高职院校档案规范化管理实证研究

宋静

（南阳医学高等专科学校，河南 南阳 473004）

部分院校是由地方行业转化为地方政府部门管理的高职院校来说，因主要管理部门的变化，对于档案的管理并不重视或要求不同，在加上院校对档案管理工作的不重视，没有专门的人员来管理，管理方式、方法的落后等种种问题都不利于院校的人才培养和挖掘，使得人事的管理效率低下。现在对于如何解决旧的管理制度，加快档案的管理水平是当前各院校档案工作者需要解决的重要问题。

一、存在于档案管理工作中的主要问题和存在原因

（一）档案材料更新不及时、格式不统一、内容误差大

档案价值的发挥前提需要以材料内容准确，更新及时格式的统一和完整的材料为基础。从新乡医学院的现阶段档案管理方式来看，应为2007年前该院校是隶属于地方行业，而在2007年以后新乡医学院归为河南省教育厅管理，上层管理人员的转变使得学校要面临身份转变和办学环境的转变等多方面问题，档案管理的工作也面临着巨大的改革。因为长期以来学校对于档案管理方面的不重视，学校并未配备专职人员来管理学校档案。使得档案材料自从2007年开始就为系统的统一管理和更新，使得更新材料的工作量巨大，同时在某些个人材料中出现了个人信息的不一致，材料内容的不真实，给档案管理部门的工作带来了巨大的不便。

（二）学校的档案存储意识微薄，对档案管理工作不够重视

学校领导和教师人员将大部分的时间和精力都放在了教学工作和科研工作之中，普遍的认为档案管理工作就是普通的，单纯的收集资料、材料和保存资料和材料，对档案重要性没有形成正确的认识，没有将档案工作归为学校日常会议和学校整体规划、发展中去，对档案管理工作所需的人、财、物的提供也非常缺乏【1】。

（三）学校档案信息化建设程度较低

档案的信息化、数字化、网络化是当前档案管理工作发展的必然趋势，它能够满足档案信息查找是所要求的快速和准确。目前为止仍有些高职院校的档案管理工作依旧停留在旧的操作层面，缺少必要的专业的硬件设施，档案管理工作中大部分环节还停留在传统的手工方式当中，使得难以适应当前大数据时代所需求的对档案管理工作的要求。

二、新乡医学院在档案管理中所采取的积极措施

（一）加强对档案管理工作的重视

加强设施的基础建设、加大投入为档案管理工作、提供优良的硬件措施，并且规范档案管理的体系和流程。为更好的进行档案管理工作的开展，新乡医学院从基础设施的建设方面入手，在2015年新的综合楼建设，学校参考由建设单位、国家档案局批准的自2000年实施的《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的要求以安全便利的角度出发，规划出单独的档案管理库房，库房、档案室、办公室“三室”分开的原则，三室面积约120平方米。同时，按照档案管理的需求，经公开采购了必须的基础设施、设备。同时也做好了温度和湿度的控制，通风系统的良好和防火、防尘、防盗、防虫、防鼠、防光、防水、防潮等“八防”措施。加强档案管理人员队伍的建设，为档案管理工作提供优秀的人才保障。

（二）加强制度的建设，提高档案管理水平

院校强调档案管理制度提高档案管理的服务性能，以此来提高院校人员档案管理的品质和效率【3】。

（三）重视档案管理工作中的材料收集工作

加强院校档案管理意识加强对档案管理的重视，从根本上解决档案所需的资料收集问题，重点还是在于学校整体对档案意识的提高，让院校的每一位人员都明白档案管理工作的重要性。把收集档案资料的意识从“要我交材料”转变为“我要交材料”。

（四）档案材料的信息化，进行电子文件的归档模式

建设电子信息化所需的硬件设施和软件设施、相应的设备。使用档案管理系统对已有的材料进行处理录入工作，建立相对应的搜索数据库。

（五）对档案管理的规章制度进行完善

要有完善的管理制度，从根本上规范的管理档案，要保证档案管理工作的制度有章可循、要避免出现随意性和盲目性。要将档案管理工作的工作表现于奖励机制相结合，与职位的升迁调动评审相挂钩，激励档案管理工作人员对工作的积极性和热情，保证所有的制度能够有效的实施。

（六）创新档案管理体系模式，提高档案信息化的管理水平

高职院校都档案管理工作应从实体线下管理转换为信息数字化管理，网络化管理更加便利快捷的管理档案。高职院校也要争取通过全面的扫描将部分实体文字材料转换为数字信息，建立起档案全面覆盖的数据库，从而提高档案的利用率，使得档案管理工作的效能达到最高。同时学校应根据中组部颁布的规章制度及自身的特点和要求，使得学校的档案管理体系和流程能够进一步完善【4】。

结语

档案建设工作是一个艰巨的任务，也是一个事无巨细的工作，因此，它需要一种认真负责的工作态度。我们应争取早日实现档案管理的规范化和标准化、数据化、网络化。总而言之，伴随着教育事业的不断发展进步，高职院校也要不断的提高自己，使自己能够跟上时代步伐，加强对档案管理工作的认识，提高对档案管理的重视，使得档案管理水平达到新一层次，为高职院校提供更优质的服务。