大数据视域下干部人事档案管理模式探析

文·刘华

大数据是一种在获取、存储、管理、分析方面大大超出传统数据库软件工具能力范围的数据集合，具有规模大、流转快、类型多和价值密度低四大特征[1]。大数据技术为干部人事档案信息化管理提供了新的机遇与挑战，在此背景下，2018 年11 月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，明确提出运用大数据等信息技术推动干部人事档案管理，并对相应的工作定位、管理方式、体制机制等提出新要求，传统干部人事档案管理模式正在向数字化管理模式过渡，新型管理模式正在构建、发展与完善中。

一、传统干部人事档案管理模式的局限性

（一）思维陈旧，认识有限

传统干部人事档案管理往往停留在对纸质档案的接收、征集等方面，更侧重于实体档案管理，更多地依赖于政府行政、组织人事部门相关规定管理档案，并为政府行政事业服务，以集权式管理为主，以简单粗放式资源投入来驱动发展，研究内容局限于本领域的内在关系上，这很难适应大数据时代多学科交融、多技术合作的档案信息化需求。

（二）来源单一，内容有限

传统干部人事档案收集范围主要限定在“十大类”，涵盖的信息内容十分有限，档案材料不足以完整展现干部在政治品质、道德品行、学习工作经历、工作作风、工作实绩等各方面的发展变化，不能够连贯、动态地记录干部全方位的成长历程，在干部选拔任用、教育培养、管理监督和评鉴人才等方面的基础性参考作用难以有效发挥。

（三）标准不全，管理有限

进入21 世纪以来，随着大数据技术的不断深入发展，传统干部人事档案管理现代化建设取得了较快发展，但仍没有形成统一规范的管理标准，更欠缺详细的实施规则，各单位组织人事部门以自身为中心进行孤立、封闭式管理，缺乏统一的引导，多是根据实际情况制定自己的人事档案管理规范，严重阻碍了人事档案数据交换与信息共享，档案管理孤岛等现象较为普遍，这在一定程度上比较容易滋生干部档案造假的可能性。

（四）利用不足，作用有限

传统干部人事档案采用封闭的保密管理模式，受行政管理体制影响较大，每个人都不得随意查阅自身人事档案，各单位对人事档案信息挖掘与利用程度低、宣传力度弱，社会公众对人事档案的认知度不高，对档案资源的作用与价值认识不足，使得干部人事档案利用和服务缺乏广泛性和普遍性，受众面很小，影响了这一珍贵资源公共服务作用的发挥。

二、基于大数据视角的干部人事档案管理模式优化路径

（一）优化管理思维模式

一是强化政治性思维。干部人事档案是党的重要执政资源，属于党和国家所有，具有很强的政治属性。大数据时代，“党管干部、党管人才，依规依法、全面从严”的干部人事档案管理原则不会改变。必须站在政治的高度来审视干部人事档案工作，从全面从严治党和建设党的干部、人才队伍角度出发来规范干部人事档案工作，提升干部人事档案管理的规范性与纪律性，保障干部人事档案信息的权威性与公信力，提高干部人事档案工作服务于干部人事管理工作的针对性与有效性[3]。

二是强化专业性思维。这里的专业性思维既包括专业的档案管理思维，即档案学科学原理与方法，也包括其他学科领域的管理方法与技术，比如计算机技术、云存储技术等，是一种融合了多学科知识技能的多元性档案管理思维。大数据时代的档案管理多学科领域交融性特征十分突出，这就要求管理人员进一步强化学习意识，提升自身综合素质，能够自觉将现代化先进技术手段运用于管理工作中，实时、动态、全面地做好干部人事信息的收集、归档、存储等工作，确保干部人事档案真实准确、完整规范。

三是强化服务性思维。干部人事档案管理的最终目的是实现资源的有效开发利用，最大限度为社会主义现代化建设服务，它的根本属性是服务性。大数据时代，干部人事档案的服务性将进一步强化，更加注重以充分利用为核心的整体性管理研究，科学合理地处理好保密管理和开发利用之间的矛盾，实现互动性、协作性管理利用，更好地贯彻人事工作的路线、方针、政策，选贤举能、知人善任，为干部人才管理提供更加及时、有效的信息保障。

（二）优化收集鉴别模式

收集鉴别干部人事档案材料，充实干部人事档案内容，是贯穿于干部人事档案工作始终的一项经常性工作。大数据时代干部人事档案的收集鉴别工作要充分发挥信息化优势，有效借助信息技术手段，动态、系统、全面地收集人事档案数据。这里的干部人事档案数据既包括学历、职称等传统纸质文件材料，也包括干部人事数字档案及其元数据、管理系统及其配置数据、日志文件等，以及各种零散的、碎片式的人事数据信息，特别是新型媒介中形成的数据信息，比如网络媒体中的评价性材料等，从根本上保障干部人事档案的历史纪录性，客观、真实、全方位地反应干部个人情况。收集方式可以采用先电子后纸质的方式，即先进行网络申报，然后提交档案数据变更申请，预约纸质档案材料提交时间，然后根据提交的网络数据对相应的纸质证明材料进行收集。

面对海量的干部人事信息，要严格按照“处理完毕、具有使用价值和保存价值”的底线，本着“取之有据，舍之有理”的原则，对不同表现形式的档案数据加以鉴别。特别是干部人事数字档案，要特别注重“四性”检测，即真实性检测，包括对数字文件来源及其元数据的真实性检测、元数据与文件内容关联真实性检测、数字文件归档数据包真实性检测等；完整性检测，包括数据总量检测、元数据完整性检测、数据文件内容完整性检测、归档信息包完整性检测等；可用性检测，包括数字档案内容、元数据、目录数据等是否可用；安全性检测，包括归档信息包、数据载体、归档过程等是否安全。

（三）优化保密存储模式

存储方式直接关系着干部人事档案的安全性，特别是干部人事数字档案的保存，在大数据时代面临更加严峻的挑战。要按照“三库分离”原则分别管理[4]，即建立长期保存库，独立于档案管理系统，用于存放数字档案长期保存封装包；建立管理库，用于支持档案管理者开展档案的检测、鉴定、销毁、统计、查阅、检索和编研等业务工作；建立利用库，根据档案的开放利用属性、档案利用者的要求多元化生成。存储格式应在不改变原文件的情况下自动批量转换成PDF、MP4等长期保存格式[5]，无法转换的则应扫描成TIFF或JPEG文件格式予以保存。

大数据时代必须对干部人事档案保密标准予以严格规定，并制定具体实施细则，可构建分级保密管理模式，即将档案资源划分为严格保密、内部使用、对外公开三个层级，严格保密（包括绝密、机密、秘密）档案以纸质存储方式为主，同时做好数字档案备份，严格实行离线存储方式，最大程度避免因网络等原因造成的信息外泄；内部使用档案采取线上线下存储相结合方式，可在加密情况下，借助大数据技术及内部管理系统，进行适度的网络数据采集、整理和保存；对外公开档案以线上存储方式为主，同时做好线下资源备份，要充分借助先进技术进行资源挖掘及有针对性公开利用。

（四）优化开发利用模式

大数据时代，干部人事档案资源急剧增加，档案利用需求日益增长，管理部门不能再局限于封闭式管理、被动式服务的传统工作模式，要自觉运用先进的信息技术手段，充分挖掘干部人事档案资源价值，主动为各单位人力资源建设服务。一方面可以通过自然语义分析等技术实现智能检索。面对日益骤增的人事档案数据，在系统查询时，可能会因题名不规范导致表意出现偏差，影响查询结果[6]。而借助以中文分词为核心的全文检索技术，构建完备索引库以及同义词库，使数据索引具备“自主学习”功能，可实现干部人事档案管理系统智能检索，提高查准率、查全率，从而为更高效查询利用档案资源奠定基础。另一方面可以通过数据挖掘与分析等技术辅助科学决策。将干部人事档案管理融入日常生活中，将干部人事档案管理系统与单位考勤系统、办公系统等有效衔接，定向收集干部工作数据等，建立起丰富的干部人事档案数据“资源池”[7]。通过大数据分析技术，量化各项干部人事档案数据指标，与相应岗位需求进行精确比对分析，实现干部和岗位的精准匹配，更好的把握人力资源管理方向，为各单位人事决策提供重要支撑。

随着大数据技术的深入发展，迫切需要构建一支政治过硬、本领高强的高素质干部人事档案管理队伍，融合计算机、档案管理、人力资源等不同领域的人才。实施干部人事档案大数据战略是一项系统性工程，需要档案管理部门与信息技术等各部门的通力配合，合力优化档案管理模式，深入挖掘档案数据价值，才能充分发挥干部人事档案资源作用，更好地服务于人力资源建设，服务于党的建设新的伟大工程，服务于新时代中国特色社会主义伟大事业。