大数据分析方法在档案管理中的运用

（大庆市让胡路区档案馆，黑龙江 大庆 163114）

大数据指的是一类容量大、数据类型多、应用价值明显的数据集合，在当前的档案管理工作中涉及到的管理内容繁杂，将大数据分析方法应用于档案管理工作中，不仅可以实现对有价值信息的快速提取，也可为档案管理的效率带来积极影响，为此相关人员应提高对大数据分析方法应用的重视。在15 年，国务院曾推出大数据发展的行动纲要，其中明确指出大数据应与互联网、云计算和信息技术进行融合发展，努力提升其在数据处理工作中的应用价值。档案管理工作中涉及的数据信息较多，在其中应用大数据分析方法具有重要的意义。

一、大数据分析方法的研究进展

针对大数据技术的研究最早是由权威学术刊物所设置的大数据专栏所引发的，因该刊物在世界上具有很大的影响力，在发刊之后受到多位专家学者的关注，并且有针对性的开展了关于大数据技术的研究工作。经过多年的研究，大数据的分析形成了四个领域，主要包括科学、技术、应用和工程。此后的12 年，美国政府斥巨资开设了大数据的专项研究，使得大数据的研究进展有了进一步的提升。在近些年的发展与应用中，大数据的应用作用逐渐提升，为多个领域的发展均起到了推动性的作用。尤其是在信息时代下，各类信息资源量的大幅度提升也为大数据分析方法的应用与发展提供了更多的可能。

二、档案管理工作中大数据分析方法的作用表现

（一）为工作创新和决策提供依据

创新是促进一切工作开展的重要基础，档案管理工作也不例外，要想更好的发挥档案资料的应用价值，就必须改变原有的档案管理模式和档案服务模式，变被动服务为主动服务，密切关注档案使用人员的最新需求，借助大数据分析的方式，分析出档案使用的需求，为档案管理工作的创新提供可靠的依据。在此基础上，所提供的档案服务可以更契合使用人员的实际需求，全面提升档案服务的质量与效率，推动档案事业的健康发展。此外，要求相关的档案管理人员应结合档案管理的实际需求，尽快转变档案管理观念。而大数据分析方法在档案管理工作中的运用则可帮助管理人员分析档案管理的需求，并且加大档案信息提取的速度，为人们提供更高质量的档案服务。

（二）增强档案管理的实效性

在原有的档案管理工作中，受到技术水平的限制影响，档案提取的效率偏低，且档案内容的全面性很难保障。尤其是在进入信息时代后，上述问题愈发明显。这主要是由于档案管理的信息量大幅度增长，如果还会采取原有的管理方式必定会威胁档案管理质量和效率。考虑到上述因素，各个档案馆加大了对先进管理技术的引入力度，希望通过技术升级来提升档案管理效率。其中大数据分析技术就是重点的技术内容，在实际开展档案管理时，发挥了良好的数据处理能力和数据挖掘能力，可以在大量的信息中筛选出多个有价值的信息。同时也可根据用户往期搜索记录，完成数据信息的分析与汇总，为用户提供更多相关的信息，使档案服务水平得到进一步提升。

三、大数据分析法在档案数据管理工作中应用建议

要想在生产经营和各项管理决策活动中利用好大数据分析方法，就要做到全面充分的掌握信息资源。这要求在整个信息资源管理活动中都不能忽视，要按照数据资源的运作周期，全面掌握信息数据并做好保存工作，对信息数据进行格式化预操作。现在常用是大数据分析方法有提高档案资源质量、可视化的海量数据关联分析、语义搜索引擎、数据资料勘探、前景预测分析五种。“其相关内容包括可视化分析、数据挖掘、预测分析、语义分析及数据质量管理”。2015年8月31日，国务院印发《促进大数据发展行动纲要》，明确了大数据的发展要加快和云计算、互联网、互联网等信息技术方式的交流和互动，开发大数据和各产业发展结合的新方式，全面促进我国各类产业的进步和繁荣。大数据时代的重要变革者舍恩伯格说过：大数据变革时代已经来临，大数据对人们价值和观念的变化、技术创新和商业领域的影响已经无法估计，并且越来越多的变化将影响社会的方方面面。

四、运用大数据分析方法时的注意事项

（一）做好成本控制工作

应用大数据分析方法开展档案管理工作时，需要有专业的设备设施作为支持，档案管理工作的质量与设备设施的使用性能存在密切的联系。部分档案管理部门为了提升档案管理实效性，加大了对先进设备的采购力度，但由于缺乏专业的理论知识作为支持，对于设备的选用存在一定的局限性，无法真正发挥大数据分析方法的应用价值。同时，投入了大量的设备成本。要求相关人员应做好成本管控工作，保障大数据分析方法的高效应用。

（二）提升档案管理工作的时效性

“大数据具有极强的动态性，在分析各种数据信息时要认识到这种动态性给分析工作提出的要求，提高面对信息的反应速度和处理能力。对于变化特别快的数据更要做到即时处理，否则数据信息的时效性将无法保证。因此，制约着大数据分析方法方法在档案管理活动中发挥作用的重要问题就是时效性不高。事实上，大数据分析方法的关键环节就是建模环节，在数据建模过程中，要保持高度的敏感性和灵活性，保证模型与新更新数据之间不脱节，否则新建立的模型也只能是没有意义的模型。

结语：大数据时代环境下，在档案数据资源开发利用中应用大数据分析方法具有重要意义和多种方式。通过大数据分析方法的应用，可以帮助管理者从所拥有的海量档案数据中提取有用的知识和观点，发掘隐藏在信息背后潜在的规律模式，推动管理优化，决策科学，提升自身技术创新能力，同时合理解决好大数据分析方法在成本、时效、情感等方面的问题，推动档案管理事业的健康发展。