流动人员档案信息化建设的思考与研究

文·辛岳

（作者单位：龙口市公共就业（人才）服务中心）

人事档案综合记载了个人学习履历、德能才绩表现等，既是反映本人历史的记载证明，更是选人用人的重要依据，而人事档案管理工作主要任务就是管理各项与人相关的信息资源，并为其利用提供服务。随着社会的进步和发展，人才流动更加频繁，流动人员档案管理更要紧跟新时代要求的步伐，将信息技术和功能完善的档案管理软件运用到人事档案管理工作中，实现档案管理服务信息化、标准化、便民化，不断提升档案公共服务能力和效率。本文从人事档案管理信息化建设的重要性、人事档案信息化建设存在的问题以及如何加强人事档案信息化管理等方面展开论述。

一、人事档案管理信息化建设的重要意义

当今社会现代化发展的同时带动了信息化时代的发展，传统的人事档案管理工作模式已然跟不上新时代发展的节奏，甚至出现工作效率不提升反而下滑的趋势。加快推进流动人员人事档案信息化建设，是提升档案管理服务水平的基础工程，是进一步简化优化档案管理服务的重要抓手，更是档案管理工作适应新时代发展的必由之路。建立和完善人事档案数字化、信息化服务体系，对于破解制约人事档案管理工作瓶颈，实现联通的档案管理服务信息格局、提升档案公共服务能力具有重要意义。

二、要准确把握提升人事档案信息化建设的有关要求

准确理解和把握人事档案信息化建设的要求是做好档案信息化管理工作的前提，要深入开展调查研究，准确理解档案信息建设的基本原则和准则规范才能做到科学谋划、有效落实。一是要以人力资源和社会保障部“金保工程”项目建设为依托，按照“数据向上集中、服务向下延伸，信息最终达到各级共享的原则，循序惭进逐步构建县市基础信息完善、省级集中、进而实现全国联通的档案管理服务信息格局；二是要坚持统筹规划，统一标准，按照国家人力资源保障信息系统技术标准体系和相关工作要求，建设统一的档案信息系统，确保信息系统的规范性、开放性、互融性。三是坚持分类指导，安全有序。在遵循国家统一规划、省级统一部署的基础上，结合本地档案工作实际和信息化建设水平，制定科学合理的信息化建设工作方案、有重点、分步骤推进，基础性工作走在前，关键节点跟上省内统一进度，要注重信息安全和个人隐私保护，采取切实有效的安全防护措施，增强信息化系统支撑能力，保证系统安全平稳运行。四是建立规范完整的档案基础信息资源库，推动档案数字化进程，满足档案管理服务在信息管理、公共服务等方面的要求，以推行档案管理服务领域“一次办好”，积极配合上级档案信息化建设进程，运用大数据等新技术，打破档案信息孤岛，强化部门内外信息共享，推动协同联动，“让数据多跑路，群众少跑腿”，提升档案管理服务整体效能。

三、流动人员档案信息建设工作中存在的问题

（一）人事档案信息化建设起步晚，相对滞后

同国外发达国家要相比，我国的档案信息化建设起步晚，相对滞后，国内各地在流动人员人事档案信息化建设上，发展水平不均衡，水平参差不齐，总体上，对人事档案作为一种社会资源开发利用认识不到位，对人事档案信息化建设重视程度不够，档案信息化建设投入的人力物力财力不足，档案基础信息化采集工作大多没有完成，存在档案信息化建设标准不统一，档案信息数据库信息材料扫描、信息录入不完善、档案信息化服务便民程度低，档案信息化建设安全防护不到位以及综合利用共享无法实现等问题。

（二）基层单位信息化建设经费不足，设施配备不完善

基层流动人员档案管理机构档案管理经费不足，信息化建设投入不够。2014年，中组部、人社部等五部门联合下发文件，提出“各地要加大对流动人员人事档案库房、服务场所和信息系统等基础设施的投入，将相关经费纳入同级财政预算，可参考保管的流动人员人事档案数量等因素确定经费数额。但实际上基层流动人员档案管理机构纳入同级财政预算的档案管理经费有限，多数不是按照保管流动人员档案数量划拨经费，除档案库房、服务场所建设和档案整理支出后所剩无几，档案信息化建设需要一系列成套的系统设备，支出资金需求较大，如档案容量不低于10T的影像档案存储服务器，一体化电脑、高质量扫描仪高拍仪、存储硬盘等全套设备30余万元，再加上信息化扫描和数据库建设购买服务的费用，使一些基层单位捉襟见肘、望而却步。

（三）档案信息化管理专项培训少，缺乏专业人才

主要表现在有的单位对档案信息化提升不够重视，组织开展档案信息化管理专项系统培训少，致使档案管理人员专业技能不专；基层档案管理机构人员专业人才缺乏，从事档案管理人员多数存在兼职和“半路出家”，很大程度上也制约了人事档案管理的信息化建设。

四、切实抓好人事档案信息化管理工作的关键环节

（一）练就过硬本领，打造专业化服务队伍

积极开展档案信息化管理专项业务培训，定期举办档案信息化业务培训班和考察学习，强化档案信息化专业知识培训，让档案工作人员拓宽档案信息化业务知识面的同时，彼此交流各自工作经验，开阔视野，取长补短；要坚持学以致用，采取专业技能比武、业务岗位练兵等多种形式，切实提升档案管理人员实践操作能力；要转变工作作风，强化服务意识，牢记全心全意为人民服务的宗旨，变被动服务为主动式服务，提高工作效能，方便办事群众。通过打造专业化服务队伍，使档案信息化管理工作更好的适应新形式发展的需要。

（二）加大经费投入，配齐专业设施设备

建立人事档案管理经费保障制度。要将相关经费纳入每年财政预算并按照实际保管人事档案数量核定经费数额，同时加强对档案管理专项经费使用的监督，不得擅自压减和挪用档案管理专项资金。要加大档案数字化专业设施的持续投入，切实落实解决档案信息化建设专项经费，确保核拨专项资金及时到位，配齐配全人事档案信息化硬件软件设施设备，为档案信息化管理奠定基础。

（三）创新工作思路，扎实推进信息化建设

要结合本地档案工作实际和信息化工作水平，制定科学合理的信息建设工作方案，有重点，分步骤推进，要按照国家规范的标准统一档案基础信息规范，统一采集项目，统一指标体系，统一代码，开展信息采集工作，要对采集的数据进行检查核对，核对是否真实、完整、有序，确保录入内容与档案记载一致。实现档案信息联通共享、异地查询、网上办理，加快推动档案信息扫描影像化，对档案进行分面扫描，扫描形成的影像文件进行图像质检后导入数字档案管理信息系统基础信息库，推动数据向上集中，实现档案信息在省、市、县（市、区）三级联通共享，要进一步完善网站升级，完成网络与基础数据库对接工作，推进网上办事大厅建设，开展档案管理互联网+便民服务，创新开发手机APP等方式，开启流动人员人事档案线上服务，实现在线查询，网上经办。依托流动人员档案信息系统建设，实施前台受理、网上办理、系统备案的全新一体化服务模式，做到数据一次采集全面共享使用。要严格按照国家信息安全保护制度要求，加强档案信息化安全建设，落实信息安全分级保护制度，严格做好流动人员人事档案信息业务专网和互联网的安全隔离，及时对流动人员档案数字化信息进行数据备份并完善应用级容灾措施，建立系统安全测试和备案制度，确保档案信息化安全。

（四）强化法制观念，加大监督考核力度

加强对《中华人民共和国档案法》的学习教育，开展多种形式教育宣传活动，进一步提升档案管理人员对档案信息化管理工作法制观念，要让档案管理人员充分认识到档案信息化管理工作的政治性、严肃性，牢记自己肩付的法律责任和使命。要加强对档案工作的监督管理，要把对档案法规制度落实情况和档案作息化建设质量检查常态化，采取定期检查和不定期抽查，加大督导检查力度。要建立责任制考核机制，把档案信息化管理工作纳入岗位目标责任制考核，细化考核标准，加大考核效能，做到奖罚分明，营造鼓励人事档案工作人员干事创新的浓厚氛围，不断促进提高档案信息化管理工作水平。