智慧校园建设中的高校档案馆数据治理路径研究

曹 琳/内蒙古大学档案馆

1 问题提出

随着大数据时代的来临，信息化技术的快速发展及国家智慧化校园建设标准的出台，高校的建设由数字化校园迈入了智慧化校园的建设，校园“一站式”工作方式及思维贯穿到了学校各部门业务领域和服务中，形成了大量高价值的电子文件、照片、声像等数据资源。这些数据资源在极大丰富了档案馆馆藏资源内容的同时，其数据的异构性、多源性的特性也为高校档案馆传统的数据管理方式带来了极大的挑战。

数据治理作为数据管理的核心职能，它能够将众多不同来源、不同结构的数据在收集、处理、管理、存储、利用及共享过程中进行合理规划、执行和监控，提高数据质量特性，近年来逐渐引起档案界的关注。2018年，钱毅[1]在《面向智能档案管理的企业数据治理路径研究》中提出企业档案数据的治理路径，包括开展主题资源建设、提高资源质量、构建保障机制和形成治理文化等；2018年，何玉颜[2]在《档案部门参与政府大数据治理的路径研究》中提到档案部门应加快档案数据资源收集和融合的工作步伐，主动融入政府数据资源的开放与共享，同时实现档案数据资源的细颗粒化开发，推进档案数据资源的智库化利用，深化与社会各方的合作；2020年，常大伟[3]在《档案数据治理能力的结构体系与建设路径》中从完善档案数据治理的制度框架、健全档案数据治理的组织架构、创新档案数据治理的参与机制、优化档案数据治理的方法体系四个方面，分析了档案数据治理能力建设的路径。由此可见，数据治理虽然在档案界研究刚起步，但从目前研究成果上看，数据治理在档案界（包括高校）具有着很大的研究价值及发挥空间。

2 高校档案馆数据来源及特点

2.1 高校档案馆数据来源

对于高校档案馆来说，高校内所有可能产生价值的数据均可以成为档案馆数据，其数据来源主要有：第一，馆内业务资源的数据，包含馆藏纸质档案的数字化内容数据及元数据，声像档案、数码照片及各类电子档案内容数据及元数据，管理系统数据及相关元数据等。第二，馆外业务资源的数据，包含学校OA办公形成的各类电子文件及元数据，不同部门业务系统的应当归档的电子文件及元数据等。第三，非业务资源的数据，包含记录各个业务系统数据变化的数据、记录数据运行状态的日志数据及元数据等非直接面向业务的动态数据，收集的一些用户数据、网站数据、app应用数据、微博、微信推广数据等零散数据。

2.2 高校档案馆数据的特点

第一，数量大及结构复杂。高校档案馆随着高校智慧化及“双一流”校园建设的推进，大力提高馆藏档案资源的收集范围，馆藏数据资源收集由原来只接收单一部门的电子文件转变为收集学校不同部门办公过程中形成的电子文件及相关元数据，其中包含大量非结构及半结构数据，结合档案馆自身不断增加的数据资源，档案馆数据的数量及结构的复杂性大幅增加。第二，具有凭证及价值作用。档案是对高校各个部门行为、活动的历史记录，具有着考证、维权、解决各类争端的价值作用，国家已经从各个层面肯定了档案数据的价值及凭证作用。第三，质量密度差。档案馆数据来源于不同的系统、软件、程序，伴随价值数据的收集，其中有大量重复数据及垃圾数据混合在一起，影响了数据资源整体的质量性。

3 高校档案馆数据管理的现状及数据治理必要性

第一，高校决策层及档案管理者对数据管理重视度不够，各类数据在其整个生命周期（收集、处理、存储、维护、共享）各个阶段缺少相应配套措施及资金，没有统一标准与规范、使得收集数据冗余且不全面、不准确、不规范。第二，早期各高校缺乏整体的信息化规划，系统建设大多都是以业务部门驱动的单体架构系统或套装软件，各个数据分散在这些架构不统一、开发语言不一致、数据库多样化的系统中，甚至还有大量的数据存放在员工的个人电脑中，加大了档案数据收集难度与数据传输过程风险性，同时数据规范性、准确性、完整性等质量特性也难以保证。第三，档案管理人员能力及责任心缺失，缺乏有效管理机制，没有严格数据进出监控措施；数据随意堆放，数据库服务器及信息系统缺乏安全防护措施，出现了数据丢失、隐私外泄，垃圾数据堆积等现象。第四，缺乏数据治理意识，在大范围收集各类数据时只盲目重视数据“量”而不重视数据的“质”，缺乏数据创新及知识挖掘能力，对不同结构数据仍采用传统的管理方式，致使很多数据存在无法应用、垃圾数据堆积、数据价值难以发挥等现象。第五，受传统档案思维的影响及没有统一的档案数据保密及共享级别划分标准，为了确保数据安全，大多数高校档案数据资源不采取对外开放及共享，甚至校内共享也无法实现，严重阻碍档案馆信息化发展。

由上可见，基于当前高校档案馆数据的特点，目前档案馆数据管理方式致使各类数据质量大幅降低，严重影响档案的利用效率，高质量的数据才能保障档案数据价值及决策力的发挥，数据的治理工作成为档案馆数据管理过程中非常紧迫及必要的工作。

4 高校档案馆数据治理的路径

4.1 数据治理思维模式的建立

第一，决策者数据治理思维的培养：随着高校智慧化校园建设的深入，无纸化办公成为高校未来发展的主流，大数据成为高校档案馆未来发展主要格局。在这种变革下，高校决策者的数据治理思维的培养成为高校档案馆数据治理实现的首要条件。只有让决策者了解到国内外数据治理的先进技术及成果，认识到目前高校大数据治理的紧迫性与必要性，才能真正将大数据治理工作责任及任务层层落实到各个部门，协调相关各部门协作共建关系，将配套资金及设施落实到位，最终将档案馆数据治理工作从理论框架落实到实际运作层面上。第二，档案管理者数据治理思维的培养：高校档案工作者是档案资源的直接管理者，档案数据的管理质量直接决定于他们对于数据管理的态度。为此，除了必要的对档案管理者灌输数据治理的重要性外，定期组织、培训各自员工参加国内外相关会议、进行学术交流、了解其他高校数据治理先进成果，使得他们意识到自身档案资源数据治理的重要性所在，加强数据管理责任意识，真正将数据管理工作重视起来。

4.2 数据治理主体及客体的确定

在高校档案馆数据治理中为杜绝权责不明，所有数据一锅端现象，明确由谁来进行及实施数据治理，对哪些数据进行治理是非常重要的。对于高校档案馆来说，数据治理的主体应由决策者、数据管理者及业务部门员工组成，决策者是数据治理工作的总体规划者、而数据管理者则是数据治理的具体实施者及与其他部门信息沟通、协调者，业务部门员工则是数据治理实施工作的协作者，数据治理对象则是档案馆所有有价值的数据。

4.3 数据治理组织体系的建立

高校档案馆数据治理工作涉及高校各个部门，工作复杂，不是一个人、一个组织可以完成的。一套完整的档案数据治理组织建立也是开展档案数据治理的基础环节，设立以档案馆为中心、其他部门辅助的数据治理组织格局，将决策者、档案管理人员、计算机技术人员及各部门业务人员都作为数据治理工作中不可缺少的角色。设立员工激励机制，确定每个人员的职责任务，保障每个角色对不同的业务拥有不同的决策能力，即每个角色拥有不同的决策域；协调各个部门业务协作工作，设立安全风险保障机制，形成规范严谨的从上到下数据治理组织[4]体系，对高校档案数据治理工作的开展起到关键作用。

4.4 数据治理过程

档案馆数据治理过程分为前期、中期、后期三个阶段进行，前期是规范的标准理论体系的建设，中期是规范不同来源数据的质量管理、信息知识发现及共享，后期是对整体数据的安全维护。

4.4.1 数据治理标准理论体系的建立

第一，数据治理规章制度的设立：高校档案馆应在不违背法律基础上参照国家及地方政策，从数据标准、数据质量评估、数据权限、数据安全监控、主数据和元数据、数据安全等管理方面制定统一的、适合本校情况的档案数据治理规章制度、标准及评价办法，要求档案数据治理工作每项环节都必须从制度及标准上加以规范与保障，将各类制度、规章、标准贯穿到各项工作的始终，保证档案数据治理工作顺利进行，使得数据治理工作有法可依、有章可循。第二，档案馆数据治理中数据质量标准的设立。高校档案馆应结合档案实际业务需求，分别从数据采集、数据处理、数据存储、数据共享与利用几个阶段设立数据质量标准与监控标准，其中包含：通用数据质量标准、统计数据质量标准、元数据质量标准、数据归档代码标准、数据内容校对标准、元数据录入标准、数据存储标准[5]等方面，做到事前管理、事中控制和事后分析可控状态，最大化保证数据质量管理的能力。第三，档案馆数据治理中各部门协同体系的建设。高校档案数据治理工作涉及高校各个部门及相应管理人员，为此高校档案馆应立足高校实情、统筹考虑档案数据治理的相关因素，建立自上而下的数据治理执行机制、数据采集机制、多元协同的互动机制，从理念、主体、目标等方面制定各部门协同的实施方案，最大化打破各部门信息之间隔离壁垒，按照“谁产生数据，谁负责管理”的原则，实现以档案馆为中心各业务部门协作管理的数据治理格局。

4.4.2 不同来源数据的质量管理

高校档案馆各类数据来源于不同的工作平台、软件、程序，具有着收集难、异构性、重复、不规范等问题。通过建立统一的数据采集、管理平台（如数据仓库），将来源于不同系统数据、零散数据通过统一端口、统一规则采集到系统平台，根据清洗规则与转换规则，将不合乎标准的各类问题数据进行清洗与转换，并建立相应数据质量监测报告，将合乎标准数据按照相应主题进行存储，不合乎标准数据返回源头修正，实现档案资源各类数据的质量管理。

4.4.3 数据知识与信息脉络的发现与共享

对于档案馆来说无论哪种数据，其存在的意义是能够将数据盘活（分析与挖掘）转为知识信息，为利用者服务。为此，在数据统一管理平台嵌入OLAP（分析）及DM（挖掘）技术，根据用户需求算法对数据平台中主数据及元数据的内容进行挖掘与分析，反复筛选，最终得出用户所需的知识点脉络，通过系统管理平台BI智能检索技术及可视化技术在平台上进行知识脉络展示与共享，提高档案数据的利用检索服务质量。

4.4.4 加入学校信息门户，加强数据安全防护措施的外围壁垒

每所高校的网络与信息中心，承担着全校的网络与信息化建设任务，有着雄厚的技术力量。为此，高校档案馆在数据治理过程中除了加强自身数据平台与业务系统数据的安全防护措施之外，更要融入高校信息化建设中，加入高校信息统一认证门户，通过高校网络信息中心统一管理与维护平台安全，为高校档案馆的数据治理外围建设牢固壁垒。