做好学生资助档案归档管理工作的若干思考

王丽红

黑龙江省依安县教育资助中心,黑龙江依安161500

建立学生资助档案能全面掌握与了解各学生学习、生活的基本情况，能确切满足不同学生的实际需求，使教师能够客观的分析学生的各种问题，从而落实“因人施助”教育管理理念，使贫困学生能上的起学，接受更好的教育。近年来，随着教育管理的不断改革与发展，学生资助档案归档管理工作受到了重视。档案对学生今后工作、发展具有现实意义，学校有必要提高档案管理工作效率，创新管理方法，全面落实与做好学生资助管理工作，更好的解决学生的实际需求。另外，在信息技术高速发展的时代下，学校档案管理工作日渐数字信息化，管理者要结合信息技术拓展管理新思路，构建科学、完善的学生档案，更好的完成学生资助档案归档工作。

1 学生资助档案管理特征

学生资助档案归类管理的关联性较强，很多的资助档案涉及到了每个资助人的个人利益，事关资金发放的公平公正性，以及学生是否能受到资助。所以在申请过程中会有一套严格、严谨的申请流程与审批、发放程序，使得资助档案环环相连，因此具有强烈的关联性。再者，学生资助档案的广泛性较强。学生资助申请及档案管理会设计到班级教师、学校财务、学生管理部门以及资助管理单位等，所以学生的资助档案十分分散、广泛。在信息时代背景下，学生资助档案逐渐电子化，国家在该方面也投入了大量的活动经费，建立“全国学生资助管理中心网”和“全国中等职业学校学生信息管理系统”，实现了信息技术与档案管理的有机融合，大大提升了档案归档管理工作的效率，随之产生了大量的电子文件。所以，利用信息技术建立电子档案管理系统，实时查阅与更改学生信息，建立高效、安全的档案管理系统成为相关人员的工作重点，实现了现代化教育管理的发展。

2 学生资助档案归档管理工作策略

2.1 加强学生资助档案制度管理

随着资助档案的增多，档案归档管理工作产生了全新的挑战，加强档案归档管理工作成为众多管理人员的工作重心。以往的档案管理较为分散、繁杂，在审核是常常无迹可寻，导致档案管理工作出现了漏洞。所以，为能提高档案归档工作效率与可靠性，在学生资助档案归档管理工作中，相关人员要制定严谨、统一的管理制度，并整合各种资源运用到管理工作中。如将学生资助档案整合到区域资助管理中心，形成统一的管理与归档。或者设定完善的、科学的档案管理标准与制度，让学生资助档案归档工作有章可循。学生在申报资助时，要制定严格的申报流程，并由专门的领导签字，以确保资料的可靠性与完整性。在建立电子档案时，对于纸质档案要加盖公章存档，做到管理有序、踪迹可寻，从而全面提升资助档案归档管理工作效率。

2.2 确定学生资助档案材料的真实性

在学生资助档案归档管理工作中，要严格审查资料的真实性，以减少认定难度。在审核材料的认定中需要相关民政部门的配合，如对学生家庭收入进行核实，以确保学生申报材料的真实可靠性。相关工作人员还可以通过电话、走访等形式进行核实，对于存在虚假现象的应驳回申请。如果资助材料不真实会影响资助计划的公平性与公正性，使真正需要得到帮助的学生失去了资助的机会，也会为管理工作带来不好的影响。另外，相关管理工作人员还要及时的整理与分析学生资助档案，并进行类别划分，从而提高管理工作效率。

2.3 确定档案归档范围与时间

在学生资助档案管理中，要确定档案归档的范围，如行政档案、资助档案等。行政档案包括上级机构的文件材料，以及学校部门需要贯彻与落实的资助文件、具体管理制度、资助计划、资助总结等。资助业务包括学生申请资助的申请表、申请材料、学生资助花名册、专项资助拨款文件、资金发放凭证、预算计划以及落实情况等。学校档案管理部门要定期进行档案整理、搜集等工作，做好长期资助计划，全面提升学生资助效率及资助档案归档管理工作。

2.4 融合信息技术，提高档案管理能效

在信息技术高速发展的背景下，档案归档管理工作要向电子信息化方向转变，实现电子化档案管理目标。学生资助档案信息量较大，内容繁杂，而且流动性较强，所以完全建立电子管理档案可行性不高。所以，相关人员可以将学生的基本信息、学习变动等数据录入数据库，以方便后期查阅。相关管理工作人员建立电子归档系统，可将纸质档案管理资料上升到电子化设备，以扩大学生资助信息容量，也方便管理人员查阅。在信息技术的优势下，管理人员可以将学生资助档案归档进行编号与划分，并录入到数据库中，从而有效提升档案归档管理工作效率。

2.5 规范资助档案整理方法，提高工作实效性

随着社会经济不断发展，在国家利民政策的开展下，每年学校受到资助学生的人数众多，为了能方便相关工作人员的档案归档管理工作，减少整理与归档的繁重工作量，学校部门与管理人员可以将学生的资助管理档案按照年级进行分册整理，如按照年级学生审请时间、类别以及工作的流程进行划分、电子打包，并明确规定划分的标准，从而提高档案管理效率与查阅的便捷性。除了建立电子档案外，管理人员还可以建立档案盒，以预防电子档案的丢失无迹可寻，为档案建立双向保险。如管理人员可以自行订阅档案管理盒，并加强管理保护措施，最大程度延伸纸质档案寿命。

2.6 加强业务培训，提高档案归档管理效率

在学生资助档案归档管理工作中，学校部分要加强相关管理人员的培训工作，提高档案管理技能，提升管理人员整体素质。如加强学生资助档案管理理论方面的学习，深入专研管理业务，并定期组织人员参加培训工作，不断的学习先进的档案管理方式，拓展自己的知识范围，提高档案管理水平，进而提升档案归档管理能力与工作效率。在日常的管理工作中，相关人员要对学生的资助档案做好系统规范化管理，为后续工作提供有力依据。另外，还要制定管理人员监督制度，让管理人员能够严格按照相关规定完成归档工作。

3 结语

总而言之，随着国家利民政策的实施，教学资助项目得到了社会各界的广泛关注，学生资助档案归档管理工作同样受到了关注与重视。为能切实提升资助档案归档管理工作，提升学生资助效率，相关人员要合理的利用与分配可用资源，积极创新管理手段，全面突破档案管理难点，全面提升档案归档管理实效。工作人员应利用现代信息技术优势，将档案管理工作电子化，建立学生数据库，并按照相关规定进行严格划分，在提高管理实效性的同时也要保障学生的隐私安全。总之，在如今的教育形式下，做好学生资助档案归档管理工作能适应教育与时代的发展，满足学生及各界的需求，实现社会的稳定发展。