加强事业单位人事档案收集归档工作的探究

2020-12-07田颖

魅力中国 2020年46期

田颖

（黑龙江省中医药科学院，黑龙江哈尔滨 150036）

一、加强事业单位人事档案收集归档工作的重要意义

人事档案是人事管理活动中形成的反映个人经历、学历、工作状况、业务能力的文件材料，是人事档案管理是将人事档案信息收集、整理、保管、鉴定、统计、查询并综合利用的活动。人事单位档案管理能为单位培养、选拔、使用干部提供有用依据。人事档案管理的目的在于保守档案机密，维护档案完整，为档案材料使用提供服务。事业单位与其他市场主体不同，具有一定的国家管理性和社会公益性。事业单位人事档案管理工作是事业单位档案管理的重要组成部分，贯穿于事业单位管理全过程。人事档案归档首先需要鉴别是否需要归集入档；然后按照法规、制度要求根据材料内容、性质明确归档所属类别并登记目录，归入档案之中。认真的收集鉴别和科学有序的收集归档工作是档案高效利用的前提和保证。

当前社会，市场经济和信息化技术的发展使信息的收集处理更加多元化，新时代对事业单位人事档案管理的内容和服务提出了更高要求。准确和全面的收集、整理档案数据信息优化人事档案收集归档工作是保证人事档案真实性、完整性的重要保障，是选拔和作用干部的重要依据，是事业单位改革的必然要求，是提升事业单位内部管理水平和服务能力的必然要求。

二、事业单位人事档案收集管理的现状和存在问题

（一）事业单位对档案收集归档工作不重视。部分事业单位管理理念陈旧，忽视对其潜在价值的认识，档案归集工作流于形式，缺乏专业档案管理部门、人员的设置，在资金、硬件、软件配置上难以满足实际工作需要，严重制约了管理水平的提升。

（二）事业单位档案收集归档工作制度不健全。人事档案管理是一个繁冗琐碎的工作体系，当前事业单位档案收集归档不完善，工作缺乏细致、明确、健全的管理制度，管理职责不明确，岗位职责不能落实到确定的管理人员；收集档案资料不规范，资料缺失不完整，查证标准控制不严格，归集整理标准不科学，缺乏一致性、连贯性；人事档案收集不及时，档案资料收集路径少，收集归档手续不完善，保密措施不完善，档案保管不当。

（三）事业单位档案收集归档工作手段落后。我国事业单位信息化进程起步晚，传统纸质档案与电子档案并存，事业单位沿袭传统工作模式，缺乏主动收集整理档案资料的能动性，档案收集归档效率低下。

（四）人事档案管理人员专业素质参差不齐。人事档案管理人员素质偏低，部分非专业、兼职管理人员顶岗工作，人员流动性大，缺乏专业技能，随意性强，不能执行操作流程；人力资源和绩效考核体系不健全，薪资待遇低，部分管理人员工作中缺乏责任心；信息化技术不高，难以利用先进的信息化技术手段收集归档，致管理工作专业性不强影响人事档案收集归档质量和效率。

三、事业单位人事档案收集管理的优化策略

（一）树立正确事业单位对档案收集归档管理理念，重视档案收集归档工作。事业单位要高度重视人事档案收集归档工作，加大干部人事档案管理理念创新宣传力度，加大资金、人员投入力度，配置专业人员、更新改造存储设备，保证收集归档工作有序推进；做好档案收集归档重要性的宣传，，加强单位内部部门间沟通与合作，形成管理合力做好信息服务工作。

（二）健全和完善事业单位人事档案收集归档工作体系。事业单位要结合本单位实际工作制定完善的人事档案规章制度，明确档案分类收集管理办法、收集手续、归档标准，规范收集归档流程，把握档案管理的关键环节，将细化的具体规章制定贯穿收集、鉴别、整理的全过程；切实做好档案信息录入工作，做到统一标准，做好筛查和甄别确保分类准确，保障及时归档、档案排列有序美观规范；重视人事档案保密安全管理，强化收集归档工作监管力度，开展定期、不定期检查，细致比对档案中记录的真实性、一致性，严格剔除失实、虚假的档案信息，对不完整的资档案资料责任当事人限期补充收集；健全档案登记和传统递安全制度，明确岗位责任制度，保障档案信息安全。

（三）优化人事档案收集归档工作方法，提升管理质量和效率。信息化手段用于档案信息的存储和分析能有效提升档案资源检索、分析、处理效率，显著节约成本，使人事档案收集归档工作更为便捷化、智能化。事业单位要创新自身的管理理念，提升大数据档案管理意识，充分利用信息化工具和大数据分析技术提升档案收集归档水平，积极构建人事档案收集与归档信息化平台，提供数据动态数字化传输，有效整合资源；促进技术创新有效防范网络风险，袪除不安全因素，保障档案材料安全性。

（四）强化管理人员队伍建设，提升管理人员综合素质。事业单位要强化在职档案管理人员素质建设，开展常规化专业知识培训和职业技能培训，鼓励和引导管理人员学习先进管理理论和实践经验；拓宽人才引进渠道，健全考核评价奖惩制度体系，打造具有高超职业素养和强烈责任心的管理队伍。