信息技术在企业档案管理中的应用

王国峰

（滨州市沾化区住房和城乡建设局，山东 滨州 256600）

一、信息技术在企业档案管理中的重要性

和传统的档案管理工作不同，信息化技术的应用不仅能够有效增加档案数据储存量，同时也能优化电子档案的私密性和可靠性。尤其是对比传统的纸质档案而言，信息化档案管理能够有效减少档案储存的实际环境，并且让档案资源的调取更加便捷快速。可以说当前一套功能齐全的信息化处理系统，加载到档案资源管理工作上不仅可以实现档案内容的数字化转化，同时也能在档案资源内容管理、调取、分析等多个环节，实现信息化处理功能。对于部分企业的实际需求还可以添加和财务系统、管理系统、生产系统等连接的集成化信息技术，通过档案的形式处理，结合公司的规章制度、生产能力、财务状况、完整地给出企业领导人一个明确的参考方案和可执行计划。这样既方便工作人员对档案数据进行统一出口管理，同时也能帮助企业领导更好地规划企业未来的发展方向，让档案资源管理系统化的优势得到充分发挥。

二、信息技术在企业管理应用中的问题

（一）缺乏考核激励机制和约束机制。企业的档案管理虽说具有至关重要的作用，但是对于档案管理岗位一般没有设置有效的奖惩机制，档案管理人员对于档案管理工作并没有积极性，档案管理人员不思进取的现象严重，大部分的企业仍然沿用传统的纸质档案管理模式，对于档案管理方面的资金投入较少，并没有真正实现档案管理的信息化。想要通过档案的信息化管理提升档案管理的效率，就需要挂历档案管理人员对其本职工作进行优化，通过设立有效的激励机制和约束机制帮助激发档案管理人员工作的积极性，制定科学合理的档案信息化工作方案，并争取资金投入，实现档案的信息化管理。

（二）档案管理专业人员缺失。档案信息化管理是一项综合性较强的工作，除了要运用到档案学相关知识外，还需要一些管理学、计算机等专业知识。但是经过统计发现，现阶段的档案管理人员的专业素养较差，且档案管理人员年龄偏大，对于计算机技术和应用系统使用不熟练，直接限制了企业档案信息化管理的进程。企业的档案管理是一项系统性工程，需要各部门的协作配合完成，因此就需要对于档案管理人员要求较高，尤其是基层档案管理人员，存在严重的只出不进的现象，并且档案管理系统并没有建立培训制度，优秀人才流失严重。

三、信息技术在企业档案管理中的应用要点

（一）转变企业管理观念。我国企业在发展过程中需要转变自己的发展理念，加强对信息技术的了解与认识。在当代社会发展中，信息技术作为企业管理的一种方式和手段，有助于提高企业管理水平，解决企业发展过程中遇到的困难，助推企业发展。因此，我国企业需要从自身实际情况出发，学习信息技术理论知识，增强信息技术实践能力，加强信息技术在企业管理活动中的应用，包括对员工日常工作的管理、生产经营的管理、与消费者交流沟通方式的管理等。只有这样，才能促进信息技术在企业管理中的全面应用。

（二）加大档案管理专业人才的招聘和培训力度。对档案管理人员进行专业知识以及信息化理论培训，提升档案管理人员的整体素养和专业技术水平，通过实操训练掌握档案管理系统的使用方法和原理，做好理论与实践相结合。除了公司内部建立培训机制以外，同时还需要极大力度招聘专业的档案管理人员的力度，丰富当那管理人员队伍，为档案管理工作注入新鲜血液。档案管理是一项综合性较强的工作，要注重档案管理人员的整体规划能力、组织协调能力的培养，全面提升档案管理人员素质。

（三）加强档案资料内容的加工利用。档案管理信息化需要相关人员能够重视对档案资料信息的开发利用，在信息化过程中坚持主动出击，延长各类档案内容的生命力和有效价值。受到传统纸质档案材料的限制，以往的档案管理工作更加重视对档案以及相关文献自身的保护工作。为了避免相关档案丢失或破坏就要极力避免对档案进行频繁大规模的调用。而现代化的信息企业档案资源管理体系则完全相反，电子档案不仅可以实现及时上传，同时也能够对其进行随时备份。只要档案库的备份保证安全，那么对于档案信息的调取和利用就变成了一种日常工作的有效辅助。为了扫描以及数据化分类的模式让档案资料能够形成可视化图表，根据发展过程中需要的不同资料随时进行检索和调取，帮助企业领导对未来的发展做出有效判断。

同时现代化信息技术的应用还为企业档案资源的开发创造了全新的条件，尤其是结合大数据系统，结合云计算技术，结合区块链概念，能够帮助相关人员无限制地加深对档案和各类资料的利用。比如将企业档案当中所有涉及同类型项目的档案进行数据处理，可以得到该项目在近年内的发展趋势以及企业自身在运营过程当中存在的哪些短板和不足。根据相关数据分析就可以得出，接下来企业在发展过程中，可能会在该项目上获取多大比重的利润空间，又或者是对比不同行业项目的利润空间来选择更加符合企业发展和需求的内容。这种数据信息处理和应用的概念对于当前企业发展而言有着极其重要的作用，而这也是信息技术在企业档案资源管理当中核心价值的体现。

（四）完善企业基础设施。企业进行信息技术改革、转变企业管理方式等离不开完善的网络设施。因此，企业需要加大对信息技术相关设施设备的资金投入，积极引进先进的信息技术设备，改善网络状况，建立完备的信息网络体系，为企业的管理工作提供良好的技术条件，从而保障企业管理工作高效有序进行。

四、结束语

现阶段，在企业管理中应用信息技术是时代发展的必然趋势。我国企业需要因势利导，顺应潮流，不断克服信息技术在企业管理应用中遇到的难题，利用信息技术加强企业管理，实现企业更新升级，促进企业长远发展。