自来水公司电子档案管理措施探讨

高巍

（葫芦岛市自来水公司，辽宁 葫芦岛 125100）

引言：现代化技术的广泛应用，使人类的生活方式也发生了翻天覆地的改变。这种变化并不是只影响了人类的生活，对档案管理工作也产生了一定的影响，在信息化时代不断变化的驱使下，将传统的档案管理工作推向了与时俱进的发展道路。

一、自来水公司电子档案的相关介绍及其重要性分析

在数字时代的影响下，人们的生活和工作与互联网紧密相连，在时间的不断推移下，积累了不少电子文件资料。电子文件资料该如何采取措施进行管理，这是档案管理人员必须面对的现实问题，也值得其认真思考，与此同时，它的存在能够影响后续档案事业的发展，由此看来，电子档案管理的重要性不言而喻，需要充分引起公司的重视。

由于自来水公司工作的性质较为特殊，在工作过程中涉及的信息量较多，且不同信息之间的联系较为复杂，为保证档案信息管理的合理性与安全性，管理人员将档案管理采用电子化处理方式，一方面能有效地提高档案管理工作的效率，另一方面能确保电子档案信息保存的安全性，此外，电子档案的管理使用能够对信息进行合理筛查，有利于管理人员将海量的信息进行理顺。自来水公司采用电子档案管理方式是顺应时代发展的必然趋势，尽管其拥有诸多优点，但在管理过程中有许多问题需要引起注意，因此管理人员在使用电子档案时候时，要加强安全管理意识，随时注意可能出现的问题，并及时予以处理。

二、自来水公司电子档案潜在问题分析

（一）文件格式问题

电子文件的管理受控于电子技术，而电子技术并不是一成不变的，因而管理电子档案的相关软件会时常更新，而电子文件的格式可能会出现对软件的不适用性，进而导致电子文件的真实性降低。电子文件的真实性无法得到保证，在一定程度上会对电子档案的管理产生一定的制约。

（二）文件被改动现象

电子档案的管理是近几年新兴的的档案管理技术，在之间的很长时间内，自来水公司的档案管理一直采用的是传统的纸质管理方式，传统档案的管理方式也有其优点所在，因为传统档案管理采用的是纸质管理方式，如果有人对文件进行改动，必然会在纸质档案上留下痕迹，从而能做到“有迹可循”，但新兴的电子档案管理便不具备这样的优势，电子档案的文件一经改动，不会轻易留下痕迹，且电子档案在传输的过程中极容易被人改动，致使文件的可信度降低，此外，传输过程中出现的问题对自来水公司的经济情况带来一定影响。

（三）对原始文件的管理

一般情况下，电子文件在打开过程中，便会出现电子文件中的信息内容，在使用过程中可能存在被多个设备同时打开的情况，在这种情况下，管理人员难以对原始文件进行准确的判断，无法对原始文件进行判断，会导致在回收原始文件过程中出现错误，对后续工作的有序进行产生一定影响。

三、自来水公司电子档案管理优化措施

（一）提高工作人员的业务素质

电子档案管理信息化建设工作必须将重视人才放在关键位置，充分重视人才。因为在电子档案管理建设的日常工作运行当中离不开专业技术和专业理论过硬的工作人员，信息化电子档案建设的长远发展无法脱离专业人才，因此在引进人才的过程中对现有的工作人员提出了新的要求，加强对现有工作人员的培训和学习，不断提高工作人员的素养，提高整个工作队伍的水平，鼓励并支持工作人员不断学习，熟练掌握电脑操作技术，加快提高业务能力，形成全员学习的良好工作氛围，以实现自我提升作为最终目标，经过自身不断的努力达到信息化建设的要求。因此，工作人员业务素质的提升也是有效档案提高信息化管理建设不可忽视的重要策略。

（二）建立健全电子档案管理制度

建立健全电子档案管理制度时实现档案管理的有效措施，一方面能有效的对管理人员的管理方法进行有效约束，另一方面能提升自来水公司档案管理的规范性，进而使得自来水公司电子档案信息管理向着制度化、规范化方向迈进，在管理过程中，要注意以下几点，首先要对在管理电子档案的归档范围进行合理的划定，根据电子档案管理的相关规定，电子档案的管理需要明确划清电子档案归档范围，便于相关管理人员有效地开展工作；其次，对电子档案中的文件进行定期检查，检查的内容主要是是否存在丢失、改动的情况。最重要的要检查档案是否存在错误，在检查过程中，将每一个文件进行细致检查，依稀确保电子档案的有效性以及可信度，保证自来水公司的信息能够得到妥善保存；基于以上两种情况，计算能力一套电子档案管理规定，我们要明确一点，电子档案的管理只依靠管理人员的力量远远达不到其管理效果，还需要相关的管理制度进行维系，因此有效地保证电子档案的管理能够上行下效，将其管理细则更好的落实到公司上下，使得管理更加方便，对电子文件的接收记录以及接收人的相关信息进行详细记录，有效阻止电子文件被改动情况的发生。

结语：综上所述，自来水公司采用电子档案管理方式能有效提升档案信息管理的效率以及准确性，与此同时要充分明确，档案管理工作走向信息化建设是与社会发展的大背景相辅相成的，此外，在电子档案管理工作过程中遇到的困难，必须进行针对性解决，将电子档案管理的价值发挥得淋漓尽致，推动自来水公司档案管理高效发展。