事业单位档案管理规范化路径研究

2020-12-08

魅力中国 2020年26期

（山东省菏泽市单县城市园林绿化服务中心，山东菏泽 274300）

前言

档案是事业单位管理的重要组成部分，其以声像、图表、文字等多种形式保存着事业单位的历史记录。国家方面为了提高事业单位的档案管理水平，出台了《干部人事档案工作条例》、《机关档案管理规定》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等系列规定，为推进事业单位档案管理的制度化、标准化、科学化及规范化，奠定了良好的制度基础[1]。

一、事业单位档案管理实现规范化的重要性

这主要体现在两个方面：一方面，有助于保障档案安全。现代图书学和档案学认为档案是一种宝贵的无形资产，认为档案的参考价值和凭证价值对于单位的发展起到有效促进。首先，实现事业单位档案管理规范化，严格遵循规章制度、政策文件及法律法规来管理档案，能够防止档案管理工作出现混乱的情况，做到真正的精准管理。不管是收集新档案，或是处理、升级和销毁旧档案，都需要满足一定标准，遵守相应的流程，否则便会导致档案管理出现问题，给档案价值的发挥形成直接影响。其次，加快事业单位档案管理规范化，严格传阅、归档、借阅的流程和内容，能够使档案安全得以良好保障，以免发生档案损毁、遗失等问题；另一方面，有助于降低管理成本。伴随事业单位单位的持续发展，相较于以往档案资源的数量可谓有着巨大提升。在此种背景下，唯有实现规范化管理，才可能实现成本的降低。例如，通过加快信息化建设，能使纸质档案占用的资源与空间有效缩减，实现网络终端的“一体化管理”[2]。同时，通过实现档案管理规范化，也有助于档案管理人员工作量的减少，进而将每个档案管理人员的价值更多发挥出来。例如，职责分工的明确，能够将重复劳动问题更好地解决，将不必要的中间环节缩减掉，从而提高档案管理效益。

二、实现事业单位档案管理规范化的路径

上述分析中我们得知事业单位档案管理规范化的重要性，因此，该通过哪些路径实现规范化管理的目标，就显得十分关键。笔者建议可从如下方面着手：

（一）增强档案管理规范化意识

档案管理工作是事业单位实现自身管理水平提升的重要环节。一个单位档案管理的水平，能够反映出自身的发展潜力及管理概况。要做到思想指导行动，就需要进一步加强档案管理规范化意识。具体而言，一方面要做好宣传工作，使单位全体人员对档案管理规范化的重要性有着清楚认识。可通过在橱窗、宣传展板等位置张贴档案管理海报，定期开展档案管理的宣传教育活动，提升单位全员的档案意识，尤其要注意强调档案规范化管理的重要性及内涵要义。另一方面，将档案管理纳入到单位规划中。在单位的经费预算及年度计划等方面，应考虑到档案管理的部分，进行专项管理基金的设置，不断推进档案管理规范化。

（二）加快档案管理制度规范化

档案管理规范化需要管理制度的有效维护。想要实现档案管理规范化水平的提升，就应着手建设相应制度，结合现有制度的具体情况展开及时的更新、维护。并且，要注意将规范化和精细化相结合，针对国家已有的规定，制订制度细则，同时，着手规范之前未规范的流程和环节，统一管理、统一标准。比如，声像档案、电子档案及纸质档案等，如何借阅与保存不同类别的档案，都需要相应档案管理规范进行要求。

（三）档案管理队伍建设规范化

档案管理规范化的必备条件就是一支素质过硬的档案管理队伍。因为，档案是通过相关人员进行管理与保存的，需要相关人员既能熟练掌握信息技术，又要具有政治意识。在建设档案管理队伍的时候，可选聘档案管理专业出身的人员，以使档案管理队伍的专业综合能力得以加强。或是加强现有人员的继续教育培训，结合《档案专业人员继续教育规定》对培训内容做进一步规范，采用多种有效方式来提高档案专业人员的学科素养与创新能力，帮助他们掌握更多档案专业的新方法、新技术、新知识，通过不断地学习实现自身专业水平的提升，进而实现档案管理规范化的目标[3]。

（四）推进档案存档保管规范化

国家档案局对档案安全保密工作一直都是重点强调的，这也是实现档案管理规范化的基础条件。对此，这要求各事业单位在探索档案管理规范化路径的过程中，要注意消除档案管理中的安全隐患。一是，利用现代化技术监控纸质档案室的湿度与温度，避免档案滋生害虫。同时，针对具有较大价值的纸质档案，要采用微缩拍照、电子扫描等诸多方式展开及时处理，将之转为电子档案，以使档案寿命延长。二是，尝试将数字证书技术、云加密技术、数字加密技术、区块链技术等在电子档案加密领域进行运用，并借助云存储长时间保存电子档案，保证事前防控和事后防控有机结合。三是，加强保密教育，对涉密档案的审批流程和查阅权限进行明确，以免发生问题。并且为了提高员工的责任意识，相关岗位员工要进行保密责任书的签署。