从现代人力资源管理看人事档案管理工作

（黑龙江省绥化市北林区最低生活保障服务中心，黑龙江 绥化 152000）

一、人事档案管理工作的基本内涵以及发展现状

人事档案管理不仅仅是事业单位管理工作中的重要一环，同时也是人力资源管理的一种方式与手段，为了满足单位人力资源管理创新的要求，人事档案管理工作也需要进行相应的创新，改变目前事业单位人事档案管理工作中的不足，从而获得相应的发展。目前在我国传统的事业单位人事档案管理工作中普遍还存在着不足，以收集的人事档案材料为例，往往这些材料上都会存在着信息质量问题，我国对于人事档案材料的甄别与收集体系不够完善，这就使得人事档案在一定程度上存在着信息失真、信息缺失、信息较少等相应的问题，这些材料会直接影响单位对于员工的调用情况以及人力资源管理工作，会最大程度上影响目前单位人事档案管理工作的质量。

二、现代人力资源管理视角下的人事档案管理策略

（一）建立高效的人事档案分类管理系统

在传统的人事档案管理制度中，档案管理的主要内容分为五大类，现阶段在人力资源管理的视角下，应进一步充实完善人事档案管理的内容，更加全面地反映员工的综合情况。为此建议，在人事档案管理中，资料搜集工作应本着纵横结合、动静结合的原则，将个人评价的定量指标和定性描述相结合。动静结合指的是更加重视人员的成长性，对于档案内容及时进行更新，另一方面，及时检查已经过时的没有保存价值的资料，进行删除。横纵结合指的是，人事档案不仅仅是一个人过去的总结，更应该能够反映这个人现在的状态。在横向上，能够体现出该职工思想政治水平、学历、工作能力、兴趣爱好和性格评估等各类信息。定性与定量的结合需在传统人事档案管理的基础上增加更多的可以量化的指标，便于人员之间的比对，提升人事档案的可用性。进行人事档案分类管理，能够提升档案管理在人力资源管理中的信息价值。

（二）加快人事档案管理的现代化进程

随着我国社会经济的不断发展，我国事业单位也逐渐增多，人员的结构正在向多样化的方向发展。这样的形势下，传统的人事档案管理已然明显不适应时代发展的要求，且其管理过程中的出错率也在增高。因此，人事档案管理者必须要积极加快人事档案管理的现代化进程，以提高其管理工作的整体效率。在开展人事档案管理工作的过程中，相关工作人员要能够使用各种各样的方法，借助计算机技术将一些现代化的手段充分运用到工作当中，如建立人事档案管理数据库等，以实现个人信息的微机检索以及互联网查询。这样现代化的人事档案管理方式，可极大的提高档案管理工作的准确率。

（三）构建并创新完善的人事档案管理制度

想要从根本上促进人事档案管理工作，就需要从制度上进行完善与创新，促进人事档案管理体系的细化与改革，实现档案管理、档案服务与档案开发三者之间的有机结合，最大程度上进行资源的合理规划与合理配置，提升对人事档案的调控能力与掌握能力，从而实现认识档案管理工作效果的最大化。首先要提升人事档案管理工作的地位，促进人事档案管理资质的流程化、规范化以及权威化，所以需要与相关部门以及地方政府对于目前人事档案管理的资质进行权威性认定，提升人事档案管理的门槛，同时也要推行相应的定期审核制度，不能够满足目前的基本标准与要求的都不予以认定；其次是责任管理范围需要划分清楚，不能够违反法律政策，同时既要保证社会资源的合理看管，与社会公众的个人合法权益，又要提升单位自身的基本效益，实现资源管理建设。

（四）加强同有关部门的合作

在市场经济快速发展并逐渐完善的时代，任何一个部门都不是独立存在的，任何一项任务都与其他项目有这样和那样的联系。同样的，在人力资源优化管理的大背景下，人事档案记录着单位内部多数员工的成长和经历，是多年来单位共同进步的印证。在强化人力资源管理的氛围下，人事档案管理部门和人力资源部门的联系是一种天然的关系，通过对人事档案的深入研究和分析，能够总结出单位整体或者某一特定部门内的人员构成和层次，不仅能够在人员提拔中提供第一手资料，而且能在未来的招聘中提出该部门所需要的人才应具备的能力和素质。人事档案管理部门应重点加强与人力资源管理部门之间的交流和信息互通，协调好单位内人才的流动。

结束语

人事档案作为我国人才的重要信息来源，是整个社会公共信息的重要组成部分。人事档案为人力资源管理提供可靠的人才资源和信息，成为选拔人才和重用人才的依据，为人力资源管理的发展带来动力。人事档案管理工作应适应现代化管理的需要，把档案工作延伸到企业发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，进而推动我国事业单位人力资源发展。