如何提高企业档案信息安全管理的措施分析

郑红

（齐齐哈尔市昂昂溪区环境卫生服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161000）

企业档案是经过档案工作人员认真整理形成的第一手材料，是企业开展各项工作的基础。开发和利用好档案资源，解决档案管理工作中遇到的问题，是企业开展各项工作的重要基础，也是提高企业管理水平的不可多得的宝贵史料，管好用好档案，对企业资源开发起着重要作用。

一、加强企业档案管理防护分析

（一）加强组织领导，建立完善健全的组织管理体系

信息安全日益受到关注，但部分事业单位档案信息安全管理工作仍存在多口头重视，轻实地落实情况。提高事业单位档案信息安全管理工作实效，需建立健全组织领导机构，成立档案信息安全管理的专门管理机构，负责综合协调和指导落实，并要求各级事业单位将档案信息安全管理纳入档案工作领导小组职责范畴，及时研究解决实际问题;加大资金投入，将机房、计算机、防护软件等基础设施的配备及维护费用纳入年度预算，切实保障档案信息安全管理工作经费;将档案信息安全管理工作情况纳入事业单位及领导班子及全体工作人员年度考核体系，明确职责，失职必究，真正实现档案信息安全工作职责全覆盖。

（二）健全档案形成、归档、保管、使用等管理制度

归档是档案整理的重要环节之一，这一过程的规范程度对档案的完整性及有效性有关键性的影响，档案收集部门对档案收集时间、范畴、方式，都应形成规范的制度，作出明确的说明，其中档案信息的完整性不仅仅是内容的完整，还包含目录、附件和相关描述及说明。随着档案信息化进程的加快，档案的数量不断增加，使用率不断提升，档案的管理风险也不断加强。

二、档案管理中存在的问题分析

（一）档案管理对于企业的重要性认识不够

对于大型企业来说，档案的数量是十分巨大的，在管理上也就必然存在着一些漏洞。比如我们缺乏科学的档案管理规划，部分企业在日常的档案管理工作中，没有认识到档案对于企业的重要性，只是注重档案的交接工作和合格达标，仅仅把档案管理当作是对资料的整理保存，也因此常常出现档案断层的情况，想要的资料查不到，细节的资料未保存，缺乏科学的长远规划，给企业的运营造成一定困扰，延误企业工作进度。

（二）缺乏完善的档案管理体系

在对一些企业的调查中，我们还发现企业往往缺乏完善的档案管理制度，档案管理制度不健全就会导致档案管理的不规范不严谨。在日常档案管理中，经常会出现档案收集不规范的现象，比如在档案编制时，企业缺乏或者没有健全完善细致的档案收集制度，发散出去的档案有时很难完整回收，也没有健全的追责制度，无法追讨员工责任。

三、加强企业档案管理措施分析

（一）企业需加大档案管理新技术的应用

当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好的为企业服务，提供企业相关知识文献等。

（二）强化企业的知识服务能力，实现知识共享

对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接，获得权限后实现知识的查找工作。

（三）以档案信息化为核心，加快推进档案管理现代化步伐

优化协同办公系统应用。要迅速推广应用协同办公系统，充分认识该系统对档案管理信息化的重要意义，全面组织人员参加培训班，对档案管理模块提出应用改进建议，使系统更加符合企业档案管理工作的实际。加深与企业信息系统的融合。依托生产管理系统（PMS），实现生产建设领域档案数据的实时更新、查阅、操作的全数字化管理。以空间图形（GIS 平台）为载体，建设完善图模一体化平台，对每次操作的数据进行自动记录存储。积极开发档案信息资源。充分利用现代化设备，将文书档案、音像档案、科技档案全部录入档案数字化管理系统，实现了档案的网上存贮、统计、分类、检索、开发和异地查阅等功能。

（四）提高企业档案管理人员的专业知识水平

为了更好的完成企业的档案管理工作，档案管理部门可以引进有专业知识的人才或有相关工作经验的成员，使其迅速融入到企业的工作流程中。同时管理部门的负责人要对档案管理的成员进行公司内部的介绍，使成员加深对公司经营情况的理解，使其自身的知识结构可以适应于公司的发展需要，并且要加强档案管理人员的技能培训，使其适应于当前信息技术的高速发展，运用先进的知识管理手段更好的为企业服务。

四、结束语

这样的经历过兴衰荣辱的泱泱大国来说，它的历史价值和社会价值是不容置疑的。这就需要国家和领导人的重视和决策。现在的时代已经向文化倾斜，而在现代化科技的今天，档案的管理也要与时俱进，为这个时代创造出更多价值。国家软实力的提升，就是中国国力的提升，也是中国文化的传承。档案便是这其中的一个记忆符号。综上所述，档案现在已在多个领域发挥其作用，而档案的管理便是对于档案价值的保护。所以，加强档案管理，提高档案管理水平是一种责任。