大数据时代推进档案信息化工作的思考

（山东省招远市辛庄镇政府，山东 招远 265400）

前言：大数据下档案工作有了新的技术作为支持，并且档案管理也实现了有效的革新，在管理方式以及手段上，与以往有着明显的区别，但是在各部门开展档案信息化过程中，很多的挑战还是需要注意的，毕竟档案信息化在国内的整体发展还是比较晚，人才、技术以及管理体制等很多的问题，都还是需要慎重思考的。

一、大数据时代档案管理的困境

（一）隐私和安全隐患

大数据下各类的信息更加具备开放性的，这让隐私安全受到一定程度上的挑战，不仅需要档案人员有极强的安全意识，还需要在档案管理中，采用更加有效的技术手段，来应对复杂化的网络空间。现阶段应对信息安全方面的法律并不是非常完善，管理标准与信息安全的实际需求并不符合。在这种情况下，开展档案信息化的进程中，很多的重要数据因为在传输以及存储等环节出现漏洞，存在着信息泄露的风险，在使用权限方面也存在一定不足，很多个人信息并未得到安全存储被其他人获取。这些都是信息安全方面要解决的关键问题[1]。

（二）数据处理方面的难题

现阶段数据海量增加，给档案工作带来一个难题，就是对数据的有效处理。数据实现了几何指数增长，面对这样的情况档案部门难以存储以及处理日常获取的各类数据，无法用科学的方式对这些数据进行筛选以及使用，即便是提供了云盘技术，也是难以应对数据实时变化的现实情况。基于云计算的数据分散式存储方式，对数据分析造成了一定程度上的影响[2]。大数据处理档案信息的时候，要将信息从分散点传输到数据处理点，若是在存储点进行直接处理，可能会导致数据不足，以及无法确定数据的来源。可以说大数据给档案带来的，不仅仅是管理方面的问题，也是技术方面的问题。

（三）技术方面的挑战

大数据与档案工作的结合要面对一些技术方面的挑战，如今借助大数据对信息展开处理，容错率是比较高的，涉及到的算法也非常复杂，现有的算法并不能保证数据信息处于绝对安全的状态，在减少的错误中带来的是运算成本。若是在计算中出现了错误，就会导致数据处理失败[3]。另外当下的数据设备没有足够的可扩展性，使用的分析方法是基于高层次共享，导致了系统维护成本是非常高的。

二、大数据时代档案信息化的推进措施

（一）改革档案信息化数据收集方式

借助档案信息化的手段，对数据收集的方式进行适当改革。首先是要发挥出信息化的优势，对档案数据进行适当的拓展，加强各类数据的收集能力。其次在档案信息化中，要注重面向更加广阔的数据资源，不断提升对各类零散数据的收集能力，并构建关系型数据库，对各类的网页、邮件以及图片等非结构数据展开适当的收集。

（二）实现档案服务的智能化

需要从服务的角度出发，对档案管理进行强化，并提升档案信息化的整体质量，将档案人员的实际作用发挥出来，解决档案工作中的一些问题。首先是要对以往档案被动化的局面进行适当的改变，要形成主动的服务模式，并提升档案信息化的整体效率以及质量，发挥出档案信息的实际价值，另外是要借助大数据以及云计算的技术手段，提升对档案信息的推送能力，与现阶段智慧型服务的实际要求进行契合。这样可以从用户行为中，不断分析出数据的需求，然后在档案工作中，实现对数据的有效挖掘，提升档案信息化的服务功能，让档案信息的实际价值得到充分地发挥。

（三）建立安全管理工作系统

在档案信息化的实际建设中，要加强对档案信息的安全保障，实现对数据的安全管理，这样才可以提升大数据下档案工作的针对性以及有效性，解决档案工作中的安全隐患，对档案的传输、使用以及存储等方面，采取必要的安全管控。首先要加强对安全防护的重视，对档案信息做好安全的防护，提升物理防护能力的基础上，还要加强对系统的防护措施。其次，需要建立信息安全的工作团队，解决档案工作中的一些不规范的现象，提升档案信息化操作的规范性，避免出现危害系统安全的操作。

结论：总之，在现阶段档案工作的实际开展中，档案信息化是一种必然的趋势，需要各部门加强对档案信息化的正确认知，并将档案信息化作为提升自身管理水平的重要手段，在实际的工作中提升档案信息化的水平，加强对数据信息的分析以及利用，并借助大数据的手段，提升档案工作的整体水平，发挥出档案工作的服务功能。