各方都在积极努力的探寻档案保存和利用的新方法，想要逐步的提高档案保存和利用效率。

一、事业单位档案保存和利用的作用

事业单位是我国政府使用国有资产建立的，事业单位数量比较多，像政府、教育、科技、文化、卫生等这些服务性的机构，一般都是事业单位。学校教育部门为我国的经济发展培养人才；医疗系统为人们解除疾病的困扰；科技部门为我国科技发展做出巨大的贡献。我国的经济和科技技术的发展，都离不开事业单位做出的努力和贡献。事业单位经过长时间的运行，其中的档案管理单位已经具有成熟的档案管理方法，通过对事业单位档案的保存和利用，可以从中分析出事业单位在过去一段时间内的运营情况，也可以分析出事业单位的工作效率和办公中存在的问题。在事业单位档案保存和利用的工作过程中，得到的工作经验，为部门的发展提供实质性的建议，找到工作中的不足，进行改正，提高事业单位的服务质量和办公效率。

二、事业单位档案保存与利用存在的问题

事业单位已经意识到档案管理工作的重要性，加强了档案信息的管理，并加快档案管理的信息化进程，但在实际操作中，档案的保存与利用仍然存在着问题。

（一）事业单位档案资源利用不足

很多事业单位在档案管理中，没有充分的利用现有的档案资源，在档案利用上主要以借阅和查阅方式为主，档案信息资源对外开放具有太多的限制和约束，需要借用人员提供相关的证明和相关的证件，流程多、手续复杂，档案资源没有实现信息共享，使档案资源没有得到充分有效的应用。

（二）事业单位纸质档案问题

纸质档案在多年的保存过程中，有的已经出现了残缺和破损，档案管理工作没有做到实处，造成档案的完整性遭到破坏，准确性和有效性没有足够的保证。

（三）档案管理缺失

很多事业单位还具有传统档案管理的意识，自身信息化建设不足，使档案信息丢失。如今，档案种类、档案数量都在增多，事业单位还没有意识到传统档案管理存在的弊端，导致档案不能得到有效的利用，使档案保存和利用的寿命变短。事业单位在档案管理上人力、财力投入不足，使档案的管理工作缺乏技术和资金上的支持，管理方式发展缓慢，在事业单位保密制度的约束下，多数档案信息不能进行查阅，档案信息没有得到充分的利用。

三、事业单位档案保存与利用的管理方法

（一）提高档案的管理和利用

在政务信息化的要求下，事业单位建立信息化档案管理，提高了事业单位的工作效率。通过应用互联网技术，建立档案数据库，对档案进行科学的保存和利用，注重档案信息管理系统的搭建，开发信息系统的各项档案管理功能，充分利用互联网技术，实现事业单位档案管理的信息化建设。

培养档案工作人员的服务意识，以档案的保存和利用作为工作重点，提高事业单位的服务质量。事业单位要扩大自身的服务领域，定期组织编研活动，对档案资源进行整理、分析、利用，做好专题编写、材料汇编等工作，针对使用人群进行针对性的编制，为其提供高质量的档案资料。要使档案得到充分的利用，还要开发新的渠道，深入研究档案资源的潜在价值，从社会、科研、文化等多个当面进行深入的挖掘，开发档案的利用价值，从各个方面对档案信息进行充分有效的利用。

（二）健全档案管理队伍

档案管理的队伍建设与事业单位的运营状况息息相关，影响着事业单位的运营管理和办公速度。需要加强档案管理队伍的建设，招聘具有较高综合素质的高知人才进入到档案管理队伍中来，为档案管理队伍不断的增加人才储备，使整个队伍具有较高的档案管理水平，使档案管理工作高效有序的进行。事业单位还应做好人才的培训工作，对档案管理队伍的工作人员进行定期的专业知识培训，组织沟通交流活动，加强工作人员之间的团队合作意识。提高档案管理人员的职业技能，就电脑操作能力、文件归档能力、文字驾驭能力等相关技能也要在培训中注意讲解，使档案管理人员操作更加的规范化，档案管理也更加的标准化。在队伍建设中需要事业单位提供人力、物力、财力的支持，并做好部门之间的沟通和协调工作，有利于档案管理工作的全面开展，使事业单位档案的保存和利用实现经济价值和社会价值。

（三）加快档案管理信息化建设

事业单位的档案管理不仅要满足现代人对档案的需求，还要不断的改革档案管理的方法，创造出新的管理方式，使档案管理更加的科学合理。通过对市场调查，进行档案管理的市场定位，培养工作人员的竞争意识，提高档案管理的质量。应用互联网技术，建立档案管理信息平台，使电子档案逐步取代纸质档案，加快档案的信息化进程。事业单位档案管理实现信息化的同时，要做好档案资源共享工作，以用户为核心的市场化操作，满足用户查阅档案信息的需求。做好事业单位档案数据库的安全工作，防范档案信息泄露的危险，建立完善的档案管理机制，使档案管理运行的更加高效，更加规范，提升事业单位档案保存和利用管理的水平。

结语

事业单位信息化不断的完善，传统的纸质档案逐步由电子档案代替，电子档案存储方便快捷、查阅简单，提高了档案管理人员的工作效率。电子档案应用互联网信息技术，提高了档案的管理水平。新技术的引用，事业单位的工作人员要做好适应信息化管理的准备，加强自身的学习，提高自身的职业技能，做好本职工作，更好的为社会大众服务。