浅议信息化背景下档案“重藏轻用”的现状及对策

文·孙霞

随着经济社会的快速发展，广大民众生活水平的不断提高，各种各样信息共享技术的不断普及，让人们日益增长的档案信息需求日渐增多，档案馆充分运用现代信息技术变得越来越重要。2002年以来，国家档案行政管理部门相关文件的颁布，促进了各级档案馆管理方式和服务理念的改革，各级各部门、各行各业在国家档案行政管理部门的正确引领和指导下，将现代信息技术全面应用于档案信息资源建设，使大量的纸质档案资源数字化，大大提高了档案馆的工作效率。但是由于我国档案资源的复杂化，各级档案馆对信息化建设的投入不同等众多因素的影响，我国档案信息化建设发展不平衡、不完善，仍然存在着存在着重视不足、投入不够的“重藏轻用”现象。

一、档案馆“重藏轻用”的现状

（一）档案馆传统服务意识浓厚，仍存在“等待上门”现象

近年来档案馆已经开始注重传统服务方式的多样化，通过建立档案阅览室、进行某一主题的档案展览、提供档案借阅查询以及档案咨询等的活动来为社会提供服务。但是受传统服务意识的影响，这些活动都必须在档案馆内进行，容易受到时间和空间的限制。档案馆实行的上班时间与档案利用者的上班时间基本一致，如果档案利用者想要查询或者借阅某一档案，就必须利用自己的工作时间，才能去档案馆查阅自己想要的内容。另外，部分城市的档案馆和其他事业单位共处一座建筑之内，外表给人一种过于严肃的氛围，缺乏亲切感，并且受空间的限制，档案阅览室或者主题活动场所能容纳的人员有限，这在一定程度上会影响档案利用者的认同感和积极性，不利于档案资源的充分利用。受时间和空间的限制，档案利用者不能自由地查询相关文件，或者不能抽出时间去到档案馆查询，这就导致了档案利用服务处于被动状态，形成了“等待上门”的现象。

（二）档案馆信息化建设基础设施落后

由于我国历史悠久，档案信息资源庞大。为了能够将庞大的纸质档案电子化、数据化、规范化，就需要有强大的服务器与存储器来收录档案，再加上档案管理网络的日常管理与维护，需要的资金投入巨大。但是就目前全国的档案馆现状来看，只有极少量的档案馆能得到政府大量的资金投入。因此大部分档案馆的基础设施相对落后，使计算机的储存容量受到限制，为了接收新文件，不得不将那些不经常用到的原有文件删除，这就会导致档案电子资源数据的丢失，不利于档案资源的完整性。如果档案利用者在档案馆内的搜索引擎上没有搜到相关文件，可能就会使一些档案“石沉大海”，永远待在库房里，变成了“死档案”。

（三）各级档案网站界面不清晰、内容不完整

各级档案馆档案网站的开通是档案馆现代服务方式的集中体现。通过将档案馆藏展示在网站界面上来，可以使档案利用者查询到想要的资料。但笔者发现，大部分档案网站存在着界面不清晰、内容不完整、信息服务深度不够、与用户交流不足，甚至有的页面下的文字存在大小不一、格式不等的情况，很明显是通过复制粘贴的方式直接显示在档案界面上，缺乏规范的二次加工。这种混乱的界面服务，给用户的体验感较差，大量用户很可能在档案界面上，找不到自己想要的内容，而放弃了对档案的继续搜索。

（四）档案信息管理人员水平有待提高

目前，各级档案馆基本都已引进信息化设备和档案管理系统软件，这就对档案管理人员的水平有了更高的要求。但是受传统档案服务意识和现实条件的影响，既熟练掌握信息化技术，又熟练掌握档案管理系统的人才少之又少，这就导致了一些重金买来的信息化设备，不能更大地发挥作用和价值，不利于档案信息化的建设。档案管理人员在信息的录入、存储、检索及设备的维护、保养上不能够熟练掌握运用的现象，会导致整个档案馆工作效率低下，甚至会影响档案资源的真实性。

二、应该采取的对策

（一）要加大基础设施建设的投入

基础设施的好坏直接影响档案馆电子资源的完整性与安全性，如果没有高效、安全的电子设备，就无法正常地将档案馆的纸质档案转变为电子档案，尤其涉及一些不对外公开的、秘密级的档案就无法保证它的安全性。所以各级党委政府要加大对档案馆基础设施的投入力度，配备计算机、服务器、路由器、存储器、扫描仪等电子设备，及时更新档案管理系统软件，及时与国家统一的管理系统相衔接，为更好地资源共享打好基础。同时，各级档案馆也要对多媒体建设和3D可视技术等领域加大投入，使档案馆的各种档案资料真正地“活起来”，以广大群众喜闻乐见的方式，通过多媒体的形式，更直观、更具体地展现在公众面前。

（二）要制定科学规范的信息化建设方案

一要制定切实可行的档案信息化建设方案。在认真学习掌握国家档案局颁布的《档案法》《纸质档案数字化规范》《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关法律法规的基础上，根据馆藏档案的数量和数字化的投资额，结合馆内实际情况，制定指导思想明确、目标任务清楚、标准要求清晰、时间节点明白的操作性强的实施方案。二要成立由馆长或分管负责人为组长、有关业务处室负责人为成员的档案数字化工作领导小组，负责档案数字化建设工作。三要建立健全各项规章制度。从档案资料的出库、统计、清点、移交、鉴定、保密、入库等各个环节，都要作出明确清楚的规定。制定的制度，要具有针对性、可操作性和约束性，让参与数字化工作的人便于学习掌握，内化于心、外化于行，并及时做好监督工作。四要签定保密责任书。根据《保密法》的规定，与参与档案数字化工作的公司或个人，签定保密责任书，明确保密责任，责任落实到人，坚决杜绝不安全事故的发生。

（三）要重视对档案馆管理人才的培养

档案信息化建设由于涉及到档案学、管理学、计算机等多个学科，因此在现实中兼具这些专业背景的人才少之又少。受传统档案服务意识以及多方面的影响，档案部门仍有许多现代信息技术门外汉的员工。他们没有主动学习的意识，因此需要各级档案馆加大培训力度，并将其纳入长远规划和年度工作计划，采取定期组织素质提升培训班、专门组织集中学习、邀请有关档案专家授课、组织到先进档案馆学习、进行“一人谈、众人议”的学习交流及以会代训等方式，努力培养一批具有专业知识过硬、业务能力较精、文化素质较高的档案管理人才队伍。

（四）要提高安全保密意识，确保档案信息安全

安全责任，重于泰山。档案信息化，虽然能够极大地提高档案馆工作效率，方便快速便捷查阅利用，但是随着互联网技术的不断提高，存储在计算机内的档案信息，也存在着被泄露和被盗取的隐患，尤其是一些网络黑客和网络病毒的存在，极大地威胁着档案资源信息的安全性。因此各级档案馆的档案管理人员要以对党、对组织、以个人高度负责的态度，高度重视档案资源信息安全，不断强化安全意识，时刻绷紧安全保密这根弦，日常操作严格遵守制度，经常开展安全保密自查，防患于未然。同时，要及时更新电脑杀毒软件，定期进行全方位的杀毒，确保档案信息安全。

（五）要顺应百姓需求，转变服务方式

在传统服务方式基础上，可以根据实际情况，对工作时间做出调整。比如，借鉴国家博物馆的上班时间安排，实行周一闭馆，周二至周六开馆的方式，使大量档案利用者可以利用业余时间去档案馆查阅相关资料。各级档案馆要成立专门机构或者指定计算机业务熟练的人管理档案网站，对网站的界面安排、内容设置、字体格式等做出严格规范的界定。良好的网站界面不仅节省档案利用者的查询时间，也提高了档案馆网上服务水平。同时要增加与网友交流的栏目，及时回应查询人员的疑惑，不断提高对查询利用者的服务水平。

我国庞大的档案资源是社会历史发展的重要见证，在信息资源共享的今天，档案信息化建设已是大势所趋、人之所向，它对经济社会的发展以及民族认同感有着重要的意义。但是档案信息化的建设又是一个漫长而复杂的过程，在建设过程中，仍会面临一系列的新问题、新挑战，我们要及时勇敢地面对新挑战，迎难而上，加大投入，转变传统的服务理念、变革保管方式，引进信息化管理人才，使档案信息化建设快速推进，使“重藏轻用”朝着“藏用并举”的良好态势发展。