新形势下加强交通运输档案数字化管理的探析

陈琪

（围场县交通运输局，河北 承德 068450）

对于任何单位来说，档案管理都是一项十分重要的管理内容，任何档案系统都不可能独立存在，其中涉及到的内容较为复杂，为了切实提高我国交通运输档案数字化管理的质量，工作人员需要明确现代社会环境下的变化，这样才能使我国的交通运输档案呈现数字化的发展趋势。

一、交运档案管理模式改革过程中存在的问题

（一）思想认知不足

在交运档案再进行管理时，涉及到交通运输部门的诸多部门以及交管人员，但相关管理人员都并没有重视交通运输部门内部的档案管理工作，大多数交管人员都将工作重点放在交通运输质量的提升上。除此之外，在交通运输部门内部，大多数交运档案都没有进行有效的对外公开，工作人员不能随意查阅，这就导致交通运输部门内的相关管理人员忽略了交运档案管理工作的重要性，而一部分员工在实际工作时也仅仅履行自身的工作职责，没有将自身的人事信息交给管理部门，这就导致信息在收集时出现不规范和不全面的情况。这也直接导致了交通运输部门的档案公共管理工作缺乏完整性，对于后续的绩效考核以及人事资源整合来说，造成了极大的影响。

（二）交运档案管理机制较为落后

在传统的人力资源管理工作中，虽然大部分交通运输部门都在逐渐开展自身的交运档案管理工作，但总的来说并没有建立完善的管理制度以及管理体系，这就导致交通运输部门的人事管理机制依旧较为落后，直接导致交运档案管理工作落实不到位，并且很多交通运输部门由于奖惩制度不完善，无法进行有效的工作创新这些因素都直接导致交运档案管理工作处于不规范和不科学的状态，最终影响了管理工作的整体机制，导致其无法在交通运输改革过程中发挥其应有的效果。

二、强化档案管理模式改革时，相关制度更为规范

（一）强化档案管理工作的教育以及认知

在进行管理时，相关工作人员的交运档案管理工作应当由管理人员自身进行，所以需要提高管理人员的工作重视度，使相关管理工作人员养成良好的职业道德，为管理人员培养高度的责任感，使其在工作时保持严谨的工作态度，尤其需要借鉴和吸收优秀的交运档案管理研究成果，使档案管理工作能够成为档案管理工作人员的使命和责任，强化其工作意识。除此之外，在交通运输部门内部还需要强化宣传力度，使基层的一线工作人员能够主动参与到档案管理工作中明确档案管理工作并非是简单的人力资源登记，更重要的是维护交通运输部门的正常运行，这样才能使一线的医护人员积极主动的配合交运档案管理工作的进行。

（二）建立完善的管理制度

在进行相关制度和条例的建设时，工作人员可以借鉴国内外的先进管理经验，对已经归档的工作人员进行电子文件的管理时，应当严格按照相关规章制度和措施进行，保证信息的完整性和原始性。而如果某一类电子文件档案需要进行长期保存，则需要将其与相同内容的纸质文件一同归档，而对于具有保密要求的电子文件，则应当应用安全的保密措施，并且对涉及隐秘的电子文件进行全面的密码管理，严禁在外网上开放，并且定期对网络环境和计算机系统进行检测，避免出现黑客攻击或病毒入侵的情况。在进行体制建设时，可以从信息收集、档案保管以及借阅等多个步骤进行流程完善，使各项管理工作都能够参考对应的管理制度进行，避免由于员工的工作疏漏出现的不规范现象。除此之外，通过合理的管理，还能够使工作人员各司其职，严格按照规章制度进行各项操作，并且还需要规范认定制度以及查漏补缺措施，使信息收集具有一定的可信度和科学性。

（三）科学的建立大数据库防护体系

在交通运输部门开展交运档案管理工作时，可以在交通运输部门内部建立完善的局域网信息管理平台，应用计算机软件对其中的数据进行处理，能够大大提升管理效率，并且在近年来大数据理论的支持下，交通运输部门还可以将大数据技术与计算机技术相结合，是交通运输部门内部建立完整的大数据库，这样能够有效保障交通运输部门的人力资源管理质量。计算机大数据库防护体系的建设主要是防护黑客和病毒的入侵，使交通运输部门档案数据能够安全有效的运行。但计算机在运行过程中各项操作活动本身就属于一个动态的变化系统，在用户的指令操作下，计算机则会进行某一项操控行为，而如果用户的操作不规范或者进入了某一危险网站，则会加大计算机遭到病毒和黑客入侵的风险。在这种状况下，想要强化计算机本身的安全特性，就需要制定相应的防护体系，定期做好计算机的病毒查杀、漏洞修复，这样能够使计算机建立动态化的安全防护体系，通过定向的途径将其传递到用户面前，规范计算机用户的各项操作行为。

三、总结

在进行现代化的交通运输部门档案管理时，相关工作人员首先需要做好自身的能力培养，并且需要不断提高单位内部的交运档案管理水平，建立科学且安全的数据资料库，这样才能实现档案管理的工作价值，便于相关用户在进行资料调取时，能够获取准确且真实的资料，这样才能保证交通运输部门交运档案管理工作的顺利进行，促进我国交通运输行业的快速发展。