档案局现代化档案管理工作的探究

（东光县档案馆，河北 沧州 061600）

引言：随着现代信息化的不断发展，县级档案馆的档案管理工作逐渐地从传统的管理模式开始过渡到现代信息管理。作为至关重要的档案资料管理，从以前传统模式的整理难、查找难，到现在工作人员需要不断地进行完善和优化，档案管理也是逐步地完善，加强现代化信息档案管理工作才能更好更全面地提供和帮助使用。

一、档案局现代化档案管理的意义

档案局作为一个重要的部门，在工作中管理好档案是重中之重，只有把档案管理做好，才能在工作中提高质量，对于县级市的发展也有重要的意义。特别是随着现代信息技术的不断发展，档案管理工作越来越需要工作人员不断的精细化。在现代信息技术的帮助下，档案管理工作也迎来了曙光。在档案管理工作中，运用现代信息化不仅可以提高档案管理的工作效率，而且能够方便记录和整理资料，相比以前传统的几大柜子资料难以整理，这样更加方便了工作人员的管理。

另外，关于档案信息管理的承载量，现代计算机完全可以对其进行很好的保存，而且其计算机硬盘能够把近几年的工作档案进行保存，直接取代了档案的查找等繁琐的工作。方便信息人员的核对和提高工作人员的工作效率。信息化档案管理工作不仅能够节约成本，而且还方便管理。相对计算机技术的要求也需要提高，信息档案的保存，安全性也要得到提高，避免被他人窃取和损毁的可能。县级市对于档案的归整现在不只是体现在储存和方便管理中，更是建立起了强大的信息网络，这样所有的与档案信息之间密切联系的资料都可以实现共享。这对于县级市来说是一项重要的工作。这也是现代县级市档案局管理的主要方向，争取把所有相关的信息能够及时地共享，对于推动县级市的发展也具有深远的意义。

二、县级档案管理的现状

（一）档案管理的不严谨性

从县级档案局研究发现，现在针对工作人员基础信息的整理和归纳就存在着不规范性的问题，这说明在档案管理中缺少管理制度和办法。首先，基础信息的整理和归纳要根据一定的标准来进行整理，这样才能保证资料的结构分明，保证后期的查阅和审核。对于基础信息的录入，一定要保证准确性，所谓基础工作是所有信息共享的关键。千万不要只搞形式主义，如果单纯地为了应付检查，信息录入马虎或者不准确。最后都会导致信息搜索的不准确性。这样只会严重破坏县级市的建设发展。所以一定要规范档案管理工作。

（二）档案管理工作人员的技术

由于现代信息化的要求，作为经常使用的现代设备就需要工作人员有一定的技术水平，但是在研究中发现，受到了传统档案模式的影响，工作人员还不能完全的掌握现代信息设备的使用，这样在档案管理中，就会减少档案工作人员的效率。而现代设备也没有办法物尽其用。在专业计算机人员面前，他们也缺少对于档案管理的管理经验，所以说，档案管理工作人员不仅要加强计算机的使用，而且还要加强档案管理的专业技能。这样才能更好地把现代信息技术和传统档案管理相结合。

三、县级档案管理的应对策略

（一）全面深入的查找漏缺

想要提高县级档案管理的工作水平，就需要把档案管理的普查工作进行做好。这样才能保证现代档案信息的完整和规范性。在整理的过程中，需要工作人员查缺补漏，把信息不完整的地方单独的划分，方便后期进行调整和重新录入。在档案管理中的重复信息，在确定好之后删除多余的档案资料，这样对于后期资料实行共享才能起到意义。

（二）档案管理的分类划分

档案的管理工作十分庞大，对于档案管理的最终目的是为了后期的查找和使用。如何在后期的查找中进行快速的搜索，就需要工作人员制定一份详细的分类划分表。对于不同的分类进行不同的代号，在分类里面进行不同的划分，这样不仅可以减少搜索的时间，而且能够减少人为的失误，避免重复录入和错误录入。

（三）档案管理文件中的名称

对于档案管理中的资料名称也是需要进行统一规范的，比如在，档案资料中可以先区分事业单位的类别，然后针对不同的类别进行详细的划分，可以把人名、时间等进行一一录入，这样在搜索时，也能快速查找。但是这项工作比较庞大，所以一定要细致而且有耐心，争取在做完之后再核对一下，避免重复录入。

（四）档案管理人才的培养

作为现代档案信息管理，离不开专业的技术人才，县级档案局对于人才的引进和培养是发展的关键，现代电子计算机技术在工作中使用很广泛，几乎全面覆盖纸质作业。所以加强人才的培养和学习是掌握现代档案管理的关键。对于人才的选拔也要有一定的标准，首先要对档案管理知识的掌握，其次要对现代科技技术的业务水平，两者缺一不可。只有培养专业的人才，档案管理工作才能稳步进行。

四、结束语

综上所述，随着我国科技技术的不断发展，县级的档案管理工作也在逐步进入完善阶段，加强档案管理工作，不仅是职责所在，更是对于县级后期的发展和历史轨迹具有深远的影响。时代在进步，科技发展也在逐步的信息化，加强档案管理人员的培养，促使信息化和专业化的结合，使传统和科技相结合，保证档案管理工作的稳步进行，促使县级经济发展长远。