医院疫情防控档案收集相关问题与建议

张凌寒

摘要：身处抗击新冠疫情前线的医院，在工作中产生了与大量疫情相关的第一手资料。做好疫情档案收集工作对于记录抗疫历史、总结防疫经验起着重要的作用，对于建立更为完备的国家疫情防控制度体系来说意义重大。面对短时间内持续产生的各类新冠疫情防控档案，医院普遍缺乏收集经验、主动收集的意识和专业档案人员，医院要明确合理的档案收集和归档范围，做好统筹安排，严格鉴选档案，线上线下档案同步收集，做好归口管理，提高医院疫情防控档案的收集完整性及系统性。

关键词：医院;新冠肺炎疫情;疫情防控档案;档案收集

本次新冠疫情，是新中国成立以来，我国面临的传播速度最快、感染范围最广、防控难度最高的一次重大的突发公共卫生事件。作为处于疫情防控第一线的医院，是直面疫情的主战场，直接拥有疫情相关的第一手资料。在疫情防控工作当中形成的档案资料不仅是真实的历史记录，更体现了医院的行动力，对于今后做好疫情防控工作、临床诊疗和病案研究等工作都有着极其重要的参考价值。因此。在疫情背景下，如何做好相关防控档案的收集和管理，就成为当前医院档案工作新的命题。

一、医院新冠肺炎疫情防控档案收集工作的重要意义

在新冠肺炎疫情防控工作当中形成的各种对于国家和社会具有保存价值的文字、图表、视频、音频等形式的历史记录都视为防控档案，具体对于医院来说，医院开展整个新冠肺炎防控和资料工作的全部环节都是其新冠肺炎疫情防控档案的组成内容。所以，我们可以将医院针对新冠肺炎疫情防控档案工作划分为收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研等几个环节。每一个环节都至关重要，必不可少。

习近平总书记强调：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”在新冠肺炎疫情期间，医院的广大医护人员都积极努力，为抗击疫情作出了卓越的贡献。在这个过程当中，医院形成了大量的文字、图片、音视频等档案资料，这是党和政府率领人民与疫情作斗争的真实记录，也是广大医护人员共同与病魔搏斗的真实记录，对于这些资料的收集整理和保存，有益于政府在今后制定卫生政策、进行医学科研等活动进行参考。

另一方面，医院的疫情防控档案准确的记载了传染病发生的时间和地点，也对患者的详细资料有明确的记载。这些档案都是做好传染病防控工作的第一手资料，能够帮助专家更为全面准确的寻找分析传染病的规律和特点，有利于更有效的做好传染病的防治工作，是进行医学研究的重要资料。

同时，对于整个档案工作来说，医院档案的管理也是国家档案管理工作的重要组成部分，做好医院疫情防控档案的收集和管理，对于建立更为完备的国家疫情防控制度体系来说意义重大。

二、新冠肺炎疫情防控档案的主要特点

一方面是时间紧迫。绝大多数新冠肺炎疫情防控档案资料都是在防控一线直接形成的，比如医院出具的确诊病例资料，进行治疗获得的基础信息和数据等等。这些防控档案资料珍贵且不可再生，一旦缺失，很难弥补。所以进行防控档案资料收集相当紧迫，直接关系着疫情防控档案的存续。

另一方面是持续性。疫情防控档案不仅有利于当前继续做好新冠肺炎疫情的防控工作，更是对未来可能的突发事件的预防和管控工作具有重要的参考价值，所以这项工作并不是一时的，而是具有持续性的特征。

三、医院新冠肺炎疫情防控档案的收集范围

新冠肺炎具有非常强的传染性，必须早隔离，早治疗。在本次抗疫过程中，各地普遍都设定了新冠肺炎疫情防控治疗的定点医院，形成了大量的档案资料，主要有以下几方面内容：

一是医院接收、诊治新冠肺炎病人及疑似病人形成的典型病案分析、专家会诊、论证、治疗方案等文字材料;二是对新冠肺炎进行医学研究形成的文件材料及相关数据;中央、各省组织医疗专家、教授巡诊和会诊过程中形成的各种材料;三是防控新冠肺炎的各种预案、监测方案及治疗技术操作规程;四是抗击疫情过程中，医院物资采购清单、接受社会各类救助、捐赠等资金和物资来源、分配使用方案等;五是新闻媒体及相关单位关于医院疫情防控工作、医护人员先进事迹的各类宣传材料等，这些都是医院收集防控新冠肺炎档案的重要部分。

四、医院新冠肺炎疫情防控档案收集存在的问题

一是缺乏收集的经验。虽然很多医院都承担过各种疫情防控工作，但是大部分都只是甲流、乙流、手足口这些普遍的传染病，而此次新冠肺炎疫情传播速度、感染范围都是前所未有的严重，防控形势极为严峻，医院也要应对更多的不确定因素，所形成的防控档案无论是载体还是形成途径或者方式都和之前有很大不同，在这一方面医院是缺乏经验的。

二是缺乏主动收集的意识。在疫情发生以后，对于医院来说，最主要的任务就是积极开展医疗救治，但是对于相关疫情防控档案收集却没有足够的认识，关注度不高。而医护人员的主要精力都放在了疫情防控中，更是缺乏主动收集档案的意识，甚至有医护人员认为档案收集是之后的事情，现在收集档案影响工作。

三是缺乏专业档案人员。医院的档案管理人员很多都不是专业出身的，有的甚至只是兼任档案工作。因此，在数量众多，内容庞杂，又具有很强的专业性的疫情防控档案面前，他们往往就很难进行专业处理。而且在疫情期间，很多医院所有的力量都集中于抗疫工作，档案收集工作更是无从谈起。

五、完善医院疫情防控档案的建议

一是要明确职责，做好统筹安排。医院应当始终将疫情防控档案工作作为自己档案工作的重点内容之一，做好相关档案的收集工作。档案人员首先要梳理好医院各个科室的档案工作职责，明确工作主體，确保相关档案工作内容都有专人负责，工作职责明确，并有一定的考核机制。要注意的是，临床一线的医务人员工作任务是非常繁重的，在这个基础上增加档案收集工作，会给他们带来很大压力，所以一定要制定好合理的计划，做到统筹安排。比如可以通过微信布置相关工作，这样既能明确要求，也能够节约时间。

二是要界定范围，做好严格鉴选。目前，各地都先后出台了针对疫情防控档案的归档范围，所以医院的疫情防控档案收集工作一定要紧紧围绕要求，结合实际情况，有针对性、有序的展开相关归档工作。如上级部门、医院及各科室的工作部署、通知、工作总结等;医院接收、诊治新冠肺炎病人及疑似病人形成的文件材料等;医院支援湖北医疗队的相关文件材料等……从这些内容中对医院疫情档案的收集范围进行有效的界定，从这些收集的资料当中，结合自身的专业判断、业务能力来鉴选出具有收藏保管价值的档案，档案一定要具有针对性和可参考价值。

三是要结合线上，确保档案完整。目前，很多医院的档案工作都是仅仅围绕新冠肺炎防控档案工作展开的，但是疫情的特殊传播方式让实物材料的收集工作具备了病毒传播的可能。事实上，疫情时期，很多医院的工作都是通过微信、工作QQ群等线上沟通软件进行的，在这个过程当中就形成了大量的线上资料，比如各种疫情情况统计表格、数码照片、录音、录像、数据库等等，这些都需要我们在收集疫情防控档案时高度重视，予以收集。还有一些在其他网页、微信等新型媒体发布的各种电子文件和其他能够记录、证明疫情防控过程的线上材料，都要纳入到档案收集的过程当中来。要将线上的电子档案收集与线下的实物材料档案收集同步起来，确保档案的完整性。

四是要分层收集，及时做好封存。出于疫情实际需求，医院对于疫情防控档案可以采用两层收集办法：临床等科室收集的属于一手收集档案，医院的档案部门收集的属于二手收集档案，做好归口管理工作。所以，医院的档案部门要做好沟通工作，及时根据收集工作的各个时间节点，确保临床科室按时移交收集整理好的档案。在收集好的基础上，档案部门再做好查漏补缺，尽可能确保疫情防控档案的完整性和系统性，在做好安全防护的基础上，及时进行封存。

医院档案室结合要求明确疫情档案的收集和归檔范围，各科室依法建档、依制管档、按时移交，这样才能有效提高医院疫情防控档案的收集完整性、系统性。只有在完整的档案基础上，医院才能够更好的科学管理档案，更好的利用档案做好疫情防控的研究，更好的为医疗卫生事业的发展作出贡献。

参考文献

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