企业提升办公室综合管理效率的策略

陈震

（黑龙江省九建建筑工程股份有限公司，黑龙江 哈尔滨 150000）

引言:目前我们国家正在逐步的发展，许多的事物都在更新换代，层出不穷，当然办公室的管理也要不断的进行发展，避免继续停滞不前的状态。无论哪一个行业，传统的经营方式都已经落后，无法保证高效率的完成工作，因为办公室中互相逐层传递信息难免存在误差，这样就会导致信息存在不确定性，降低办公室工作效率的同时也不能够满足当前环境变化的需要，所以要及时的转变思路，相信科学，有效的转变办公室管理思路，逐步的完善科学管理体系，针对提升办公室综合管理效率尐展开分析讨论，并采取科学的管理措施。

一、综合管理中出现的问题

(一)管理墨守成规，思想落后

传统的管理机制更倾向于执行标准化流程，执行工作的过程中严格按照标准去落实，认真依据行政后勤的标准去完成某项工作，导致工作在进行过程中会因为实际情况而受到影响，这根源就在于从指导思想上存在着问题，所以并不会达到预期的效果，员工不懂得去灵活变通，这就需要公司在管理指定规定的时候要结合目前社会的实际情况，办公室的人员要不断的进行学习，去汲取新的知识，促进自身能力的完善和提高，不能太过于墨守成规，灵活做事。同样也要注意员工的心态，不要让员工失去信心，防止综合管理给员工带去比较消极的影响。

(二)专业人员稀缺，行政人员管理水平偏低

目前，专业的管理人员稀缺，能者多劳这个词语相信大家已经耳熟能详。多数的情况下，公司的管理人员面临着一个常见的问题，就是要在完成自己的本职工作之外还要进行办公室的综合管理，每个人的精力本身是有限的，分身乏术，即使是非常专业的管理人事也很难在繁重的工作任务、超大的工作难度之外保证不会出现任何的问题，甚至会出现手忙脚乱的事情，多数情况下，办公室的管理人员面临着工作内容繁琐，许多单位还会增加一些其他的工作任务，无法做到专注的去做一件事情，三个人的工作强度一个人在做，所以出现问题时难免的，多数情况下而传统的工作过程中缺乏必要的沟通，有一些工作存在重复问题，反复的在做无用功，加之并没有起到工作成果，在无形之中就浪费了人力物力，在工作中应该加强专业性以及主动服务意识和工作的前瞻性。

二、企业提升办公室综合管理效率的策略

(一)本以人为本，是科学发展观的核心

每个人都是有自我意识的，首先要肯定员工在企业当中存在的价值，让员工意识到工作的结果是对自身有意义的，所以才会为之而努力。让员工感受到自己是被尊重的，感受到了尊重才会愿意与企业共同进退，充分发挥自我价值，通过这样激发自己的潜力和激情。

一个企业之所以能够发展，都是团队成员努力的结果，所以企业的管理者必须关心自己的员工，努力帮员工解决好衣食住行的实际问题，物质上的问题解决后，员工才会更加重视精神上的尊严和自我价值的体现，人的心理是一个很微妙的事情，作为企业管理者，也许你的一个微笑就可以为员工加油打气，可以给某个人带来极大的喜悦，你的一声询问，也许是员工继续的动力，你的一句话，说不定可以解开员工内心里困惑已久的问题，现代心理学和行为科学的研究成果表明，人的最殷切的精神需求是渴望工作上和事业上被公众肯定和尊重，从而获得心理上的成功感和满足感。

(二)整洁的办公环境有利于提升工作效率

整理杂乱无章的空间与我们的工作效率有很大的联系，你会发现面对杂乱无章的空间时候，工作的效率会大大的降低，工作的时间也会无形中拉长。当我们面对整洁的工作环境时，工作效率也会大大提高。员工可以自行整理好各人的办公空间，当办公用品很多的情况下，首先可以运用组合法去购买具有两个或两个以上功能的物品，可以有效的减少空间和时间去整理，多功能的物品比如说便签等等都可以节省办工作上的空间，第二可以运用挂件来减少办工作的空间，比如台历和中性笔可以做成挂饰的，这样可以节省空间。第三就是分类的方法，文件过多可以分成四类，第一类是已经处理好的但是没有上交的，第二类就是当天需要处理的文件，第三类就是一些辅助的文件，第四类就是其他的文件等等，可以规划好几个区域，把相应的文件放置其中，再贴上标签做好标记。

(三)形成有效制度，规范日常工作

在落实办公室综合管理的过程中，需要建立人性化、高效率的管理体系，针对所有日常工作需要具有一个相对统一的制度，进而在系统中利用该制度对日常工作进行规范，让相关工作能够顺利的开展。工作中最重要的严谨，定期的会议有助于企业的凝聚力，让大家的目标统一，责任到人，在会议过程中把任务分配给每一个员工，让每一个员工清楚知道自身的职责，这样有助于下一步的工作。还应该建立起相应的沟通制度，也就是让办公室负责相关工作的人员严格的依照沟通制度落实具体的工作，这样才能保证决策和制度的科学合理性。

三、结语

日新月异，企业管理者需要不断的进行丰富和学习，要结合每一位员工的实际情况，研发出更加科学有效的管理制度，注重把握员工的愿望和需求，在公平性和相对稳定性的基础上，灵活的运用管理手段，在办公室综合管理工作实际开展的阶段，应该重视人性化理念的融入，适当的强化单位中的凝聚力，保证每一位员工都能积极的融合到一起，给综合管理工作的开展提升效率创造优质的条件，通过本篇文章，本文将重点阐述办公室中经常出现的问题以哪里及解决这些问题的策略，希望能够为广大的工作人员提供有效的借鉴。