浅析办公室主任如何有效的履行职责

王 毅

恩施市烟叶分公司，湖北 恩施 445000

办公室是一个可以把领导和员工结合起来的并进行协调的一个部门。所以说办公室主任的存在就是十分重要的。这就要求办公室主任要具有良好的综合素质，以及充足的知识储备。并且要求办公室主任可以有效的履行职责，发挥自己的作用，这样才能促进企业的长远发展。

一、办公室主任的职责

办公室主任的职责主要和办公室的业务有关，企业的日常事务对办公室业务会产生一定的影响。所以说办公室主任的主要职责就是管理办公室的日常事务，能够让办公室业务顺利开展，并且对员工进行管理，给企业和领导提供一些相关的发展建议。而且办公室主任的职业素质应该是比较全面的，要具备良好的综合素养和职业道德，这样才有利于企业更好的发展。

二、办公室主任有效的履行职责的方法

（一）具有良好的综合素质

要想办公室具有比较好的氛围，那么办公室主任就要具有良好的综合素质。办公室主任要有优秀的政治素质，才能在日常出现的一些情况和问题上进行高度的思考和解决，而且还要树立正确的事业观和世界观，还有权力观。在工作的时候，要踏踏实实的做事，做一个光明磊落的人，具有良好的执行能力，应该知道自己什么可以做，什么不能做，什么话该说，什么话不该说，在做事情的时候要讲究原则，不要触碰底线。

作为一个办公室主任，难免会在工作的时候受到委屈和一些争议。这个时候就需要办公室主任具有良好的品德素质，能够忍受住，从企业的角度出发去解决问题。办公室主任的任务还是很繁重的，而且还会有比较大的压力，需要处理一些比较紧急的问题，这个时候就需要办公室主任能够知难而上，承受住压力，要学会把压力转化为动力，在遇到困难的时候，积极地想出解决办法，从而来解决出现的一些问题。而且办公室主任在工作中要做到不抢风头，不推卸责任，以企业的荣誉为关键，努力工作。并且办公室主任要廉洁奉公，不能为了自己的私利，而去以权谋私，这就违反了办公室主任的职业操守，所以要想有效地履行职责就要在对待事情上做到光明磊落。

要想做好一名办公室主任，就要具有良好的知识储备，在平常中要善于思考，积极的参与实践，在实践中不断提高自己，这样才能有宽阔的视野和良好的知识素养，在遇到困难时可以很好的看清局势，找到突破口，从而可以解决问题。作为一名办公室主任，要具有良好的心理素质，在遇到问题时不烦躁不愤怒，可以从容而随和的解决。而且还要对自己有信心，多多的思考，做事情的时候要谨慎小心。而且在平时的工作中，说话要有一定的力度，做事情的时候也要有毅力。在取得一些优秀的成绩的时候不要骄傲，要保持清醒的头脑。

（二）对企业发展事物进行科学参谋

办公室作为管理层的意愿，要对企业的管理具有一定的责任。在日常工作中，办公室主任要对企业的发展和管理提出一些有效的建议。虽然办公室主任不能直接地对企业做出决策但是在发现问题的时候，可以通过对一些事物进行调整来解决问题。对于企业的发展，办公室主任要对未来有一个良好的规划，在日常工作中如果发现了问题，要及时地向企业进行汇报，并且提供出一些有效的解决措施。使企业更好的发展，就要对员工的信息进行核查，把这些信息进行总结，分析出员工在企业发展中存在的一些问题，不仅如此还要对未来的发展提出一些比较科学的具体的建议。

（三）安排有序、提高工作效率

办公室的任务还是比较多的，所以说为了能够让办公室井然有序可以很好的配合，就要发挥办公室主任的作用了。作为办公室主任，在办公室的事务中就要突出政务服务。在领导进行决策前，要提供充足的资料，并且提前对资料进行深刻的分析、标注，这样才能提出一些比较有效的建议。而且在角色中，要与领导的精神思想保持高度的一致，这样才能准确无误地指导领导的意图。在决策后要及时地制定出解决方案，合理地分配工作才能有效地提高工作效率。

在处理日常工作中，要提前有一个完善的工作思路，找出问题的重点，从这个重点进行突破。在进行解决问题的时候，要学会冷静沉稳，而且还要有一个准确的定位。对员工进行积极的协调。鼓励大家一起解决问题，并在问题解决后，认真的进行总结。及时反馈也是一个十分重要的事情，如果不及时的进行冻结和反馈，就会在一些事情上出现小失误，这样就会给企业带来不利的影响。

对于办公室主任来说，在工作中要突出重点抓关键抓全面。在进行工作时，办公室主任要对工作的方法和要求做到仔细检查，并且非常严谨的对待，不要在可能会出现的一些比较小的事情上出现纰漏。在工作中很小的一些细节，可以较好地反映出一个办公室主任的职业水平。所以说在工作中就要求办公室主任能够以小见大，增强对工作的敏感性，不可以忽视任何事情，尤其是领导特别关注的事情，而且在事情办妥办完为止之前不能够放松，要全身心的投入到工作中，才能更好的发挥办公室主任的职责。

在一个企业的发展中，所有部门都是一个群体，所以说要互相尊重，并且真诚的对待对方。在工作中，如果员工遇到困难的时候就要办公室主任及时地对他进行帮助，不要过多的去批评，这样会打击员工的上进心。只有互相配合和支持，才能够更好的促进企业的发展。而且在日常生活中，要和员工之间进行多方面的沟通，在同事遇到问题的时候及时的提出帮助，如果同级的同事在工作上出现了一些差错时，就要尽自己最大的努力去解决问题，进行补救，这样就可以获得同事的尊重，而且同事之间就应该是相互理解相互支持的关系。要想一个企业可以更好的发展，团结合作是一个关键前提，所以说办公室主任要在平时的工作中懂得团结的重要性。要和外部力量以及相关的单位进行沟通和协调，那样才能提供一个良好的工作环境，对企业的发展也能提供一个很好的帮助。

（四）善于对工作进行总结和创新

作为一名办公室主任，就有很多的责任。一些企业的事务，员工的工作思想和在生活中的思想，以及在工作和生活中遇到的问题，都需要由办公室主任去解决。并且办公室主任要及时对自身进行总结，这样才可以更好的开展工作。并且要对企业的发展以及自己的工作方法进行创新。这样才能更好的对员工和企业进行服务。办公室主任也需要不断的学习，在休息时可以与员工进行沟通，了解一下员工的内心想法，还可以像一些其他的管理者学习一些经验来提升自己的工作水平，这样才可以更好的帮助企业使企业得到更好的发展。

（五）胸怀全局，逐步强化综合能力

办公室主任的主要工作职责是为上级领导做好服务工作，充当领导的好助手。所以，办公室主任一方面要具备优异的素质，另一方面也要具备高超的本领。

第一，要拥有整体判断能力。办公室主任由于处于较为特殊的位置，必须要具有长远的眼光、良好的战略性思维。要能够从政治层面出发考虑问题，不仅要观察到事情的表象，同时也要深入认识到事情的本质属性，突破重点矛盾，理清主流与辅佐事情，明白事情的轻重缓急，精准权衡利弊得失，为领导制定长远发展计划提供科学的建议，充分发挥自身引导和辅佐的功能。第二，要拥有良好的创新水平。办公室主任要具有敏锐的分析能力与感知能力，要拥有较好的想象力。思路要不拘一格，要能够在困境中寻找突破口，根据问题提出有针对性、有效的解决方案，从而促使问题能够及时、快速的解决。第三，要拥有良好的组织协调能力。办公室是企业正常运营中不可或缺的一部分，而办公室主任更在日常事务中扮演非常重要的角色。由于办公室主任工作职责的特殊性，每天都需要协调各种各样公司部门内部、公司与其它公司之间的事情与关系，而良好的组织协调能力能够让办公室主任在工作中游刃有余。第四，要拥有良好的语言组织能力。在办公室日常工作任务中，文字工作时其中非常重要的一部分，良好的文字功底有助于产生事半功倍的效果。所以办公室主任必须要充分加强自身语言组织能力训练，逐步提高自身的语言综合运用水平，凭借扎实的文字功底将领导的核心思想以及公司的发展决策通过公告、通知等方式完美传达给各个部门与员工。第五，要能够熟练应用现代化管理手段。办公室主任在日常工作过程中，许多工作都需要应用到计算机以及现代化办公设备，能够很好的改善工作效率与品质。办公室主任不仅需要掌握心理学、企业管理学，同时还需要了解组织行为学、人才培养学等。

（六）与时俱进，不断推进办公室工作新局面

办公室主任是企业发展中极其重要的一个职务，一定程度上关系到企业未来发展状况，因此办公室主任必须要具有较好的综合素养，始终以科学发展观为指导，加强与现代化社会的交流，积极主动的接受和学习新技术、新思想，为企业发展寻找新的生机，逐步提升办公室整体工作品质，为企业进一步发展提供有力支持。首先，要改变现有思维理念，积极接受新思想、新理念。一方面要养成良好的市场观念。办公室主任要积极了解现代社会市场环境变化，提高自身的竞争意识与风险防范水平，不断开拓市场，提高企业内部管理效果，从而为企业经营带来更好的经济效益。另一方面要充分重视工作效率。办公室主任要提高自身的组织协调能力，构建健全的企业内部工作体系，不断提高工作效率，促使各个部门、各个人员在开会、办公或者处理工作事宜等时，都要做到行动迅速、不拖泥带水，提高工作效率。其次，要强化服务水平。在现代化社会环境中，办公室主任必须要形成良好的服务理念，不论是为领导，还是基层人员或者其他部门，都要做到一丝不苟，以实际行动强化办公室的服务水平。

三、结语

所以说，分公司主任在企业中是一个特殊地位的存在，他既属于管理者，又属于普通员工。要积极的对企业出现的问题进行提议，并且要对企业的决策负责。而且一个好的办公室主任要具有良好的发展眼光，在面对困难时，细心并且耐心完成工作时要具有良好的毅力。并且可以给领导提供一些有效的建议，而且在员工遇到困难时，可以对员工进行帮助，从而来解决困难。作为一名办公室主任，需要不断的学习，这样才能更好的统领好办公室工作。提高办公室的工作水平和服务质量，这样既有利于办公室的进步，也有利于企业的进步，而且还要为企业的发展做出更多的贡献。