综合性档案馆应用人工智能创新管理的SWOT分析*

（扬州大学社会发展学院 扬州 225002）

人工智能是研究、开发用于模拟和扩展人的智能的理论、方法、技术和应用系统的一门技术科学，正在对人类社会发展和生产生活产生极其深刻的影响。在档案管理领域引入人工智能，将极大提高管理效果、改善服务效率低下等问题。本文从档案管理创新的视角，运用SWOT方法分析档案馆应用人工智能技术创新管理的优劣势、新技术应用给档案管理带来的机遇和挑战，探索档案智能管理，提高档案管理水平。

1 综合性档案馆应用人工智能的SWOT要素分析

SWOT分析法又称态势分析法，主要分析研究对象的内部优势、劣势和外部的机会、威胁，理清内外部关系，通过匹配得出最佳实施战略。综合性档案馆有一定的应用人工智能技术的基础，档案管理工作因技术环境的改变面临新的机会，这正是SWOT与档案馆应用人工智能技术创新管理工作特性的一致性。因此，笔者将SWOT要素运用到档案智能管理工作中，探讨人工智能技术在档案管理环节的应用场景。

1.1 Strengths：优势分析

1.1.1 具备丰厚的数据资源基础

高质量的数据资源是人工智能应用的重要前提。截至2018年底，我国馆藏电子档案127.7万GB。其中，数码照片33.2万GB，数字录音、数字录像30.5万GB。馆藏档案数字化副本1556.4万GB。[1]档案馆拥有海量数字资源，数字存储与管理方面的优势确保资源真实可靠。档案馆可以利用人工智能技术将这些数字资源转化为优质数据资源，以此为基础，应用人工智能新技术，促进管理和服务智能化。

1.1.2 具有开展人工智能技术的基本条件

随着科学技术的进步，许多智能化设备设施，档案综合管理、控制及服务系统纷纷运用到档案馆建设上来，实现对档案资源、设施设备和库房环境的一体化管理，使得数字档案馆向智能化方向迈进了一大步，具有初步的人工智能技术条件。[2]档案馆在完成硬件形式上的升级后，还需利用人工智能技术，建设内在的数字档案资源，创新档案管理环节。

1.2 Weaknesses：劣势分析

1.2.1 数字档案馆建设大多停留于初级阶段

为响应智慧城市建设，综合性档案馆一直致力于应用人工智能、物联网等新技术建设智慧档案馆。数字档案馆是智慧档案馆建设的基础。目前，我国部分档案馆已完成纸质档案的数字化工作，但数字资源建设水平以及综合管理系统建设程度参差不齐。档案馆期望建设一个能够对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过门户网站、社交媒体等网络平台提供信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。[3]然而，现有的系统尚未实现数字档案信息的全过程管理；信息服务网络平台版块功能不全，缺少定期的系统更新与维护。档案馆综合管理系统智能化程度较低，不利于人工智能新技术的嫁接。

1.2.2 档案馆员综合素质偏低

档案人员的综合素质偏低是掣肘新技术应用的重要因素。一是馆员结构不合理，我国各级档案行政管理部门和综合性档案馆现有专职人员年龄偏大、技术人才偏少；二是档案工作人员专业程度较低，我国档案专职人员中档案专业硕士研究生以上学历的比例仅为1%，大部分档案工作人员数据素养偏低，对档案数据的收集、挖掘和综合分析能力弱，[4]难以适应人工智能技术的应用工作，需要相应的技术培训，才能熟悉操作流程，独立操作机器设备。

1.3 Opportunities: 机会分析

1.3.1 国家政策的引导

2017年7月，国家发布《新一代人工智能发展规划》，确定人工智能发展分三步走的战略目标。同年10月，习近平总书记在中国共产党第十九次全国代表大会的报告中强调“推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合”，利用人工智能新技术驱动经济发展。2019年3月，李克强总理在政府工作报告中提出“拓展‘智能+’ ……深化大数据、人工智能等研发应用”，希望拓展人工智能的应用宽度。国家越来越重视人工智能，以其作为基础技术，渗透到各行各业，为档案馆应用人工智能提供了良好的社会环境。

1.3.2 档案管理活动的转型需求

随着智能化和智慧化理念的深入，社会对档案馆的要求越来越高，档案管理活动急需转型升级，档案服务需要向个性化、智能化、知识化方向转变。传统的档案管理工作存在大量程式化步骤，管理模式简单、低效。档案分类倚赖人工，片面主观；档案鉴定水平较低，影响资源开放利用；此外，用户关注的不再是简单的获取文献，可能是文献中的某一段落，可能是围绕某一主体的一系列文献。因此，准确地从繁杂的信息环境中捕获和析取所需内容至关重要。[5]提供扫描原件图像的检索系统，已经无法满足日益个性化、精准化的用户需求。

1.3.3 行业理论与实践的推动

对于人工智能技术在档案工作中的应用，国内已经有了一定的理论和实践应用基础。相关专家学者积极寻找人工智能技术与档案管理环节的契合点，构想新技术在档案管理环节中的应用场景。这些探索和实践将进一步促进人工智能与档案管理活动的深度结合。例如江苏省太仓市档案馆引入人工智能为档案资源收集、智能分类、安全管理、网络建设工作服务，效果显著。北京市市场监督管理局运用自然语言处理技术对电子文件进行智能比对和分类，设置归档批处理标准和程序，提升电子文件归档工作效率。[6]这些富有成效的应用实例对综合性档案馆人工智能的运用起到了良好示范作用。

1.4 Threats：威胁分析

1.4.1 “技术至上”的倾向

从现有研究文献来看，关于大数据、云计算、人工智能等信息技术研究的论文数量几乎占据了总发文量的一半，这些文献虽然涵盖档案资源建设、档案社会服务等研究，但研究焦点集中在新兴技术方面。[7]在应用实践中，综合性档案馆也容易走上技术至上的道路，盲目追随技术热点，升级和更新馆内软硬件设施，而忽视档案信息内涵建设。比如，许多档案馆虽然开设有门户网站、微信公众号，但是发布的档案信息形式单一，内容乏味，缺乏吸引力。档案馆应该根据业务需求，将人工智能技术应用到具体的业务场景中，在技术升级的同时，注重档案信息资源的挖掘与利用，坚持技术与人文的有机统一。

1.4.2 “双重价值”的偏差

当前各地档案馆应用人工智能的实践，凸显了现代信息技术对传统档案管理环节的赋能和增效:智能化信息处理技术从根本上提升了档案参考价值实现的针对性和深刻性。智能化设备围绕具体主题采集处理信息，使档案信息服务更具针对性；数据挖掘与分析，揭示档案信息之间内在联系，提升档案价值实现的深刻性。[8]显然，人工智能的应用提高了档案馆提供信息服务的能力，有利于档案参考价值的发挥，但是，档案馆保存社会记忆、维护档案原始记录性的功能也应受到关注。在深层开发档案参考价值的同时，不能忽略了档案的原始记录性的维护。

2 档案馆应用人工智能创新管理的策略

2.1 优势—机遇（SO）策略

从档案的管理活动转型角度来看，人工智能技术在档案分类、鉴定以及检索利用等环节中有着巨大的应用前景。

2.1.1 借助自然语言处理技术，进行档案智能分类

《中国人工智能发展报告2018》报告显示：2017年中国人工智能市场规模达到237亿元，其中自然语言处理市场占比21%，目前已有许多相关应用产品。[9]文本归纳和分类便是自然语言处理技术的代表性功能。目前，各类档案总量庞大且迅速增长，文档管理面临极大挑战。档案馆可以利用文本归纳和分类技术，以一定的分类体系和标准，确定档案文本属性，寻找不同类型文本之间的关系，对文本类档案进行智能分类，[10]揭示档案内在联系，保证档案之间形成有机整体。当用户想要检索有关某主题的全部档案时，智能分类可以有效提高查全率，在最大程度上满足用户的需求。

2.1.2 建立专家系统，提升档案鉴定水平

档案馆长期以来较低的开放利用率与档案鉴定工作不足有着密切联系。档案人员专业水准、理解能力等因素，导致鉴定水平参差不齐，档案有效供给不足。而借助专家系统，一个具有大量专门知识和经验的程序系统，模拟专家鉴定过程，则能整齐划一，提升档案鉴定水平，将封闭的内部资源转为公开的社会信息。例如，北京市市场监督管理局利用图像识别和专家系统等人工智能技术，采用批量智能识别处理的模式对存量档案图像页面的公开级别进行自动鉴定，有效消除档案利用中的信息泄露等安全隐患，提高档案开放利用率，促进档案管理工作的创新。[11]

2.1.3 升级检索系统，满足用户精准化信息利用需求

准确用户需求，提供个性化服务是档案馆资源开发利用的目标。人工智能技术，能够实现档案数字化到数据化转变，使检索系统具备阅读、理解和处理档案信息的能力，对用户所输入的关键信息进行分析推理，并得出结论。将死档案变为活信息，文献检索变为知识检索，为用户提供精准化的信息内容。此外，档案馆可以采用语音识别技术和视觉技术等，探索以音视频信息服务为主体的多媒体内容分析处理等智能化信息处理工具，对音视频文件进行自动分类管理和智能检索利用，满足利用者多样化、个性化的信息需求。[12]

（2）节假日因素。节假日对于用户以及企业用电都有很大的差别，我们在处理时将其离散化，0表示工作日，1表示节假日。

2.2 优势—威胁（ST）策略

2.2.1 深度挖掘档案数据资源

目前档案馆拥有的可利用数据资源以馆藏档案、网络信息资源以及少量用户数据资源为主，对支撑人工智能技术应用的用户行为数据和科学数据等不够丰富。档案馆在重视档案数据化的同时，应拓宽资源收集渠道，利用信息集成平台选择与采集各种信息并进行数据化加工，丰富档案数据资源，避免数据资源狭窄的局面。

我国综合性档案馆馆藏反映国家管理层面的档案居多，反映社会领域的操作性、形态性、特色性的微观层面的档案缺乏，数据资源在深度上有较大局限。[13]档案馆要重点关注社会公众生活档案资源的建设，跟踪采集人们生产生活中形成的各种记录，利用数据挖掘、语义分析等技术在档案数据库中搜索有关社会生活方方面面的全部档案，编辑整合，形成特色档案数据库。

2.2.2 平衡维护档案“双重价值”

智能技术使档案信息服务的基础工作和终端系统得到革命性的更新和升级，档案的参考价值发挥地淋漓尽致。然而，在数据集约化管理环境下，可能出现人为修改数据；系统升级进行数据迁移时丢失部分数据；存储服务器老化或损坏引起部分数据丢失等因素造成档案凭证要素丢失等现象，给人们维护档案数据的凭证属性带来巨大挑战。[14]在管理环节中，档案馆应该尽量确保档案资源不受人为和环境因素的侵害，使用具有识别能力的安防系统为实体档案建立安全屏障，借助人工智能高效的数据管理手段实现的有序安全存储，确保档案数据的真实性和完整性，保障档案的凭证价值。此外，档案馆应该认识到，除形成单位，档案在人民群众自身权益方面也发挥着重要凭证价值。通过智能鉴定划控，提高档案的开放利用程度；开展档案编研工作，编写大事记、地方志，传承历史、记录当下，帮助于人们发现并充分利用档案的价值。

2.3 劣势—机遇（WO）策略

2.3.1 优化数字档案馆整体建设

数字档案馆的建设经过近二十年的努力，取得了很大进展，但是建设程度参差不齐，许多档案馆还未实现馆藏档案的全部数字化。现阶段，档案馆首先要做的是实现馆藏档案的全部数字化，建立档案数字资源的安全保障体系，优化综合管理平台和信息共享的网络平台。数字档案馆发展成熟后，借助人工智能、物联网等新技术，顺利过渡到智慧档案馆建设阶段。

2.3.2 升级一体化智能管理系统建设

数字档案馆采用线性逻辑对档案信息资源、档案业务工作进行管理，导致档案业务环节之间缺少协同机制。[15]人工智能技术则通过信息共享、事件关联、协同业务等手段，整合业务工作，使档案数据资源、档案管理环节相互作用、相互协同，实现档案数据资源全过程管理，建立一体化智能管理系统。档案馆应积极申请增加政府资金投入，加强新技术应用的重视力度和专项资金倾斜力度，配置必备的人工智能硬件设施，聘请技术人员完善技术平台建设，推动一体化智能管理系统建设。

2.4 劣势—威胁（WT）策略

2.4.1 树立资源为王，技术助力的理念

档案资源是档案馆立足社会、服务社会的根本。丰富的馆藏资源是档案馆开展日常业务工作、提供社会服务的重要前提。如果缺乏资源，档案馆的一切工作将变为无源之水。当然，在信息技术无处不及的今天，档案馆还应重视和支持对新技术的应用，在资源建设与新技术应用之间找到一个合理的切合点或融合点，使二者和谐发展，切不可过分强调技术，偏离档案工作本质。[16]档案馆要树立资源为王，技术助力的理念。拓宽资源广度，拓展资源深度，提高用户广泛性；拥有资源支撑，结合工作实际需要，合理应用人工智能新兴技术，为档案资源的传播利用助力。

2.4.2 优化档案人员的数据素养

人工智能时代,档案人员面对的不是单一的档案信息服务，而是面向用户的人机交互场景咨询、个性化知识服务等工作。这就需要档案人员既能运用数据分析挖掘、文献自动分类等计算机知识，也要具备信息、知识和数据的用户服务知识,推动档案人员向不易替代、不易复制的复合型人才方向发展。[17]档案馆一方面要对在职馆员进行技术培训，提高他们的数据素养和技能；另一方面，要积极引进技术型人才,毕竟档案学专业复合型人才不能完全替代计算机科学、数据科学等专业培养的技术型人才的作用。[18]

综上，在数字时代，综合性档案馆应用人工智能新技术有利于档案事业的发展，有利于实现档案信息资源的管理、共享和利用。档案馆利用新技术创新管理要依托自身优势，抓住外部机遇，努力改变内部劣势，积极应对外部威胁，制定出符合数字时代的档案管理策略，推动人工智能在档案管理中的应用，提升我国档案工作的转型升级效率，促进档案工作的现代化水平。[19]