信息化环境下公路档案管理研究

2020-12-07高亚芳

魅力中国 2020年3期

高亚芳

（哈尔滨市双城区农村公路管理站，黑龙江哈尔滨 150000）

引言：公路档案充分记录了公路建设过程中涉及的重要文字、地图和音像内容同时，公路档案也记录了我国公路建设过程中的历史变迁，具有一定的历史意义。此外，公路档案也为施工道路的有效维护和监督提供了重要依据，信息时代的到来对档案管理提出了更高的要求，也为档案管理提供了发展机遇档案决定了发展方向。特别是公路档案管理中，在经济的推动下，公路工程建设在全国各地，道路信息和结构的复杂性，原有档案的管理工作已不能满足工作要求。只有对档案管理工作进行创新，才能提高公路档案管理的效率和质量。

一、公路档案管理现状

（一）管理工作缺乏规划性

公路档案管理起步较晚，缺乏相关工作经验，加之缺乏健全的管理制度，容易增加工作的有效难度，档案信息利用率不高，使用过程中存在一些问题由于缺乏管理，不同时期不同类型文件信息的兼容性不高，实际上无法实现信息的良好连接，导致重要数据信息丢失。

（二）档案管理缺乏系统的数据信息

随着信息时代的到来，必须进行信息管理，有效利用信息的收集和管理。信息共享还没有完全实现，传统的纸质档案数据没有完全转化为数字数据，导致数据库信息的匮乏。当用户搜索相关信息时，很难找到所需的数据。这些问题的存在，一方面是由于硬件结构导致数据和信息的过早存储，另一方面是由于文件数据的收集效率低下，无法转化为数字信息，导致文件信息不完整。

（三）缺乏专业的管理人员

目前，现有的档案管理人员对先进的档案管理技术认识不足，对信息管理的重要性认识不足，缺乏档案管理的专业能力。公路档案管理从业人员多，档案管理人员选聘缺乏专业调查，对档案管理工作缺乏重视，导致公路档案资料管理工作及时更新，降低工作效率，阻碍档案管理计算机化进程。

二、实现公路档案信息化管理的重要性

公路档案信息管理是指建立公路档案数据信息数据库，确保公路档案信息资源共享到一定程度，进一步提高工作人员管理效率对于公路建设的发展，公路档案具有提供信息服务的功能，能够有效地促进道路建设过程的发展。同时，公路建设项目还可以根据前期建设档案进行相应的加固分析，不断提高公路建设的发展水平。而且，公路建设通过对档案信息的管理，工作人员有利于档案的收集、保管和使用。利用计算机可以增加公路档案的保存，进一步拓宽档案服务领域，达到加强公路建设发展水平的目的。因此，通过对公路档案信息的管理，在一定程度上提高了公路建设的发展水平，具有十分重要的意义。

（一）档案管理现代化和信息化是必然趋势

随着现代科学技术的发展，档案管理专用软件的开发、使用和更新，档案管理的现代化和计算机化已成为不可逆转的趋势，公路服务也应尊重时代的潮流和要求。无论是文件的传递还是文件的借阅，无论是工程、科技档案管理还是人员培训，都应适应现代化发展和信息化建设的需要。

（二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域

归根结底，档案管理就是对信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发速度和利用程度。任何类型的信息储存在现代化的管理手段中，都更便于使用和发展，也能产生更广泛的社会效益。公路档案管理的信息化，不仅提高了工作效率，而且对缩短项目工期、减少不必要的重复劳动具有重要的经济和社会意义。

三、提升公路档案信息化管理水平的有效措施

（一）建立健全的公路档案管理制度

在信息时代，公路档案管理要顺应时代发展趋势，严格执行完善的管理制度。为了提高公路档案管理的效率，切实做好信息化建设，一个完善的档案管理体系应该包括管理方法和管理流程，并应确保该体系的严格实施。这样才能使公路档案工作建立完善的部门管理机制，优化管理档案。随着信息技术的到来，档案管理将实现数字化，突出档案信息，确保档案的安全和完整。档案系统必须纳入奖惩机制，主要包括加强对人员的管理和监督，规范档案管理工作中的信息采集、整理和存储，提高档案管理服务形象。同时，有必要鼓励员工加强对管理体系的研究，优化系统中存在的问题，以实现良好的管理，促进公路档案信息管理的实施。

（二）引进专业的档案管理人才

公路档案管理专业档案管理人员缺乏，导致管理工作效率低下，对整个公路建设工作产生一定影响。公路档案信息化已成为必然趋势，因此主管部门必须重视引进专业管理人员，提高管理效率。同时，要加强对现有专业人员的培训，在掌握传统档案管理的基础上，加强信息管理的工作就更为重要。组织管理人员积极学习信息技术，掌握现代档案管理设备。档案管理人员是提高档案管理工作效率的重要条件，因此有必要加强对管理人员的培训和考核。

（三）建立公路档案信息库

为了实现公路档案的高效管理，必须根据公路档案管理的特点，建立数字化的档案管理信息系统，加强对原始纸质档案的重建。建立统一的公路档案信息数据库，实现档案集中管理。这一措施不仅有效地解决了纸质文件存储空间的问题，而且通过文件管理服务实现了数据信息的查找和使用，帮助用户做出正确的决策，提高了文件的使用率，实现了文件数据的有效性。管理部门必须运用计算机技术和网络技术，确保档案信息安全，实现档案资源共享的高效信息获取途径，改进工作方法和档案管理，提高运行效率。