浅析事业单位人事档案管理现状及对策

2020-12-07刘妍

魅力中国 2020年50期

刘妍

（河北省秦皇岛市抚宁区人力资源和社会保障局，河北秦皇岛 066000）

人事档案管理就是对档案进行收集、整理、利用的过程。档案管理在一个企业中是比较重要的，主要就是对入职人员的信息记录，企业领导考核的参考依据等，所以人事档案管理还是非常重要的。我们国家综合国力发展得很快，所以，档案管理已经逐渐开始走向正规，企业的管理理念也发生了改变，逐渐走向现代化，所以档案管理的工作发展得也很好。

一、事业单位人事档案工作存在的主要问题

（一）对档案管理工作不重视

企业和单位的很多人都认为人事档案管理是一个可有可无的闲职，所以大家对这个职务也并不是多么的重视。和企业里的其他业务相比，人事档案管理处于企业的边缘化，与企业的重要业务不在一个档次上。因为人事档案工作在企业里不属于重要业务的范畴，又没有做出过什么重要的成绩，对企业和单位又没有什么太大的贡献，所以，档案管理的工作在其他部门的看来是十分不重要的，除了其他单位的人员这样看待，就连人事档案部门的工作人员对管理档案的工作也不太上心，有需要了就查询一下所需要的文件。

（二）人事档案更新不及时

企业因为不重视这个档案管理的工作，所以信息更新就是不及时的，很多档案里存的仍然是一些特定的人员个人信息，各种干部考察，评定的材料等。对于每年新的材料信息，并没有及时的存入档案。这些收集信息，及时更新材料的工作一般都是人事专干来做的工作，所以，干部本人或许没有意识到应该给人事专干提交最新的材料，好让他们存档。

（三）人事档案信息化程度不高

随着我国科技技术的快速发展，将信息技术运用于人事档案管理已经是非常常见的事情，虽然是这样，但是在实际的档案管理过程中，一些先进的技术并没有完全的运用于档案管理中，档案管理人员并没有完全的挖掘出来信息技术的先进功能，智能化的使用对于人事档案管理来说，仍然是需要继续推广的，同时也是由于企业在人事档案管理部门的投入不够，所以设备是不足的。

（四）档案管理人员专业度不高，存档工作不规范

档案管理工作并不是一个随意的工作，它其实对于从事人员有要求，不管是业务能力还是综合素质都是有要求的，需要一个专业的人员来从事档案管理这个工作，不仅仅会读书写字就可以，需要有专业的知识技能和先进的理念。企业对于档案管理部门是不重视的，所以招进来的档案管理人员都是不正规的，他们所具有的专业素质是很低的，所以对于档案管理的工作是不太熟悉的，就有可能存放的数据是不对的，存放的格式也有可能是不正确的，这就影响了档案管理工作的效率，也导致其他部门查看信息的时候，可能会看到错误的信息，所以档案管理人员是没有太高专业的水准的，随着我们国家的进步，对档案管理人员的要求正在提高。

二、事业单位人事档案管理的新思路

（一）改变管理意识，重视档案管理工作

档案管理工作之所以不受到企业的重视，一方面原因是企业领导没有看到档案管理工作未来可以发展的作用，所以领导对于档案管理工作不太重视，领导不重视，自然而然档案管理部门的人员也就不会太重视，所以应该让领导意识到档案管理未来发展的可能性，配备有专业素养的专干人员负责监督档案管理人员，因为有专业人员的监督和指导，会逐渐的提升档案管理工作的效率和正确率。当然，另一方面就是企业里的管理人员也需要知道档案管理的重要，让档案管理工作能够得到大家的重视，有可能才会发展的更好更快。

（二）及时更新保存档案，对人事档案进行动态管理

人事档案及时更新是作为档案管理人员最基本的工作，没有特别的人员监督，是依靠档案管理人员的责任心和档案管理人员的档案意识，若是有什么需要及时更新的材料和资料，要及时的去更新。身为档案管理部门的专干干部，不只是需要有专业素质，也是需要有对档案管理工作的责任心的。需要定期的填写履历表或者变动的情况表，还需要建立一套完整的档案管理制度，最后要实行档案的电子化管理。

（三）改善档案管理环境，实现规范化

现如今，档案管理人员大都专业性不强，也没有参加过专业的培训，面对这样的情况，是需要从事档案管理的工作人员参加培训的，可以提高他们的专业素质，让他们很专业的去管理档案。不仅如此，还需要为档案管理人员设置专门的办公区域，还需要为每一个档案人员提供专门的软件设备。在档案管理的工作中，要将信息技术的作用发挥到极致，彻底的打造出来一个智能化的管理档案的方式。同时，档案管理人员也可以利用计算机的电子设备学习一些网络安全知识，利用信息技术的方式，来提高档案的安全性。

（四）完善人事档案全文数据库建设

在信息化的时代，档案管理人员完全可以利用计算机的力量来管理档案，首先可以将原先使用纸质保存的档案转变成计算机上PDF格式的形式来保存，然后再进行分类整理，同时，还需要建立人事档案的数据库，实现对档案数据的储存。

（五）配备专业档案管理专干，实现专业化

档案管理部门在企业里是比较重要的部门，因为企业不能少了这个部门，它记录了企业各种数据信息，所以这个工作也是不容易的，需要去整理，去更新，去分类，去录入等一系列的工作，不仅繁琐，还需要提高正确率，其中包括数据和格式，所以档案管理人员需要时刻注意格式和数据。不仅如此，还要求专业人员的综合素质，综合素质是决定了是否可以将档案管理做好的关键因素，因此，企业里面要多招收一些比较专业的档案管理人员，因为专业的，出错率就会很低，专业的档案管理人员是提升工作进度的有效保证。