提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略

韩晓晶

（大庆市让胡路区机构编制数据管理中心，黑龙江 大庆 163458）

对于事业单位来说，事业单位档案具有极其重大的意义与价值，它是对事业单位内部活动的真实记录，记载看着事业单位的发展历程，蕴含着大量真实的社会信息以及历史信息，因此事业单位档案的本质是一种非常宝贵的信息资源，无论是对事业单位的发展还是对国家的发展都有着十分重要的作用。随着信息时代的来临，事业单位传统的档案管理模式已经无法满足现代档案管理的实际需求，也发挥不出档案信息所蕴含的巨大价值，因此为了提高事业单位档案管理的工作质量与效率，使其充分发挥应有的作用和价值，对事业单位档案管理进行信息化建设势在必行。以下是本文对此提出的几点方法和策略。

一、建立科学合理的档案管理制度

我国事业单位传统的档案管理模式是以保护管理为主，并不注重档案信息资源的开发与利用。在信息时代，人们已经充分意识到档案信息资源所蕴含的巨大价值，因此现代的事业单位档案管理工作则要求在做好档案保护管理的同时更要重视对档案信息资源的利用与贡共享，因此事业单位档案管理信息化建设应运而生。而想要充分利用档案信息资源，使其使用价值得到最大限度地发挥，实现档案管理信息化建设的基本前提就是要建立起科学的、合理的、规范的、完善的档案管理制度，只有这样才能有效的确保事业单位档案管理工作具有质量和效率。为了保证档案管理制度的规范性以及科学性，事业单位的相关人员在制定制度时一定要注意以下几点：第一，建立的制度必须符合国家的相关规定与标准，并且在制度确定之后所有人必须严格的遵守，不得随意的修改，也就是说事业单位档案管理制度的建立必须做到有规可循，并给予其足够的尊重。第二，要明确档案信息著录的统一标准与要求。档案信息的著录是档案管理中的基础与关键环节，如果档案信息著录的标准不统一，那么将会为后续的档案管理工作带来巨大的麻烦，影响档案信息资源的开发与利用效率。第三，要统一档案管理应用的相关硬件与软件系统。这样做的目的是为了方便档案信息资源的共享，进一步扩大档案信息资源的利用率。第四，要重视纸质档案的管理。事业单位档案信息化建设针对的不仅仅是现代的电子档案，而是所有形式的档案，所以对传统的纸质档案管理工作亦不能有所忽视，这一点一定要在档案管理制度中有明确的体现，从而确保档案管理工作的全面性。

二、建设完善的单位档案管理服务设施

档案的信息化建设是建立在计算机技术、互联网等现代化的通信技术设备的基础上完成的，通过新型的信息技术设备实现对档案信息的收集、储蓄、加工、使用和传输。在进行档案管理信息化建设时，事业单位要以自身的实际情况为准，理性采购计算机、打印机、扫描仪等电子设备。同时，管理者要派专人对企业内部的电子信息设备进行统一的管理和使用，实行定期检查，以此保证单位内部电子设备的使用寿命，最大地减少采购成本。此外，事业单位还应当注重对硬件设备统一性的了解，选择兼容性能好、便于日后更新和升级的设备，从而为单位内部档案的信息化管理提供最好的设备资源，更好地实现档案管理的信息化。

三、加强事业单位档案管理信息化的安全建设

在电子信息技术日益普及的时代，信息资源系统的安全一直没有得到应有的保障。在事业单位进行档案管理信息化建设的过程中，管理人员应当提升信息安全意识，加强内部网络信息安全防护建设。首先，随着互联网的普及以及网络信息的公开，单位内部的网络信息很容易被有心之人盗取和利用。许多档案都属于事业单位内部的机密性文件，一旦被泄露将会对单位甚至国家的发展都产生不可估量的危害。因此，档案管理人员应当对机密文件进行二次防护，设置单独的密码，在访问权限和身份验证等方面都加强安全防护。其次，信息管理人员应当注意上网安全，对网络信息进行严格的把控和使用。再次，相关技术人员应当设立单位内的网络防火墙，防患于未然，不要等到问题发生再亡羊补牢。最后，事业单位要按照国家的相关规定严格执行，在单位内部配置好档案柜、除湿器、防盗窗等保护设施，提高单位内部档案保护的能力。

四、结语

总而言之，档案管理工作是事业单位管理工作中不可忽视的一个重要环节，其管理质量的好坏直接影响着事业单位的正常运行。现如今，由于信息时代的到来，信息资源所具有的价值被无限放大，档案信息作为信息资源的一种，对其进行有效的利用是使事业单位实现可持续发展的关键，因此事业单位的相关领导一定要对事业单位档案信息化建设给予高度的重视，积极的探索提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略，从而提升事业单位档案管理的水平，促进我国档案事业的发展。