大数据时代背景下档案管理工作方法优化分析

张宏亮

（公主岭市救助管理站，吉林 公主岭 136100）

一、大数据概念

大数据是指很难在一定时间内使用常规工具进行管理和处理的海量数据集合，也可称之为巨量资料。大数据不仅是一种数据集合，更是一种信息资源的集合，为社会发展、企事业单位进步提供了海量、客观的数据支持。大数据的容量非常大，大量的自动或人工数据通过互联网方式集合在一起，可以用数据海洋来形容。大数据的数据来源广泛，数据格式、内容多样化，不仅包含文本、图片、视频等信息，还包含模拟信号等信息。大数据的产生速度非常快，对数据处理速度的要求也非常高。同时，大数据对信息真实性的要求比较高，只有数据质量得到保证，才能更好地发挥大数据的决策支持作用。

二、档案管理思路

当前的事业单位，发展的时间较长，随着时间的推移，档案数据堆积成山，数据信息具有繁杂、量大，且难以整理的特点。在对其进行处理时，不能仅仅简单的进行转化成电子信息，对其档案之间的连接方式与关系要全面考量，使不同档案之间建立起联系网，使整体的电子信息呈现有序的特征，使大数据技术运用到档案管理中的优势充分发挥，在对档案进行管理时，才可以实现快速的运用和检索。

三、大数据视域下事业单位档案管理面临的挑战

（一）专业技术职称的“缺失”问题。事业单位人事档案的内容仍按《干部人事档案工作条例》分十类材料，四类专业技术职务（职称）材料缺失情况屡见不鲜。由于事业单位专业技术岗位在职称申报过程中形成的档案材料《专业技术职务呈报表》和《专业技术以考代评表》，档案当事人或者单位不注重收集资料，档案传递过程造成档案丢失，对当事人的未来岗位晋升、调动、退休和社会事务等福利待遇的享受上造成间接性的损失。

（二）管理意识淡薄。在现阶段，各种各样的数据信息堆积成山，按照传统的管理方式对档案资料进行处理，则需要投入大量的人力、物力。而档案管理工作中，要将工作的效率大幅度提升，就需要合理的引进新新技术。而大数据时代，为处理海量的数据信息成为可能。在事业单位中，大部分的单位仍然采取比较传统的管理模式对档案进行管理。但是，单位长期发展的过程中，就意味着档案信息的急剧增加，相关档案管理的工作人员，其工作量也会呈现倍增的模式，这将难以满足当前的档案管理需求。除此之外，事业单位，它具有公益性质，因此其本身具有一定的特殊性，要及时的引进先进技术，存在一定的困难。尤其是在事业单位中，还存在具有保密性质的档案资料，出于保密要求，相关的事业单位在引进技术时就会比较抗拒，担忧无法对保密信息进行有效的管理。

（三）信息保密及保密技术。事业单位的档案具有一定保密性要求，需要对个人、集体全面负责，这就要求事业单位建立健全档案保密制度。但事业单位受制于自身的性质，在档案保密方面缺乏完善的制度支持，即便有保密制度也不完备，不仅如此，事业单位在执行档案保密制度方面存在诸多问题，导致制度落实不到位，多数制度流于形式。另外，互联网及大数据技术的普及，一方面提高了事业单位的工作效率，另一方面也给保密工作带来了新挑战。若不法分子对事业单位内部文件有所企图，利用病毒、黑客攻击等方式窃取内部信息资料，就会严重影响档案信息的安全性。

四、优化分析

（一）专人专职，提升人事档案管理人员的素质。事业单位的人事档案管理的本质还是人的管理，提高人事档案管理人员的专业水平迫在眉睫。一是专人专职。根据《干部人事档案工作条例》规定，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员，不增加档案管理人员负荷的工作量。二是及时培训，熟悉工作流程，学习新设备新技术的使用方法，借用他山之石学习成功经验，整体提升人事档案管理业务能力。三是以职称评聘提升业务专业性，通过专业技术人员职务职级资格申报和聘用，激励档案管理人员的工作积极性和价值认同感。

（二）加强安全信息的防护。通过电子档案，可以有效的将工作效率进行提高。但伴随而来的还有泄密问题的出现，且泄密行为难以发现。因此，在电子档案的管理过程中，务必要建立相应的保密制度，对信息的安全性要高度重视。避免因为发生信息泄露，致使国家以及人民的利益遭受损失。首先，事业单位需要根据具体的档案信息，将相关的保密制度进行建立完善。按照相关程序对档案资料进行查阅、调取、存储等操作，必须要按照相应的操作规范进行。除此之外，还需要将相关的计算机技术进行加强，使该系统拥有较强的防火墙，同时，加入身份验证信息软件，有效防止恶意攻击者对信息的窃取。

（三）完善档案管理机制。应建立健全档案管理制度，这是事业单位开展档案管理工作的前提和基础。在大数据环境下，事业单位必须从档案管理工作的实际情况出发，制定并不断优化新型档案管理制度，促进对档案管理工作的顺利开展。应针对档案的收集、整理、分类等环节制定明确的规章制度。在档案借阅方面，也需要明确的规章制度作支持，通过设定科学合理的档案借阅制度，更好地规范档案管理人员的工作流程以及用户查阅档案的行为，让档案借阅工作有章可循，得到有序开展。同时，还需要制定完善的档案安全管理制度，进一步完善事业单位档案信息化管理机制，全面提高档案管理安全水平。

五、结束语

事业单位人事档案管理制度的建设是不断探索长效管理机制最有效的方式。这种新型的档案管理模式并不仅仅是纸质档案的数字化转变，更是工作模式的转换。新时代，事业单位人事档案管理以党管人才，为民服务的宗旨，结合档案管理实际，针对新问题新情况及时制定对应的办法和措施，全力维护事业单位人事档案管理的公信力和权威性，更好地服务于选拔忠诚干净敢担当的干部、风清气正的政治生态。