探析人力资源管理工作中档案管理的发展细则

2020-12-08

魅力中国 2020年19期

（乌兰察布市集宁区市场监管局，内蒙古乌兰察布 012000）

一、事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作不够重视

一些事业单位对档案管理法律法规认识不足，人事档案的内容主要包括员工的学历、职业经历、思想品德、政治信仰、业务水平和奖惩记录等个人信息，是人才信息的重要体现，更是事业单位员工测评和待遇确定的重要基础。所以，事业单位人事档案管理工作具备政治性和服务性双重特点，但是大部分事业单位对这项工作认识不够，一些档案工作过于表面化，档案管理工作开展状况不够深入，另外新的社会环境下工作人员流动性较大，领导和员工不够重视，整个档案管理工作很难实现科学性的发展。

（二）档案管理基础业务薄弱、制度欠缺

在事业单位档案管理工作中，传统的档案管理制度不够科学系统，会引发很多问题。现阶段人事档案的流转缺乏科学的制度规定，很容易出现档案混乱和人力资源流失的状况，直接给事业单位造成难以估量的损失。人事档案管理制度是现如今人力资源管理工作的重点，因为规章制度的不完善，管理手段的欠缺以及管理人员的不重视心态都会影响档案管理工作的落实，影响事业单位的有序发展。

（三）档案室现代化管理设备欠缺

随着科学技术水平的不断发展，信息化管理手段在整个社会环境中的应用愈加广泛，能简便办事流程，提高工作效率。但是许多事业单位对人事档案管理工作不够重视，人力物力投入有限，软硬件建设也不到位，一些纸质档案因为保管不善甚至会出现损毁的状况，档案管理工作过于形式化，很多工作只能凭借人工手动搜索，工作方法不够科学。过去的档案管理工作方式，已经不能适应复杂的人力资源领域的发展，很容易会出现人事档案管理工作的缺失，影响事业单位健康有序的发展。

（四）档案管理工作人员素质有待提高

人事档案管理工作的重点是收集、整理、保管、传递档案，很多单位不够重视此项工作，负责档案管理工作的工作人员缺乏专业素养，对于工作中出现的问题不能科学合理的解决。人事档案所记录的都是比较私人的信息，但是国家规定人事档案也是国家资源的一部分，在使用的时候要有明确的权限。档案管理工作人员的素质会直接影响档案管理工作的效果，如果专业技能不足，只凭借工作热情盲目管理，不仅无法胜任档案管理工作，还会影响整个单位档案管理工作的科学化发展。

二、事业单位人事档案管理发展细则

（一）提高对档案管理工作的认识

事业单位领导人员，特别是主管人事工作的领导要重视档案管理工作，转变思想认识，把档案管理工作作为工作重点积极落实。事业单位领导要站在全局的角度考虑问题，充分肯定人事档案管理工作并加大管理力度，根据不同的工作内容进行规划和分析，保证所有工作人员都能够重视档案管理工作。必要的情况下，可以在单位内部成立堵车工作小组，对档案管理工作展开检查，及时发现问题，要加强部门之间的配合，研究发展对策，保证人事档案管理工作顺利落实，实现事业单位人力资源的有效应用。

（二）健全并完善档案管理规章制度

事业单位中完善并健全人事档案管理制度是一项长远的工作，需要管理人员不断分析适应本单位发展的新型人事档案管理制度。建立规范化的管理制度，可以为日后的档案管理工作提供参考，保证工作人员按照规定落实细则，避免错误的发生。完善人事档案管理制度，首先要明确各部门及个人职责，确定职责范围和界限，落实严格的问责制度，保证不同的部门各司其职，实现档案管理工作的科学化发展。另外，在事业单位中借阅传递、使用归档人事档案也要有严格的流程制度，保证整个管理工作规范有序。

（三）落实档案管理工作的数字化发展

在整个事业单位人事档案管理工作中引入信息化管理手段，是今后整个档案管理工作的重点。在单位落实信息化档案管理能够更加高效便捷的完成档案的流转和应用，提高工作效率。现代人事档案管理工作过需要信息技术手段的支撑，人事档案的合理应用需要从建立档案数据库入手，在保护纸质档案的基础上满足社会发展的新要求。过去定时检查人事档案工作是整个人力资源管理工作的重点，现在有了信息技术手段的支撑可以提高工作效率。能够补充并修订人事档案的不足，修正错误的信息，保证档案的真实性和实效性，实现档案管理工作的科学化、有效化的发展。

（四）强化档案保密管理

要重视档案管理工作中的保密性，我国档案管理工作法律条文明确指出保密工作要按照国家的标准和要求进行。但很多事业单位对这个问题不够重视，导致很多重要机密泄露。所以，各事业单位在选址时要充分考量办公楼的位置和设置。做好档案库房防盗工作，区别开办公室和库房的位置。行政部门要指派专人负责档案的保管和管理，同时建立完善的管理制度，非档案管理人员不得入内。

（五）强化档案管理人才队伍建设

事业单位想要开展科学的档案管理工作，就要建设一个高素质、专业水平强的档案管理队伍，要坚持以人为本的思想，调动员工的主观能动性，强化其创造性和专业型水平，为整个人事档案管理工作的发展提供不竭动力。事业单位人才的培养和引进需要有政策、资金等方面的支持，要为档案管理人员提供更多的学习和交流机会，增长见识学习更科学的档案管理知识，合理规划工作方式，提高档案管理工作的整体水平。档案管理工作具有连续性的特点，所以相关工作人员要主动做好各项细致工作，实现档案的交接管理顺利进行。