新时期事业单位档案管理工作创新思考

李丽

（日照市自然资源和规划局不动产交易登记中心，山东 日照 276800）

一、事业单位档案管理工作的重要性

档案管理是档案管理工作人员针对本单位的档案进行计划、系统、规范的收集、整理、统计、保管等活动。档案管理是事业单位的一项基础性工作，是其工作的重要组成部分，对日常工作的有序运行、改制工作的深入开展、未来工作的发展方向都起着重要的作用。因此，创新档案管理工作的思路，实现档案管理工作的科学性、前瞻性就显得尤为重要。

二、做好事业单位档案工作面临的主要问题

（一）档案管理工作人员的素质有待提高。

部分工作人员素质不高，这是导致档案管理工作无法顺利实施的主要因素。有的单位领导会出现重经济效益、轻日常管理的现象，一般都会认为档案管理工作难以协助单位获取更大的经济效益，所以在人力、物力以及资金方面时常会出现不足。在日常工作阶段，大多忽视档案管理工作，有些工作人员以为确保档案资料的完整性、不发生资料遗失就足够了，该种观念意识直接导致档案管理工作水平低下。

（二）档案管理模式与实际发展不相适应

目前，事业单位档案管理模式和实际不符，欠缺必要的硬件设施。在日常档案管理工作中，依旧沿用较为传统化的人工统计管理方式。因为单位内部档案管理资料众多，该类粗放式管理模式势必会加大工作人员的压力，从而影响档案管理工作的质量。运用人工统计的管理方式，难以达到档案管理工作的最终目的。纸质档案资料整理会耗费诸多时间与精力，枯燥冗长的工作内容会加大员工失误的几率，也就无法确保档案工作的水平及精准性。

（三）档案管理制度不完善

现今，档案管理机制不健全，对于相应职责的划分十分模糊，相关工作人员很容易发生工作上的问题纠纷。事业单位档案资料编制体系不够细化，档案资料纸张的运用和档案归档、修建标准有出入。这样，不但加重了档案管理工作人员的工作量，还使得档案管理工作水平低下。另外，部分档案管理部门的相关程序不健全，尤其是关键档案资料的借阅、查阅流程不严谨，这极易导致机密文件遗失。事业单位档案管理不管是在前期的编排与划分上，还是后期的管理过程中都相对混乱，并未严格依照有关规章制度进行。值得注意的是，事业单位档案管理监督机制不完善，部分监督管理部门受到来自内部环境和人为因素双重因素的影响，导致档案管理工作滞后于单位发展。

（四）信息化建设比较落后且利用率不高

随着社会的不断发展，信息技术在各个领域的应用越来越广泛，在事业单位档案管理中融入信息化建设，但是由于档案管理工作得不到重视，资金投入不足，在信息化建设方面比较落后，相关的工作人员并没有熟练掌握信息技术，因此在工作中采用传统的方式进行管理，信息技术的利用率不高。而且事业单位档案管理工作的效率也受到了限制。一部分纸质档案在使用的过程中出现了破损丢失等情况，严重影响了后续的使用工作。此外还缺乏专门的维修管理人员，导致信息系统中存在诸多的漏洞，使得档案管理工作中出现各种各样的问题，难以紧跟时代发展的步伐。

三、新时期事业单位档案管理工作的创新与思考

（一）建立健全档案管理制度

1.各项规章制度必须要具有合理性和科学性，其规章制度必须要符合本单位档案管理工作实际需要。2.简明、实用，可操作。制定的规章制度必须要具有良好的可操作性，方便实用、简单易行才可以更好地发挥规章制度的指导和规范作用。3.坚持制度约束的地位平等性。制定的规章制度要求既要约束职工也要约束领导，职工和领导为制度的主要执行者和主要制定者，坚持制度约束的地位平等性，是制度顺利执行的重要保障。4.奖惩分明。档案部门在规章制度中既是管理者又是执行者，所以在规章制度的执行过程中，档案部门要保证制度执行的严肃性和公平性，做到有功必奖，有过必惩，奖惩分明。

（二）通过培训提升档案管理工作人员素质

当今时代，档案人员不但要兼具基本的档案文件搜集管理能力，还要与时代接轨。21世纪无疑是信息化的时代，如何保存搜集档案，如何高效运用信息化等先进电子仪器来予以归纳整理，值得研究。为了从本质上提高档案工作人员的素质，要做到如下几点：首先，在招聘选用时设定门槛，考核相关人员的理论知识和实践操作技能。其次，要定期针对档案管理人员进行系统性培训，比如在职学习、参观交流、举办档案专题的竞赛等等。最后，将档案管理工作人员梯队建设做好，确保各项工作有条不紊地衔接，以防关键工作在人员退休之后出现短缺的现象。

（三）加强法律宣传，搞好保密工作

目前，档案缺乏对事业单位工作人员隐私信息的防护工作，因此在档案管理过程之中，要重视档案管理工作，避免因为管理不当而引发泄漏隐私的情况。首先，要扩大法治宣传的范围与力度，让档案管理人员意识到档案管理的重要性，逐步加大档案管理的规范合理性。其次，在档案保密工作中，相关人员要构建行之有效的档案保密条款，严格控制档案查阅和信息的公开，从根本上减小发生泄漏的几率。最后，档案人员要全方位予以检查，且要在综合监控下，保障销毁环节的有效性。

四、结束语

新时期事业单位档案管理工作遇到了新的机遇和挑战，这就要求我们的档案工作者与时俱进，针对目前档案管理工作中存在的问题，创新思维，不断对档案管理工作进行更深度和更广度的探索与思考，研究制定出更科学、更有效率的管理制度，“撸起袖子加油干”，从而实现我国事业单位档案管理水平的全面提升。