信息时代综合档案室数字化管理问题及对策

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引言：档案管理工作需要大量数据，传统的纸质档案管理成本高、不便于储存。综合档案室信息化、数字化为档案管理工作提供了新的发展方向，针对数字化过程中出现的很多问题，需要各方一起努力，共同促进档案管理的发展。

一、综合档案室数字化管理中存在的问题

（一）设备老旧，资金投入不够

数字化档案室的前提是专业设备的配置到位，还要有与之配套的软件系统进行支持。现在大多数企业门户网站都是与OA 系统并行以建立档案系统，OA 系统即办公自动化系统，是一种应用于办公领域的新型无纸化办公系统。这种档案运行系统一般都是委托第三方公司进行开发，前期的设备和关联系统投入需要大量资金。一些企业在这方面的投入不足，设备没有及时更新，导致无法建设综合数字化档案室。

（二）档案管理人员专业素质差

数字化档案管理离不开人的操作，由于管理系统的升级换代，对于人才的要求也在逐步提高。在传统纸质档案管理中，工作人员只需要记录数据与整理，重复性强，操作简单。在电子化管理系统下，工作人员首先需要学习操作系统的使用，对其专业技能的要求比较高。管理人员还要对一些基本的信息知识有所了解，参加专业培训学习操作方法，这对于当今专业素质普遍低下的管理人员提出很大的挑战[1]。

同时以前的档案管理人员在职业道德上的要求也不高，经常错记漏记，导致后续的核查使用时出现问题。数字化改革后更需要工作人员的耐心和细心，一个数据和信息的错输都会导致整个系统后续操作的误差，对企业造成更大危害。同时，一些工作人员缺乏信息筛查的能力，对于信息只是一股脑记录，抓不住重点信息，也没有档案备份的意识，在遭遇紧急情况后造成档案数据无法恢复。

（三）技术落后，安全性缺乏保障

数字化档案给档案管理带来了很大的便捷，但这依赖于技术的进步。现在许多企业虽然已经建立起数字化系统，但系统还比较原始粗糙，技术更新还不到位，导致安全隐患也十分严重。管理人员缺乏安全意识，系统对于权限管理的设计也不严谨，致使信息泄露的风险极高。综合档案室中一般存储着企业人员、经营、资产交易等许多信息，如果信息泄露对企业会造成极大损失。

目前的数字化档案的覆盖也不全面，对于一些设备仪器的记录不全，由于其他系统也在并行使用，信息十分繁杂混乱。其他系统中的信息，如人力资源信息、OA 系统的信息没有及时上传到档案中，造成档案信息不全，一些老旧的纸质信息也没有及时扫描上传到电子档案中。

二、推进信息时代综合档案室数字化管理的方法

（一）加大资金投入，更新基础设备

资金保障是数字化档案室建设的基础，企业应该拨出专项管理费用进行数字化档案室建设，及时购买合适的设备和配套的专业系统，做好基础设施的搭建，确保资金使用到位。实际工作中要选择适合自身的数据库系统，可以建立专门的档案管理机房，使用专业的计算机硬件，保证设备的硬件能满足管理工作的需要，软件搭载也要以能高效稳定运行为标准。

（二）培养复合人才，完善人才储备

复合型人才是数字化档案发展的核心，数字化管理对于工作人员的专业技能、职业素养和职业道德等都提出了更高的要求，需要既了解档案管理又懂计算机知识和操作的复合人才，以往那些单一技能人员已经不适用现今的管理工作。

企业可以进行人才引进，将优秀的管理人才引进到自己的企业中。对已有的档案管理队伍积极进行培训，使其及时学习到数字信息知识，锻炼出数字化操作技能，对于表现、进步快的员工要给予奖励鼓励，树立典型。还可以通过社会招聘、邀请老师交流经验的方式全面提高管理人员的素质[2]。

（三）发展技术，做好保障系统

技术的发展使得安全问题已经成为了数字化档案管理的关键问题。数据泄露不仅会影响公司自身利益，更会对行业造成极大危害。因此企业需要努力提升系统的技术水平，建立安全防护机制，比如设立防护墙、二次验证、加密保存等。在海量数据的条件下，及时建立大数据平台，使用云数据技术进行档案信息的备份储存，大数据平台的建立也有助于对数据进行系统分析，为企业提供行业的发展趋势。

针对于一些管理人员安全意识薄弱的问题，企业应该对其进行专门培训，使其了解一些诸如IP 地址劫持、软件漏洞、病毒攻击的问题，并学习相应的防范措施。强化管理人员的档案备份意识和加密意识，对于机密档案的使用严格遵守安全规定。

（四）有序管理，加强规范建设

一个系统的建立，离不开有序管理的引领。对于当前档案管理工作中出现的不规范现象，应该优化管理技术，明确规章制度。很多数据泄露案件的发生和管理工作不到位有很大关系，工作人员的疏忽没有被后续核查人员发现，对于工作敷衍了事，规章制度形同虚设，造成档案管理中的诸多问题。很多工作人员没有信息安全意识，对于电子档案使用的习惯也不好，没有备份的习惯，这些问题都可以通过管理工作的推进进行避免。

在电子化档案存储中要设立严格的标准，比如对于不同类型的档案使用什么样的扫描方式、存储格式、颜色标准等都应该有所规定。对纸质档案电子化的过程进行规定，比如哪些档案和电子档案要共存，哪些要进行合并，哪些需要长期保管，对于废弃的纸质档案也要及时做好销毁，避免信息泄露。

结束语：综合档案室数字化将会为档案管理工作带来很多便利，但不能否认的是当今管理工作中还存在很多问题。面对这些问题，企业和工作人员应该协同努力，通过资金、人才、技术、管理等方面的改进，推进数字化档案室建设进程的不断前行。