电子档案网络化管理中存在的安全问题

（中共齐齐哈尔市龙沙区委密码保障于电子政务内网技术服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161000）

档案管理是保存和记录有价值信息，并指导相关决策制定与活动开展的重要工作，新时期档案管理模式已经发生很大改变，电子档案逐渐取代纸质档案成为主流，网络化管理被普遍认可和应用。同时，基于档案信息的重要性，保证档案信息安全也是档案管理者的重要职责。因而在新的档案管理模式下，加强所存在安全问题的关注，并积极探索其应对措施也显现出极大的必要性。

一、电子档案网络化管理下的档案信息安全问题

（一）网络风险导致的信息缺失、失真问题

传统纸质档案管理模式下，由于纸质载体的特性，决定了档案管理中的安全问题更多集中在污损、丢失和档案损坏等方面，且受时空限制较强，外部因素对档案安全的影响相对较小。电子档案摆脱了实体的纸质载体的局限性，在使用上并不受过多的时空限制，档案信息的承载量更大，这也是电子档案的优势所在。相对的，电子档案缺少独立的物理载体，其虚拟信息的储存和管理，往往很难摆脱计算机的依附性，脱离计算机系统的电子档案是不可能存在的，所以，电子档案则具有更为严峻的信息安全管理方面的问题。互联网中的黑客入侵、病毒攻击，这些都给电子档案的传输、获取、共享带来了很大的风险。同时，电子档案还存在容易被篡改的问题，且非法篡改行为更具隐蔽性，不像纸质档案一样容易留下痕迹，使得信息完整性、真实性受到挑战，互联网所具备的共享特点也不利于实现电子档案的保密性要求，当出现网络瘫痪或者故障的情况下，则面临着很大的危机。

（二）硬件设备使用风险导致的安全问题

信息时代电子档案管理，其正朝着实体控制向智能控制的发展趋势，增加了电子档案管理中的载体安全性问题。计算机数字技术则是电子档案出现的基础，只有保证依存环境下的智能载体安全，才可能实现电子档案的可利用性。因此，在电子档案管理的硬件设备使用方面，如出现风险因素，也可能会导致安全问题的发生。如相关的办公环境、计算机机房、档案信息库房等场所，没有按照国家电子档案管理的要求进行配置，缺乏相应的监控系统，具有不完善的防火防水设备，特别是没有配置电磁信息辐射泄漏防护设备、抗电磁干扰保护设备等，这些都会造成电子档案安全性受到很大影响。另外，部分管理人员并不了解电子档案光盘材质性能，不能为其提供良好的保存环境，产生氧化反应则会影响其使用寿命，进而造成档案信息丢失等问题出现。

（三）档案人员能力不足导致的安全隐患

传统档案管理模式下对于档案工作人员有着较高的依赖，在电子档案管理工作中，虽然依靠技术支持，大大降低了对人力管理工作的需求，减轻了档案人员的工作压力，但也对档案工作人员的信息化素质和电子档案管理能力提出了新的要求。在电子档案网络化管理实践中，如档案人员信息化技术掌握不足，计算机操作不熟练、不规范，网络安全意识不强不仅会影响电子档案管理的效果，还可能因不规范、不安全操作，导致档案信息的泄露、丢失，或受到外部网络安全威胁的影响，导致计算机系统被攻击，进而带来严重的安全隐患。此外，档案人员对计算机软硬件系统故障的应急处理能力较薄弱，面对管理中遇到的故障不能有效处理，也会对档案信息安全与管理工作的开展造成不利影响。

二、提升电子档案网络化管理水平的途径

（一）在电子档案网络化管理实践中全面加强网络安全防控

在信息化时代背景下，网络安全威胁已经成为全球共同面对的重要问题，在电子档案网络化管理实践中，要避免网络安全威胁所带来的信息安全问题，就必须要全面加强网络安全防控。一方面，要加强对网络安全威胁认识以及防控知识的学习，从常见网络安全威胁角度着手，针对性的加强电子档案管理网络安全防控制度，完善杀毒软件和防火墙系统的建设，在信息使用、传输和共享时，运用先进的信息加密技术，全面提高网络安全保障力度。另一方面，要加强信息备份和云技术的应用，通过定期备份上传至云端，避免档案信息丢失所造成的损失，也为档案信息篡改的防控提供支持，更好地保证档案信息的完整性和真实性。

（二）加强对电子档案网络化管理硬件设施设备的安全管理

电子档案网络化管理中，做好影响设施设备的安全管理对于保证档案信息安全性也是非常关键的。一方面，应该重视电子档案的外部存储环境的保护问题，并根据规范标准要求，做好相关的有害物质检测分析工作，调试适宜的温度湿度，重视磁场电场的干扰问题，防止电子档案由于机械冲击力而受到损坏的可能，结合国家标准条件来规范储存条件。另一方面，从存储光盘材质本身考虑，管理人员应该具有高度的责任感，为避免意外擦伤情况出现，或者造成不必要的触摸与挤压痕迹，应及时检测和拷贝电子档案信息，以期实现其长期可读性要求。

（三）加大力度推动电子档案网络化管理专业工作队伍建设

要充分保证电子档案信息的安全性，提升网络化管理工作的质量与可靠性，就必须要尽快建立起强大的电子档案网络化管理专业工作队伍，从网络化管理工作开展的实际需求出发，强化档案管理人员的各方面素质与能力。首先是信息化素养，包括计算机操作能力和信息化技术应用能力，应确保档案管理人员能够规范地操作计算机设备，完成电子档案管理的相关工作，并能够有效运用信息化技术，实现高效地档案信息分类、归档、调取、使用等操作，以及解决电子档案网络化管理的基础问题。同时还有信息化安全风险防范意识与能力，要求档案管理人员明确网络安全风险的特征，以及电子档案网络化管理中的安全操作要求，树立网络安全意识，避免不规范管理操作，防止人为因素导致的安全隐患发生。在此基础上，强化档案管理人员的计算机系统故障应急处置能力，提高故障处理的有效性，减少故障因素导致的档案信息安全风险的出现。