简述文化艺术档案管理的有效途径

何淑娴

（甘肃省文化艺术档案馆，甘肃 兰州 730000）

一、构建档案通道

以实现密切纸质档案与电子档案间联系，推动文化艺术档案馆艺术档案管理的统一化，应构建适当的档案通道，使用文本形式对纸质档案和电子档案进行储存，继而通过开发对应的搜索软件和数据库，完成对两种类型档案的融合，确保及时高效的检索到需要的档案，对档案进行智能化管理。利用这样的形式，可以切实发挥出电子档案优势，实现档案信息的高效传递及资源的切实利用。对于库存纸质档案，应转换成电子形式予以备份，既要形成对两种形式档案的同时管理，也要保障档案资料的完整性，促进其价值的发挥。进行档案互转前，需对档案进行合理的分类，例如可分为文书档案、声像档案、实物档案等，基于档案性质来明确互转后的档案应归属地管理类别[1]。将纸质档案转换电子档案时，必须要对电子档案进行合理的定义，明确档案来源和途径，确保类别划分的科学性，进而保障档案资料的全面性和完成性。由于文化艺术档案馆艺术档案所对应的真实性和准确性应得到充分保障，所以应在构建档案通道的过程中密切档案联系，实现可以根据电子档案及时高效地检索到纸质档案，掌握纸质档案对应的各种信息，让纸质档案的使用更加高效便捷。

二、健全管理机制

现阶段，想要提升文化艺术档案馆艺术档案管理水平，需要以纸质档案和电子档案的不同特点为基础，构建起与之匹配的管理制度，形成合理的管理模式和制度准则，从而实现对两种档案的科学区分及良好管理。通过对两种档案的对比可知，纸质档案由于历史更为悠久，对应的管理制度也更为健全。所以对纸质档案管理的完善，在于不但满足转换电子档案时对应的需求，完善数字化管理细节，确保纸质档案管理的愈加完善。而电子档案，则要注重信息安全管理，通过制定严格的管理制度的形式，确保硬盘、磁盘等多种形式的存储设备可以在恰当的环境中实现良好保管，强化信息的保密性。对于电子档案管理来说，也要注重对管理人员的严格管理，明确责任分配，强化责任意识，确保各项工作的开展严格遵循规章制度要求，从而达到对档案结构管理的合理管控。利用完善在统计标准、信息储存标准、数据库管理标准形式，进一步提升对电子档案管理的规范化水准，让档案管理工作更为有序。

三、创新管理模式

随着社会的迅速发展，文化艺术档案馆艺术档案管理模式也要实现不断地完善和创新，构建起纸质档案和电子档案并行的管理体系，实现对两种档案的同步归档和有效分档，利用合理的分类管理和统一的调用管理确保艺术档案全面性和准确性的实现。对于重大文化艺术活动及民间文化艺术资料，既要强化艺术精华调查，也要分别从文字、图像、实物等各种丰富的形态入手展开资料的收集和汇总，将有价值的各项材料编撰形成纸质档案，后期再通过转换的形式结合图片等信息形成电子档案进行存储，这样既能够保障档案资料的真实准确，也能够切实分保护好档案资料，充分记录文化艺术。为了实现档案的社会功能，应将收集到的档案作为资料基础，编撰纸质档案时积极查阅不同时期对应的文化艺术活动资料，确保档案资料的完整。在转换电子档案时，应强化其与纸质档案间的联系，确保两者的统一性及使用时的便捷高效，从而实现档案价值的充分发挥。

四、加强档案管理工作人员的工作水平及综合素养

负责管理档案的人员的工作能力和自身素质等能够在很大程度上决定档案的管理水平，从而对艺术档案的使用水平产生直接影响。所以，文化艺术档案馆应不断强化档案管理人员的工作水平和综合素养。由于档案管理是一项细节较多且相对复杂的工作，这就要求对应的管理人员在工作中应保持耐心和细心，文化艺术档案馆应引导工作人员构建起良好的工作积极性，在工作中总结经验，善于发现不足并及时改进，从而提升工作能力。同时，档案管理人员也应主动地提升自己，不断学习，既要充实自己的专业能力，也要不断提高自身的计算机水平。并且，文化艺术档案馆也应为档案管理人员打造良好的学习平台，通过专业培训的形式等强化管理人员的综合素质能力。

五、设置档案管理部门，增强艺术档案的保密性

文化艺术档案馆应建立一个独立的档案管理部门，使其与馆内其他部门保持平行，从而强化档案管理工作的独立性和自主性，实现艺术档案管理的不断完善，明确档案管理部门的职权和工作目标，从而使之充分发挥作用，强化整体管理水平。在档案管理过程中，档案管理库房占据非常关键的地位，能够对所有的艺术资料进行良好的存储。同时这也要求档案管理库房应切实达到储存的各项要求，以实现其保密性为目的，在位置安排上应避免设置在最底层，而且要做好门窗加固，防止艺术资料遭遇偷盗事件。要不断健全档案管理库房的各项基础设施。对于库房管理人员，应明确及不断强化他们的责任意识，确保其遵守保密原则，具备良好的职业道德素养。并且能够认真仔细的对待工作，对档案和基础设备及时检查。

六、结语

对于文化事业的发展而言，无论是纸质档案还是电子档案都具有十分重要的价值，所以我们要利用合理的管理方式对两种档案进行管理，使之能够切实发挥自身的作用，推动文化事业更好发展。在具体的管理过程中，可利用构建档案通道来密切纸质档案和电子档案将的联系，借助健全的管理体制和不断改良创新的管理模式完成对档案的有效收集、存储和利用，助力文化艺术事业蓬勃发展。