国有企业档案管理效能提升策略研究

摘 要 新时期国有企业档案管理存在多种困境，表现为国有企业档案管理体系不健全，档案管理人员素质不高，管理质量较差，档案管理环境条件达不到规范要求，部分国企档案管理工作的技术手段相对落后。针对档案管理存在的困境，本文提出了国有企业档案管理效能提升的管理对策：健全国有企业档案管理体系，强化档案管理者综合能力，保证档案管理环境设施规范和达标，提高档案管理的信息化水平。

关键词 国有企业 档案管理 效能提升 信息化

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2020-03-30

★作者简介：彭嘉祥，江苏国华陈家港发电有限公司。

Abstract There are many difficulties in the archives management of state-owned enterprises in the new era， such as the imperfection of the archives management system of state-owned enterprises， the low quality of archives managers， the poor quality of management， the failure to meet the standard requirements of archives management conditions， and the relatively backward technical means of archives management in some state-owned enterprises. In view of the difficulties existing in the archives management， this paper puts forward some management countermeasures to improve the efficiency of archives management of state-owned enterprises： optimizing the archives management system of state-owned enterprises， strengthening the comprehensive ability of archives managers， ensuring standardized environment and facilities for archives management， and improving the informatization level of archives management.

Keyword state-owned enterprises; archives management; efficiency improvement; informatization

一、前言

当前中国经济发展迅速，尤其进入2010年后，作为发展中国家的中国超过日本成为世界第二大经济体，标志着中国市场经济发展进入了一个新时代。苏寧财富资讯指出，近年来中国经济实现了意想不到的增长，其中国企利润大幅增长令人惊叹，国有企业在促进国民经济发展中发挥了重要作用。国有企业档案是企业内部的宝贵财富，是保护企业合法权益的一种凭证[1]。但是，由于各种内外部因素的影响，当前在我国，绝大多数国有企业档案的价值并没有得到有效发挥。尽管一些大型国有企业在档案管理方面取得了一些突出成绩，但不可否认的是，大多数国有企业在档案管理方面还存在许多问题。

十九大召开后对国企改革进一步强调，伴随着改革背景，国有企业的档案管理工作需要进一步强化。档案工作者应该积极探索档案在国企改革中的重要作用，不断挖掘档案价值。过去，虽然有大量关于国有企业档案的相关文献，但提出的国有企业档案建设中存在的问题比较普遍，核心问题不深入，具体措施操作性不强，因此大多数建议难以实现。本研究主要挖掘新时代国有企业档案管理效能的问题，进一步就档案管理效能提升构建对策建议。

二、国有企业档案管理效能管理问题分析

1.国有企业档案管理体系不健全。根据调查显示，当前60%以上国有企业存在企业档案管理体系不健全的问题[2]。国有企业档案管理与企业生产经营管理相互一致，随着我国国有企业改革的不断发展，档案管理体系也在发生变化，但是鉴于管理层对档案管理的不重视，大多数国有企业档案管理存在管理体制更新不及时问题，造成国有企业档案管理体系不健全：国有企业档案管理制度不健全，缺乏专门的规定和实施细则;档案在职管理岗位设置不健全，岗位人员职责不清;档案管理缺乏考核和监督，管理流于形式，管理方式粗放;缺乏健全的档案责任追究制度，对档案管理失责行为缺乏监管和惩处。

2.档案管理人员素质不高，管理质量较差。国有企业档案管理人员素质不高是制约企业当前档案管理效能的重要因素之一。调查显示，67.54%的国企档案管理员工未接受过专业培训，档案管理缺乏专业化的一流岗位技术人才[3]。现有人员不熟悉档案管理流程和分类，特别是对档案资料的收集、整理、归档、储存、咨询等业务流程不熟悉。一些国有企业使用兼职人员来负责档案管理，管理效率不高，一些兼职人才在无考核监管的情况下，没有对档案资源进行及时整理、分类、归档，甚至无法有效存取，造成个别数据准确性和真实性不高，对实践应用指导意义不大。

3.档案管理环境条件达不到规范要求。根据档案馆建设规范，档案馆至少包括档案室、档案柜、温湿度控制器、计算机、存储介质等设备，并满足防潮、防火、防霉、防污染的要求。但是，一些企业往往从降低成本的角度考虑，没有设立专门的档案管理室。一些国有企业没有按照效益、保密、审慎、规范、实用的标准建设档案管理室。还有一些国有企业的档案馆规模小，不能充分考虑长远发展的需要，档案架大多是自制的钢架或木架，既不规范，也不美观;文件包、文件盒等不符合标准，国有企业档案馆不能满足国家基本规范要求。

4.部分国企档案管理工作的技术手段相对落后。在信息技术高度发达的时代，许多数据性管理工作已经与信息技术相结合。但是，在一些国有企业中，由于对档案管理工作的忽视和对信息技术安全的担忧，未能有效地将高效的信息软件应用到档案管理工作中。一些国有企业的档案馆根本没有电脑配置;还有一些国有企业没有配备专业的档案管理软件，员工使用时需要人工检索，管理效率十分低;智能化时代管理员缺乏智能化专业水平，不具备档案的收集、整理和保管能力。因此，大多数国有企业需要进一步加强职工档案管理和服务能力建设。

三、国有企业档案管理效能提升的管理对策

1.健全国有企业档案管理体系。完善健全的管理制度体系是提升档案管理工作的必要标准。国有企业档案管理体系的建设可以使得档案管理每一个工作环节和流程更加规范。同时，档案管理规定必须包括具体的管理标准、实施规范和细则。具体来说：一是结合本单位档案管理工作实际和重点，健全完善国有企业档案管理制度，为档案管理工作运行提出准则，例如《国有企业档案库房管理制度》《国有企业档案管理人员考核制度》《国有企业档案管理保密机制》等;二是成立专门的档案管理办公室，明确各部门管理职责，健全监督管理机制，对档案管理人员工作内容进行监管，采用定期和不定期监管方式，实现方案管理的标准化和规范化发展;三是建立国有企业档案管理追究和考核机制，对档案管理人员进行绩效考核，将其考核标准纳入企业人才管理建设过程中，对存在违法违纪的档案管理行为严格追究责任，提升档案管理人员的工作责任感。

2.强化档案管理者综合能力。档案管理效能的提升必须匹配专业、高素养的档案管理人员。国有企业需要设立专门人员担任档案管理专业岗位，对因工作需要兼职的管理人员，要对其基本情况进行复查，并组织系统培训，提升档案管理职业技能。由于档案管理的政策性、保密性和专业性要求，要重点对档案管理的责任意识、岗位意识和政治素养等进行培育[4]。具体来说：一是重视新员工的信息技术教育培训，增强档案管理新入职员工的职业素养，提升管理水平，确保国有企业档案综合管理制度的进一步落实;二是关注在岗员工档案管理的继续教育和培训，增强员工档案管理理念、管理方法、管理经验的吸收和改进，可以通过讲座、外出学习、聘请专家、经验借鉴等多种方式，增强在职员工的继续教育参与积极性;三是在员工素养建设过程中把创新精神的培养纳入国有企业文化体系，营造良好的档案管理环境，增强档案管理员工的自主创新管理意识，不断改进档案管理新方法，充分发挥档案管理工作积极性和创造性，增强岗位责任感;四是采用激励管理方法，对政治素养高、工作积极、责任意识强、管理熟练、技能水平高的员工采用物质奖励、榜样示范、鼓励等形式给予表彰，增强其自主学习热情。

3.保证档案管理环境设施规范和达标。要严格按照档案的建设标准和要求提升档案管理环境，配置档案管理设施。在档案馆建设中要提前做好档案利用规划，科学研究档案馆的建筑结构和布局要求，因地制宜地实施功能分区，特别要考虑潮湿、火灾、失窃、浸泡等问题，做到方便快捷，安全实用。

国有企业必须健全和完善档案管理规章制度，严格审批档案的借阅和使用，通过管理制度做好日常安全管理、安全检查、清洁卫生、保密规定的量化管理，确保档案室、库房的安全、整洁、舒适。档案管理必须符合行业和国家的规范和标准，特别是规模较大的档案管理室，还应当配备符合相应要求的计算机、扫描设备、记录光盘、网络和存储介质。档案箱的尺寸应满足各类档案的保管要求，质量应符合国家档案局颁发的行业标准。

4.提高档案管理的信息化水平。信息化水平是国有企业档案管理现代化的重要标志之一。通过现代化、信息化手段加强档案管理，是提高档案管理质量的重要措施，也是信息时代档案管理发展的趋势。国有企业要积极探索利用电子账户、网络云、办公自动化APP应用、网上系统等信息化手段，提升档案管理的绩效，增强档案管理的专业化、规范化和智能化建设，为国有企业发展成为综合、优质、高效、智能企业创造效益和提供数据帮助。

首先，加强对国有企业智能档案管理室的建设，增强人工智能应用技术，健全智能档案管理框架和实施机制。例如，将现有扫描技术、计算机数据结构技术、数据库储存技术等应用到智能档案管理中，利用国有企业信息化建设特点和需求，提升智能化数据库应用效率。其次，国有企业相关人员要勇于探索档案管理的新途径，创新和提高现有档案管理的技术水平。档案建设过程实际上是一个档案功能整合的過程，它不仅包括档案的保存、研究、保管等功能，还借助内部局域网具有数据展示、学习培训、信息交流等功能，引导员工使用档案数据库，必要时可以无障碍地进行数据检索和存取，为企业内部提供快速、准确的档案数据资源服务。再次，加快国有企业档案数据库建设，将各类纸质文件转化为电子档案，更好地保护档案资源。做好国有企业档案馆数据库维护工作，将国有企业发展过程中的各类数据资源进行整理和汇总，作为企业价值的重要组成纳入到档案馆数据库体系中，丰富档案馆资源数据种类，充实数据资源总量，增强数字的行业共享;同时还要加强信息化时代国有企业数据档案资源的安全防护工作，不断更新和完善加密数据技术，增强数据资源的传输、储存和运用中的安全性，防止因数据资源泄露给企业造成重大经济损失。总之，智能档案馆建设需要不断坚持创新发展的精神，推动档案管理与时俱进。

在经济体制改革过程中，国有企业档案管理工作发生了新变化，档案管理技术和效能均有待进一步提升。尤其是在进入信息化管理的今天，依靠传统的档案管理工作理念、档案建设环境不能有效改变当前国有企业管理效能较低的现状。因此，必须从思想上彻底改变传统档案管理的旧思维，探索以提高企业综合效益为主导的现代化档案管理模式，实现国有企业档案管理的科学化和效用化发展，为国有企业在新时代市场竞争中提供良好的数据资源支持，增强企业竞争优势。

参考文献

[1]崔敏侠.国有企业档案管理之我见[J].兰台世界，2016（S1）：93.

[2]张瑞香.关于国有企业改制后档案管理工作的探讨[J].兰台世界，2016（S1）：105.

[3]杨佳颜.信息化建设在中小型国有企业档案管理中的作用分析[J].中外企业家，2019（26）：61.

[4]王贵华，申金悦.信息化时代国有企业档案管理对策分析[J].兰台内外，2019（28）：7-8.